داوطلبان نیز همانند کارکنان حقوق‌بگیر، نیاز به راهنمایی و بازخورد درباره چگونگی کار خود دارند. به عبارت دیگر، آنها نیازمند یک ناظر برای انجام وظایف محوله خود هستند. داوطلبانی که وظایف پیچیده‌تر و پرریسک‌تری دارند، نیازمند نظارت‌های بیشتری هستند. برای اینکه به داوطلبان کمک شود تا احساس کنند به گروه تعلق دارند، ناظران باید به طور پیوسته نظارت دقیق داشته باشند و در مورد کار داوطلبان نظر بدهند و نظرات آنها را نیز دریافت کنند. در این گزارش، هشتمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی انجام نظارت.
سازمان‌های داوطلبانه سلامت و دیگر سازمان‌های غیرانتفاعی مدت‌های مدیدی است که به اهمیت پرورش خیرین و آگاهی از نیازها، خواسته‌ها و علایق آنها پی برده‌اند. این موضوع به همان اندازه پرورش و شناخت خواسته‌ها و علایق کارکنان حقوق‌بگیر و داوطلبان مهم است؛ زیراکه اگر نیازها و علایق آنها برآورده نشود، ممکن است به سادگی انتخاب کنند که به جای دیگری بروند.
برای برخی از افراد، «نظارت» واژه‌ای است که یادآور روسای مستبد و دستورات یک‌جانبه است. با این وجود، نظارت موثر ضرورتا مربوط به ایجاد روابط است. باید به داوطلبان کمک کرد که وظایف خود را به درستی انجام دهند و مورد تشویق قرار بگیرند و در صورت نیاز به آنها راهکار ارائه شود. حمایت از داوطلبان موجب می‌شود تا مشارکت تاثیرگذارتری برای برآورد نیازهای موسسه نیکوکاری داشته باشند، در عین حال انگیزه‌های داوطلبان نیز برآورده شود. این نظارت می‌تواند توسط یکی از کارکنان یا دیگر داوطلبان انجام شود. سطح نظارت هر داوطلب با توجه به وظایف محوله آنها با یکدیگر متغیر است.
توجه به این نکته که نیازهای انگیزشی با گذشت زمان تغییر می‌کنند، بسیار مهم است. بنابراین برای اینکه در حفظ داوطلبان موفق عمل کنیم، باید از زمان تغییر این نیازها آگاه باشیم. باید با داوطلبان در ارتباط باشیم تا متوجه شویم که نیازهای آنها برآورده شده‌اند یا تغییر کرده‌اند. برای این منظور باید به داوطلبان بگوییم که وجود آنها تا چه اندازه برای ما مهم است.
طرح اقدام
هدف شماره 1: برای نظارت بر داوطلبان یک رویکرد ایجاد کنید:
بهتر است وقت برای نظارت داوطلبانی صرف کنید که قبلا مورد هدایت و آموزش قرار گرفته‌اند تا اینکه داوطلبان جدید جذب کنید و به کار گمارید. در طولانی مدت، زمان صرف شده برای نظارت نتیجه خوبی در پی خواهد داشت. نظارت مسئولیتی است که می‌تواند توسط بسیاری از افراد در سازمان شما قابل انجام باشد و لازم نیست یک کار وقت‌گیر در نظر گرفته شود. مهم این است که هر داوطلب، شخصی را به عنوان ناظر داشته باشد که وی را راهنمایی کند و از یکدیگر بازخورد بگیرند. در آن صورت سردرگمی‌ها به حداقل می‌رسد و از احساس نادیده گرفته شدن داوطلب جلوگیری می‌شود.
برای ایجاد رویکرد نظارت می‌توانید:
- همه جایگاه‌های داوطلبان را فهرست کنید و آنها را در گروه‌های مختلف سازماندهی کنید (به عنوان مثال افرادی که درکارهای اداری کمک می‌کنند، اعضای کمیته‌های مختلف، افرادی که مستقیما با گیرندگان خدمات کار می‌کنند و غیره).
- ناظران فعلی و موقعیت‌هایی را که نظارت می‌کنند شناسایی کنید. موقعیت‌هایی باقیمانده دیگر که تحت نظارت نیستند را نیز شناسایی کنید.
- در صورت لزوم، برای اضافه کردن مسئولیت‌های نظارتی، شرح وظایف شغلی (کارکنان و داوطلبان) را اصلاح کنید.
- آموزش‌ها و اطلاعاتی را شناسایی کنید که می‌تواند برای کمک به افراد در ارائه نظارت‌های موثر ارائه شود.
- فرآیندهای مصاحبه و هدایت را مرور و مطمئن شوید که در مورد نظارت و دلیل اهمیت وجود آن در گروه خود با کارکنان و داوطلبان صحبت کنید.
هدف شماره 2: ایجاد فرآیند ارزیابی عملکرد برای داوطلبان:
داوطلبان وظایف خاصی را به عهده می‌گیرند تا گروه شما را در انجام ماموریت خود کمک کنند. به همین خاطر نیاز است داوطلبان و ناظران با یکدیگر صحبت کنند تا ببینند آیا وظایف محوله به درستی انجام شده باشد و همچنین در مورد احساس داوطلبان از انجام آن کار گفتگو کنند. به عبارت دیگر، باید ارزیابی عملکرد انجام شود.
به نظر می‌رسد ارزیابی عملکرد اغلب زمانی اتفاق می‌افتد که اوضاع به خوبی پیش نمی‌رود. بحث و گفتگو در مورد عملکرد، یک فرصت کلیدی را برای داوطلب و ناظر فراهم می‌کند تا مشخص کنند برای انجام بهتر یک کار، چه تغییراتی باید اعمال شود. اگر این فرآیند به کار گرفته شود، به داوطلبان نشان داده می‌شود که گروه شما به کیفیت انجام کارها اهمیت می‌دهد. به دلایل مختلف داوطلبان وقت خود را صرف انجام کار برای گروه شما می‌کنند. بنابراین ارزیابی عملکرد فرصتی مغتنم را در اختیار شما قرار می‌دهد تا مطمئن شوید انگیزه‌های داوطلبان توسط موسسه شما برآورده می‌شود.
برای ارزیابی عملکرد داوطلبان دستورالعمل‌هایی تهیه کنید. فهرستی تهیه کنید و سپس فرم‌های مورد نیاز خود برای فرآیند ارزیابی را ایجاد کنید (به عنوان مثال، فرم خودارزیابی داوطلب، فرم گزارش ارزیابی عملکرد، فرم‌های ارزیابی برای داوطلبان کوتاه مدت). اطمینان حاصل کنید که همه افراد ناظر بر داوطلبان از لزوم انجام ارزیابی‌های منظم برای داوطلبان آگاه هستند. بعد از یک سال بررسی کنید تا ببینید روند ارزیابی چگونه پیش می‌رود.
هدف شماره 3: برای مواجهه با برکناری داوطلبان آمادگی داشته باشید:
ممکن است با شرایطی روبه‌رو شوید که مجبور باشید فوری یک داوطلب را اخراج کنید؛ زیراکه ممکن است وی دریافت‌کننده خدمات را در معرض خطری جدی و غیرقابل قبول قرار داده باشد. همچنین ممکن است با موارد دیگری مانند سرقت، سوءمصرف مشروبات الکلی یا مواد مخدر، آزار و اذیت کارکنان، دیگر داوطلبان یا دریافت‌کنندگان خدمات مواجه شوید. در مواجهه با چنین شرایطی، ممکن است بخواهید با فرد خاطی بدون هیچ اخطاری قطع همکاری کنید یا تا جمع‌آوری اطلاعات کافی برای تصمیم‌گیری، ادامه همکاری با وی را به حالت تعلیق درآورید (سیاست‌های شما مشخص می‌کند که کدام شرایط منجر به اخراج فوری خواهد شد). خوشبختانه، این موارد بسیار نادر است، زیراکه قبل از انتخاب داوطلبان، بررسی‌های دقیق در این خصوص انجام می‌شود.
اما گاهی اوقات، ممکن است یک داوطلب از خود عملکرد ضعیفی نشان دهد و نتواند از طریق آموزش و بازخورد به میزان کافی موفق عمل کند. یا ممکن است داوطلبی، قانونی را نقض کرده و مستحق توبیخ باشد (به عنوان مثال، بدون کسب اجازه از طرف گروه با رسانه‌ها صحبت کرده باشد).
در این خصوص با افراد اصلی و مهم گروه در مورد شرایطی که نیاز به برکناری فوری داوطلبان دارد صحبت کنید و آنها را به عنوان بخشی از سیاست و روند اخراج از گروه خود مکتوب کنید. اقدامات و مراحلی تعریف کنید که باید در مواجهه با داوطلبان فاقد رفتار یا عملکرد مناسب انجام شود (به عنوان مثال، استفاده از هشدارهای کلامی و کتبی، انجام مصاحبه‌ها برای برکناری، اطلاع‌رسانی به تصمیم‌سازان). کارمندان و داوطلبان را نیز در جریان این مراحل قرار دهید.
نتیجه‌گیری
نظارت موثر بر داوطلبان برای ایجاد یک محیط کار سازنده و روحیه‌بخش بسیار اساسی است. در رابطه با داوطلبان خود بازخورد، حمایت و پشتیبانی مداوم داشته باشید و هیات مدیره را از نگرانی‌ها و دغدغه‌های آنها آگاه کنید. جلسات ارزیابی گاه به گاه کمک می‌کند تا افراد مسائل مهم و کلیدی را مورد توجه قرار دهند و به آنها بپردازند.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.