نظارت بر وظایف داوطلبان (بخش دهم)

داوطلبان نیز همانند کارکنان حقوق‌­بگیر، نیاز به راهنمایی و بازخورد درباره چگونگی کار خود دارند. به عبارت دیگر، آنها نیازمند یک ناظر برای انجام وظایف محوله خود هستند. داوطلبانی که وظایف پیچیده‌­تر و پرریسک‌­تری دارند، نیازمند نظارت‌­های بیشتری هستند. برای اینکه به داوطلبان کمک شود تا احساس کنند به گروه تعلق دارند، ناظران باید به طور پیوسته نظارت دقیق داشته باشند و در مورد کار داوطلبان نظر بدهند و نظرات آنها را نیز دریافت کنند.حمایت از داوطلبان موجب می­‌شود تا مشارکت تاثیرگذارتری برای برآورد نیازهای موسسه نیکوکاری داشته باشند.

نظارت بر وظایف داوطلبان (بخش دهم)

داوطلبان نیز همانند کارکنان حقوق‌­بگیر، نیاز به راهنمایی و بازخورد درباره چگونگی کار خود دارند. به عبارت دیگر، آنها نیازمند یک ناظر برای انجام وظایف محوله خود هستند. داوطلبانی که وظایف پیچیده‌­تر و پرریسک‌­تری دارند، نیازمند نظارت‌­های بیشتری هستند. برای اینکه به داوطلبان کمک شود تا احساس کنند به گروه تعلق دارند، ناظران باید به طور پیوسته نظارت دقیق داشته باشند و در مورد کار داوطلبان نظر بدهند و نظرات آنها را نیز دریافت کنند. در این گزارش، هشتمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی انجام نظارت.

سازمان­‌های داوطلبانه سلامت و دیگر سازمان­‌های غیرانتفاعی مدت‌­های مدیدی است که به اهمیت پرورش خیرین و آگاهی از نیازها، خواسته‌­ها و علایق آنها پی برده‌­اند. این موضوع به همان اندازه پرورش و شناخت خواسته­‌ها و علایق کارکنان حقوق­‌بگیر و داوطلبان مهم است؛ زیراکه اگر نیازها و علایق آنها برآورده نشود، ممکن است به سادگی انتخاب کنند که به جای دیگری بروند.

برای برخی از افراد، «نظارت» واژه‌­ای است که یادآور روسای مستبد و دستورات یک‌جانبه است. با این وجود، نظارت موثر ضرورتا مربوط به ایجاد روابط است. ­باید به داوطلبان کمک کرد که وظایف خود را به درستی انجام دهند و مورد تشویق قرار بگیرند و در صورت نیاز به آنها راهکار ارائه شود. حمایت از داوطلبان موجب می­‌شود تا مشارکت تاثیرگذارتری برای برآورد نیازهای موسسه نیکوکاری داشته باشند، در عین حال انگیزه‌­های داوطلبان نیز برآورده شود. این نظارت می‌­تواند توسط یکی از کارکنان یا دیگر داوطلبان انجام شود. سطح نظارت هر داوطلب با توجه به وظایف محوله آنها با یکدیگر متغیر است.

توجه به این نکته که نیازهای انگیزشی با گذشت زمان تغییر می‌­کنند، بسیار مهم است. بنابراین برای اینکه در حفظ داوطلبان موفق عمل کنیم، ­باید از زمان تغییر این نیازها آگاه باشیم. باید با داوطلبان در ارتباط باشیم تا متوجه شویم که نیازهای آنها برآورده شده‌­اند یا تغییر کرده‌­اند. برای این منظور باید به داوطلبان بگوییم که وجود آنها تا چه اندازه برای ما مهم است.

طرح اقدام

هدف شماره 1: برای نظارت بر داوطلبان یک رویکرد ایجاد کنید:

بهتر است وقت برای نظارت داوطلبانی صرف کنید که قبلا مورد هدایت و آموزش قرار گرفته‌­اند تا اینکه داوطلبان جدید جذب کنید و به کار گمارید. در طولانی مدت، زمان صرف شده برای نظارت نتیجه خوبی در پی خواهد داشت. نظارت مسئولیتی است که می‌­تواند توسط بسیاری از افراد در سازمان شما قابل انجام باشد و لازم نیست یک کار وقت­‌گیر در نظر گرفته شود. مهم این است که هر داوطلب، شخصی را به عنوان ناظر داشته باشد که وی را راهنمایی کند و از یکدیگر بازخورد بگیرند. در آن صورت سردرگمی‌­ها به حداقل می‌­رسد و از احساس نادیده گرفته شدن داوطلب جلوگیری می‌­شود.

برای ایجاد رویکرد نظارت می‌­توانید:

  • همه جایگاه­‌های داوطلبان را فهرست کنید و آنها را در گروه‌­های مختلف سازماندهی کنید (به عنوان مثال افرادی که درکارهای اداری کمک می‌­کنند، اعضای کمیته‌­های مختلف، افرادی که مستقیما با گیرندگان خدمات کار می‌­کنند و غیره).
  • ناظران فعلی و موقعیت­‌هایی را که نظارت می‌کنند شناسایی کنید. موقعیت‌­هایی باقیمانده دیگر که تحت نظارت نیستند را نیز شناسایی کنید.
  • در صورت لزوم، برای اضافه کردن مسئولیت‌­های نظارتی، شرح وظایف شغلی (کارکنان و داوطلبان) را اصلاح کنید.
  • آموزش‌­ها و اطلاعاتی را شناسایی کنید که می­‌تواند برای کمک به افراد در ارائه نظارت‌­های موثر ارائه شود.
  • فرآیندهای مصاحبه و هدایت را مرور و مطمئن شوید که در مورد نظارت و دلیل اهمیت وجود آن در گروه خود با کارکنان و داوطلبان صحبت کنید.

هدف شماره 2: ایجاد فرآیند ارزیابی عملکرد برای داوطلبان:

داوطلبان وظایف خاصی را به عهده می­‌گیرند تا گروه شما را در انجام ماموریت خود کمک کنند. به همین خاطر نیاز است داوطلبان و ناظران با یکدیگر صحبت کنند تا ببینند آیا وظایف محوله به درستی انجام شده باشد و همچنین در مورد احساس داوطلبان از انجام آن کار گفتگو کنند. به عبارت دیگر، باید ارزیابی عملکرد انجام شود.

به نظر می­‌رسد ارزیابی عملکرد اغلب زمانی اتفاق می‌­افتد که اوضاع به خوبی پیش نمی‌­رود. بحث و گفتگو در مورد عملکرد، یک فرصت کلیدی را برای داوطلب و ناظر فراهم می­‌کند تا مشخص کنند برای انجام بهتر یک کار، چه تغییراتی باید اعمال شود. اگر این فرآیند به کار گرفته شود، به داوطلبان نشان داده می‌­شود که گروه شما به کیفیت انجام کارها اهمیت می‌­دهد. به دلایل مختلف داوطلبان وقت خود را صرف انجام کار برای گروه شما می‌­کنند. بنابراین ارزیابی عملکرد فرصتی مغتنم را در اختیار شما قرار می‌­دهد تا مطمئن شوید انگیزه‌­های داوطلبان توسط موسسه شما برآورده می‌­شود.

برای ارزیابی عملکرد داوطلبان دستورالعمل­‌هایی تهیه کنید. فهرستی تهیه کنید و سپس فرم­‌های مورد نیاز خود برای فرآیند ارزیابی را ایجاد کنید (به عنوان مثال، فرم خودارزیابی داوطلب، فرم گزارش ارزیابی عملکرد، فرم‌­های ارزیابی برای داوطلبان کوتاه مدت). اطمینان حاصل کنید که همه افراد ناظر بر داوطلبان از لزوم انجام ارزیابی‌­های منظم برای داوطلبان آگاه هستند. بعد از یک سال بررسی کنید تا ببینید روند ارزیابی چگونه پیش می‌­رود.

هدف شماره 3: برای مواجهه با برکناری داوطلبان آمادگی داشته باشید:

ممکن است با شرایطی روبه‌رو شوید که مجبور باشید فوری یک داوطلب را اخراج کنید؛ زیراکه ممکن است وی دریافت‌­کننده خدمات را در معرض خطری جدی و غیرقابل قبول قرار داده باشد. همچنین ممکن است با موارد دیگری مانند سرقت، سوءمصرف مشروبات الکلی یا مواد مخدر، آزار و اذیت کارکنان، دیگر داوطلبان یا دریافت‌­کنندگان خدمات مواجه شوید. در مواجهه با چنین شرایطی، ممکن است بخواهید با فرد خاطی بدون هیچ اخطاری قطع همکاری کنید یا تا جمع‌­آوری اطلاعات کافی برای تصمیم­‌گیری، ادامه همکاری با وی را به حالت تعلیق درآورید (سیاست‌­های شما مشخص می­‌کند که کدام شرایط منجر به اخراج فوری خواهد شد). خوشبختانه، این موارد بسیار نادر است، زیراکه قبل از انتخاب داوطلبان، بررسی‌­های دقیق در این خصوص انجام می­‌شود.

اما گاهی اوقات، ممکن است یک داوطلب از خود عملکرد ضعیفی نشان دهد و نتواند از طریق آموزش و بازخورد به میزان کافی موفق عمل کند. یا ممکن است داوطلبی، قانونی را نقض کرده و مستحق توبیخ باشد (به عنوان مثال، بدون کسب اجازه از طرف گروه با رسانه‌­ها صحبت کرده باشد).

در این خصوص با افراد اصلی و مهم گروه در مورد شرایطی که نیاز به برکناری فوری داوطلبان دارد صحبت کنید و آنها را به عنوان بخشی از سیاست و روند اخراج از گروه خود مکتوب کنید. اقدامات و مراحلی تعریف کنید که ­باید در مواجهه با داوطلبان فاقد رفتار یا عملکرد مناسب انجام شود (به عنوان مثال، استفاده از هشدارهای کلامی و کتبی، انجام مصاحبه‌­ها برای برکناری، اطلاع‌­رسانی به تصمیم‌­سازان). کارمندان و داوطلبان را نیز در جریان این مراحل قرار دهید.

نتیجه‌­گیری

نظارت موثر بر داوطلبان برای ایجاد یک محیط کار سازنده و روحیه‌­بخش بسیار اساسی است. در رابطه با داوطلبان خود بازخورد، حمایت و پشتیبانی مداوم داشته باشید و هیات مدیره را از نگرانی‌­ها و دغدغه­‌های آنها آگاه کنید. جلسات ارزیابی گاه به گاه کمک می­‌کند تا افراد مسائل مهم و کلیدی را مورد توجه قرار دهند و به آنها بپردازند.

متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

بر اساس استاندارد افرا، موسسه‌ نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.