آیا گروه شما برای داوطلبان، سیاست و روش کار دارد یا نه؟ آیا هر کسی می‌تواند برای گروه شما یک داوطلب محسوب شود؟ گروه شما چگونه می‌تواند داوطلبانی را که ممکن است برای ارباب رجوع‌های شما یک ریسک محسوب شوند را شناسایی کند؟ آیا همه داوطلبانی که قصد همکاری دارند، باید فرم پرسشنامه تکمیل کنند؟ بررسی بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان محور سلسله گزارش‌های هفتگی است که قرار است با هدف کمک به افراد در سازمان‌های کوچک غیرانتفاعی در جهت تقویت مدیریت داوطلبان منتشر شود. در این بخش دومین مورد از موارد ۱۰گانه بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان را توضیح می‌دهیم؛ یعنی تعریف قوانین و انتظارات.
سیاست‌ها تعیین‌کننده پاسخ‌های گروه شما به پرسش‌هایی است که در ابتدای گزارش عنوان شد. سیاست‌ها تعیین‌کننده قوانین، اعتقادات و ارزش‌های گروه شما هستند. آنها به شما کمک می‌کنند که با همه به صورت عادلانه رفتار کنید. از همه مهمتر اینکه شما می‌توانید با استفاده از سیاستگذاری‌هایی که پله به پله مراحل حمایت از داوطلبان و ارباب رجوع را تعیین می‌کند، از گروه خود حفاظت کنید.
نوشتن سیاست‌ها کار آسانی است. با مثال‌هایی از گروه‌های مشابه آغاز کنید و بر مسائلی که از همه بیشتر فشار وارد می‌کنند تمرکز کنید. سایرین را در این فرآیند دخیل کنید و نتایج را با همه کارکنان و داوطلبان در میان بگذارید. اجازه ندهید سیاست‌ها رو طاقچه بمانند و خاک بخورند. از آنها استفاه کنید و آنها را به روزرسانی کنید.
ارزیابی عملکرد برنامه داوطلبانه
آیا گروه شما سیاست‌ها و راهکارهایی برای داوطلبان دارد یا خیر؟ آیا شما برای داوطلبان خود یک سیستم ثبت و نگهداری داده‌ها دارید یا خیر؟ آیا سیاست‌های مربوط به داوطلبان شما به طور موثر مورد بازبینی قرار می‌گیرد یا خیر؟ آیا معتقدید که داوطلبان شما به طور کلی به هرگونه سیاست‌های گروه که بر آنها تاثیرگذار است، واقف هستند یا خیر؟ آیا شما اعتقاد دارید که سیاست‌های داوطلبانه شما به صورت منصفانه و مداوم به کار گرفته می‌شوند یا خیر؟
اگر پاسخ شما به همه این پرسش‌ها مثبت است مرحله بعد در گزارش هفته آینده تشریح می‌شود، اما اگر پاسخ شما به هر یک از این پرسش‌ها منفی است روی این قسمت کتابچه راهنما بیشتر تمرکز کنید.
بسیاری از افراد فکر می‌کنند که سیاست‌ها و تعیین راهکارها یک سری موارد غیرضروری هستند که حوزه اختیارات افراد را محدود می‌کنند، اما افراد باید سعی کنند که به این سیاست‌ها به عنوان ابزارهای ارزشمند ارتباطی نگاه کنند. زیرا آنها کمک می‌کنند تا فضایی ایجاد شود که در آن همه، قوانین بازی را بلد هستند. سیاستگذاری‌ها یک نقشه راه با ارزش را در اختیار می‌گذارند که معرف اعتقادات، ارزش‌ها، چارچوب‌های گروه شما و انتظارات داوطلبان از آنها هستند. سیاست‌ها همچنین می‌توانند به شما در موقعیت خطر کمک کنند و اطمینان دهند که با همه به طور یکسان و منصفانه رفتار خواهد شد.
یک سیاست خوب دستکم یکی از این چهار عملکرد را باید داشته باشد:
1- مدیریت خطر (چه گام‌هایی باید برداشته شود تا از گروه، ارباب رجوع‌ها و داوطلبان حمایت شود؟)
2- مرامنامه (جایگاه‌های افراد در این گروه چیست؟ فلسفه آن در رابطه داوطلبان کدام است؟ رویکرد کلی آن نسبت به کارش چیست؟)
3- قوانین (در موقعیت‌های خاص چه اتفاقی باید روی دهد؟ حداقل استانداردهایی که باید رعایت شود کدام است؟)
4- بهبود برنامه (چه گام‌هایی باید برداشته شود تا بازخورد مربوط به برنامه جمع‌آوری شود؟ چه فرآیندی باید در پیش گرفته شود تا سیاست‌های مربوط به برنامه مورد بازبینی قرار بگیرد.
طی سال‌های متمادی ممکن است گروه شما تصمیمات رسمی یا غیررسمی زیادی درباره چگونگی رفتار با داوطلبان، آموزش‌های مورد نیاز آنها و غیره اتخاذ کرده باشد. سیاست‌ها اساسا یک متن ثبت شده از همین تصمیمات هستند. با جمع‌آوری همه این تصمیمات در یکجا امکان انتقال آنها به افراد تازه وارد و تداوم آنها در طول زمان آسان‌تر خواهد شد.
طرح اقدام
- برای برنامه داوطلبان سیاستگذاری کنید و آن را به تصویب برسانید: برای تعیین سیاست‌ها ایده خوبی‌ست که تعدادی از افراد سازمان خود را مشارکت دهید. به این ترتیب می‌توانید اطمینان حاصل کنید که تصویری گسترده در اختیار دارید و با دیگر سیاست‌های گروه هم‌راستا هستید. البته سیاست‌ها از گروهی به گروه دیگر تفاوت دارند؛ بنابراین نباید از سیاست‌های یک گروه دیگر استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که سیاست‌های شما در راستای قوانین حقوق بشر و دیگر قوانین منطقه شما است. در اغلب گروه‌های کوچک هیات مدیره می‌خواهد همه سیاست‌ها را به تصویب برساند اما برای روش‌های جزیی‌تر این کار لازم نیست.
- به طور منظم سیاست‌های مربوط به داوطلبان را مرور و به روزرسانی کنید: اگر از پیش سیاست‌هایتان را به اجرا گذاشته‌اید یا آنها را تکمیل کرده‌اید، این موضوع بسیار مهم است که همه داوطلبان و کارکنان سیاست‌های مرتبط با وظایفشان را درک کنند. به عنوان مثال آیا داوطلبان می‌دانند که در رابطه با موضع سازمان شما در قبال یک موضوع بحث برانگیز می‌توانند با رسانه‌ها صحبت کنند یا خیر؟ نخستین گام در ارائه سیاست‌های شما این است که مطمئن شوید که آنها به زبانی بسیار صریح نوشته شده‌اند. سپس مطمئن شوید که در دسترس همه افراد قرار دارد. اطمینان حاصل کنید که سیاست‌هایتان بلااستفاده باقی نمانده‌اند، از آنها استفاده کنید، مرورشان کنید و آنها را به روزرسانی کنید. اگر می‌شنوید که کسی می‌گوید یک سیاست، دیگر کارآیی ندارد، بنابراین زمان آن فرا رسیده است که بر آنچه دارید مروری کنید و دریابید که چه چیزهایی نیاز به اصلاح دارد. دست کم یکبار در سال باید از کارکنان و داوطلبان بازخورد بگیرید و سیاست‌هایتان را مرور کنید. با خودتان این پرسش را مطرح کنید که هدفتان از این سیاست چیست و آیا آن سیاست درست عمل می‌کند یا نه؟ مرور شما همچنین می‌تواند نشان بدهد که آیا شما خلأیی در سیاست‌هایتان دارید. شاید حوزه‌ای وجود دارد که در آن نیاز به توضیح بیشتر برای شفافیت و ایمنی سازمان‌تان، مشتریان‌تان و داوطلبان‌تان مورد نیاز است. یاداشت تهیه کنید تا وقتی این مسائل پیش می‌آیند برای آنها آماده باشید.
جمع‌بندی
اگرچه سیاست‌ها ممکن است جذاب‌ترین جنبه مدیریت داوطلبان نباشد، اما به شما کمک می‌کنند که از بروز مشکلات اجتناب کنید و با مساوات و به طور یکسان با همه رفتار کنید. این موضوع به شما کمک می‌کند که روابطی قدرتمند بین کارکنان، داوطلبان و ارباب رجوع‌هایتان داشته باشید. ایجاد سیاست‌ها ارزش این تلاش را دارد. وقتی که شما این اهداف را کامل می‌کنید اساس یک برنامه داوطلبانه قوی را بنیان می‌نهید. گام بعدی در این پایه‌ریزی این است که اطمینان حاصل کنید، یک شخص یا کمیته رهبری برای هدایت مسیر وجود دارد.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.