شرح شغل چیست؟ اهمیت وجود شرح شغل در  موسسه های نیکوکاری و خیریه

در هر سازمان نیکوکاری یا خیریه، موفقیت برنامه‌ها تنها به داشتن منابع مالی یا نیروهای متعهد وابسته نیست، بلکه به شفاف بودن نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد نیز بستگی دارد. تدوین شرح شغل در موسسه های نیکوکاری و خیریه، علاوه بر افزایش نظم و هماهنگی در فعالیت‌ها، به جذب نیروهای مناسب، ارزیابی عملکرد، کاهش ابهام در انجام وظایف و ارتقای بهره‌وری کمک می‌کند. در این مقاله به این سوالات پاسخ می‌دهیم:

• شرح شغل چیست؟
• وجود شرح شغل در موسسه های نیکوکاری و خیریه چه اهمیتی دارد؟
• تفاوت شرح وظیفه با شرح شغل چیست؟
• اصول نگارش یک شرح وظیفه استاندارد چیست؟
• آیا تدوین شرح وظیفه برای داوطلبان ضرورت دارد و چرا؟

شرح شغل چیست؟

شرح شغل (Job Description) سندی مکتوب است که مبنای رابطه حرفه‌ای میان یک سازمان و کارکنان آن را شکل می‌دهد. این سند، مهم‌ترین جنبه‌های یک موقعیت شغلی را مشخص می‌کند و اطلاعات روشنی درباره عنوان شغل، وظایف و مسئولیت‌ها، شرایط احراز، مهارت‌های موردنیاز و انتظارات سازمان از فرد شاغل ارائه می‌دهد. شرح وظیفه علاوه بر اینکه یکی از ابزارهای اصلی در فرایند جذب و استخدام نیرو است، در مدیریت منابع انسانی، ارزیابی عملکرد کارکنان و برنامه‌ریزی نیروی انسانی نیز نقش مهمی ایفا می‌کند.

تفاوت شرح شغل و شرح وظیفه چیست؟

اگرچه واژه شرح شغل و شرح وظیفه اغلب به جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما این دو مفهوم یکسان نیستند و هرکدام، کاربرد متفاوتی در مدیریت منابع انسانی دارند.

در مقابل، شرح وظیفه (Job Responsibilities یا Duties and Responsibilities) تنها بخشی از شرح شغل است و فقط بر فعالیت‌ها و مسئولیت‌هایی تمرکز دارد که فرد باید در آن موقعیت شغلی انجام دهد. این بخش مشخص می‌کند که کارمند یا داوطلب چه اقداماتی را انجام می‌دهد، در برابر چه نتایجی پاسخگوست و چه انتظاراتی از او وجود دارد.

به بیان ساده، شرح شغل به این پرسش پاسخ می‌دهد که «این شغل چیست؟» در حالی که شرح وظیفه توضیح می‌دهد «دارنده این شغل چه کارهایی باید انجام دهد؟»

برای مثال، در یک خیریه یا موسسه نیکوکاری، شرح شغل کارشناس جذب کمک‌های مردمی، ممکن است شامل هدف شغل، جایگاه سازمانی، افراد و مسئولات مرتبط، مهارت‌های موردنیاز و معیارهای ارزیابی عملکرد باشد؛ اما شرح وظیفه این فرد شامل اقداماتی مانند برنامه‌ریزی کمپین‌های جذب کمک، برقراری ارتباط با خیرین، تهیه گزارش عملکرد، هماهنگی رویدادهای جمع‌آوری کمک‌های مردمی و پیگیری تعهدات حامیان خواهد بود.

بنابراین، می‌توان گفت شرح وظیفه یکی از مهم‌ترین اجزای شرح شغل است، اما شرح شغل صرفا به وظایف محدود نمی‌شود و اطلاعات جامع‌تری درباره یک موقعیت شغلی ارائه می‌کند.

سه رکن اصلی در تدوین شرح شغل

یک شرح شغل استاندارد را می‌توان به یک سه‌پایه تشبیه کرد؛ اگر یکی از پایه‌های آن حذف شود، تعادل و کارایی کل ساختار از بین می‌رود. به همین ترتیب، یک شرح شغل اثربخش باید بر سه رکن اساسی استوار باشد که در کنار هم، تصویری جامع و دقیق از یک موقعیت شغلی ارائه می‌دهند. این سه رکن عبارت‌اند از:

• ماموریت و جایگاه شغل در سازمان
• شرح فعالیت‌ها و مسئولیت‌ها
•  چارچوب یا شرایط انجام کار

۱/۳) ماموریت شغل و جایگاه آن در سازمان

نخستین رکن، هدف از ایجاد شغل و جایگاه آن در ساختار سازمان را مشخص می‌کند. این بخش تنها به بیان سلسله‌مراتب اداری محدود نمی‌شود، بلکه نشان می‌دهد این موقعیت شغلی چه نقشی در تحقق ماموریت و اهداف سازمان دارد.

برای مثال، یک کارشناس ارتباط با ذی‌نفعان در یک موسسه نیکوکاری و یک شرکت خصوصی ممکن است وظایف مشابهی مانند پاسخگویی به مخاطبان داشته باشند، اما هدف از فعالیت آنها کاملا متفاوت است؛ در سازمان نیکوکاری، تمرکز بر خدمت‌رسانی و ایجاد اثر اجتماعی است، در حالی که در یک شرکت خصوصی ممکن است تمرکز بر رضایت مشتری و افزایش سودآوری باشد.

در این بخش بهتر است موارد زیر مشخص شوند:

• جایگاه سازمانی: فرد به چه کسی گزارش می‌دهد و در صورت لزوم، مسئولیت هدایت چه افرادی را بر عهده دارد.
• جایگاه در واحد سازمانی: این شغل چگونه به تحقق اهداف واحد یا بخش مربوطه کمک می‌کند.
• تاثیر شغل بر عملکرد سازمان: انجام درست یا نادرست این وظایف چه پیامدهایی برای سازمان خواهد داشت.
• ارتباط با ماموریت سازمان: این موقعیت چگونه از اهداف و برنامه‌های راهبردی سازمان حمایت می‌کند.

۲/۳) خلاصه فعالیت‌ها و مسئولیت‌های شغلی

دومین رکن، بر ماهیت کار و نحوه انجام آن تمرکز دارد. در این بخش، صرفا فهرستی از وظایف ارائه نمی‌شود، بلکه مهم‌ترین مسئولیت‌ها، فعالیت‌های روزمره و نتایج مورد انتظار از شغل به صورت روشن بیان می‌شوند. این بخش درواقع همان بخش شرح وظیفه است.

برای مثال، درباره یک مسئول داوطلبان در یک خیریه، کافی نیست فقط نوشته شود «مدیریت داوطلبان». شرح شغل باید توضیح دهد که این فرد داوطلبان را جذب می‌کند، آموزش می‌دهد، برنامه حضور آنها را تنظیم می‌کند، عملکردشان را پیگیری می‌کند و ارتباط مستمر میان داوطلبان و مدیران پروژه را برقرار می‌سازد.

این بخش معمولا شامل موارد زیر است:

• مسئولیت‌های اصلی: وظایفی که بیشترین زمان کاری فرد را به خود اختصاص می‌دهند.
• وظایف فرعی: فعالیت‌هایی که اهمیت دارند اما با دفعات کمتری انجام می‌شوند.
• خروجی‌ها یا نتایج مورد انتظار: دستاوردهایی که سازمان از این موقعیت شغلی انتظار دارد.
• شاخص‌های ارزیابی عملکرد: معیارهایی که موفقیت فرد در انجام وظایف بر اساس آنها سنجیده می‌شود.

۳/۳) چارچوب و شرایط انجام کار

سومین رکن، شرایط و محیطی را توصیف می‌کند که شغل در آن انجام می‌شود. آگاهی از این شرایط به متقاضیان کمک می‌کند تا تصویر واقع‌بینانه‌ای از محیط کاری داشته باشند و تصمیم آگاهانه‌تری برای همکاری با سازمان بگیرند.

برای مثال، مددکار اجتماعی که در مناطق بحران‌زده فعالیت می‌کند، با شرایط کاری، فشارهای روانی و الزامات متفاوتی نسبت به مددکاری که در یک مرکز خدمات اجتماعی شهری فعالیت دارد، روبه‌روست؛ هرچند هر دو از دانش و مهارت‌های مشابهی برخوردار باشند.

در این بخش بهتر است اطلاعاتی مانند موارد زیر ارائه شود:

• محیط کار: محل انجام فعالیت، شرایط فیزیکی، مخاطرات احتمالی و الزامات ایمنی.
• ساعات و الگوی کاری: ساعات کاری، امکان انعطاف‌پذیری، شیفت‌بندی، ماموریت‌های کاری یا سفرهای سازمانی.
• نحوه تعامل با دیگران: میزان همکاری با اعضای تیم، داوطلبان، ذی‌نفعان، مددجویان یا سایر واحدهای سازمان.
• امکانات و منابع در اختیار: تجهیزات، نرم‌افزارها، بودجه، ابزارهای کاری و سایر منابع موردنیاز برای انجام وظایف

چرا وجود شغل و شرح وظیفه ضروری است؟

تدوین یک شرح شغل یا شرح وظیفه حرفه‌ای، تنها یک اقدام اداری نیست؛ بلکه ابزاری راهبردی در مدیریت منابع انسانی است که مزایای متعددی برای سازمان به همراه دارد. مهم‌ترین این مزایا عبارت‌اند از:

۱. جذب نیروهای مناسب

یک شرح شغل شفاف و دقیق، به متقاضیان کمک می‌کند به‌درستی تشخیص دهند که آیا برای آن موقعیت شغلی مناسب هستند یا خیر. در نتیجه، سازمان درخواست‌های مرتبط‌تر و باکیفیت‌تری دریافت می‌کند و زمان و هزینه صرف‌شده برای جذب و استخدام نیروها کاهش می‌یابد.

۲. توسعه و توانمندسازی کارکنان

شرح شغل در اصل مهارت‌ها، دانش و شایستگی‌های موردنیاز برای هر موقعیت را مشخص می‌کند. با مقایسه این الزامات با توانمندی‌های کارکنان، سازمان می‌تواند شکاف‌های مهارتی را شناسایی کرده و برنامه‌های آموزشی و توسعه فردی مناسبی طراحی کند.

۳. ارزیابی منصفانه عملکرد

شرح وظیفه، معیارهای روشنی را برای ارزیابی عملکرد کارکنان و داوطلبان فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند عملکرد افراد را بر اساس مسئولیت‌های تعیین‌شده و شاخص‌های عملکرد ارزیابی کنند، نه بر مبنای برداشت‌های شخصی یا قضاوت‌های ذهنی. این موضوع به افزایش عدالت، شفافیت و اعتماد در فرایند ارزیابی کارکنان کمک می‌کند.

۴. کاهش اختلافات و حمایت حقوقی

وجود یک شرح شغل مکتوب، حدود مسئولیت‌ها، اختیارات و انتظارات سازمان را به صورت شفاف مشخص می‌کند. در صورت بروز اختلافات کاری یا مسائل حقوقی، این سند می‌تواند به‌عنوان مرجعی قابل استناد برای تبیین وظایف و مسئولیت‌های هر طرف مورد استفاده قرار گیرد.

۵. افزایش هماهنگی و شفافیت در تیم

زمانی که هر یک از کارکنان و داوطلبان دقیقا بدانند چه مسئولیت‌هایی بر عهده دارند، همکاری میان اعضای تیم اثربخش‌تر خواهد شد. همچنین، وظایف تکراری، تداخل مسئولیت‌ها یا خلاهای موجود در تقسیم کار به‌راحتی شناسایی شده و امکان اصلاح آنها فراهم می‌شود.

۶. بهبود بهره‌وری سازمان

شفاف بودن نقش‌ها و مسئولیت‌ها باعث می‌شود کارکنان انرژی و زمان خود را بر انجام وظایف اصلی متمرکز کنند. این موضوع از دوباره‌کاری، سردرگمی و اتلاف منابع جلوگیری کرده و در نهایت به افزایش بهره‌وری و اثربخشی سازمان، به‌ویژه در موسسه‌های نیکوکاری و خیریه با منابع محدود، منجر می‌شود.

اصول نگارش شرح شغل

تدوین یک شرح شغل استاندارد فقط فهرست کردن وظایف نیست، بلکه نیازمند رعایت اصولی است که باعث می‌شوند این سند نهایتا یک سند شفاف، دقیق، کاربردی و قابل استناد باشد. این اصول حاصل سال‌ها تجربه در حوزه مدیریت منابع انسانی هستند و به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا نیروهای مناسب را جذب کرده، انتظارات خود را به‌روشنی بیان کنند و زمینه ارزیابی عادلانه عملکرد کارکنان را فراهم آورند.

۱. شرح شغل را بر اساس واقعیت بنویسید

شرح شغل باید واقعیت‌های شغل را منعکس کند، نه تصویری ایده‌آل یا اغراق‌آمیز از آن.

اگر شغل مذکور مستلزم حضور در برخی روزهای تعطیل، انجام ماموریت‌های خارج از شهر یا فعالیت در شرایط خاص است، این موارد باید به طور شفاف ذکر شوند. پنهان کردن واقعیت‌های شغل ممکن است در کوتاه‌مدت تعداد متقاضیان را افزایش دهد، اما در بلندمدت باعث نارضایتی کارکنان و افزایش نرخ ترک خدمت خواهد شد.

همچنین وظایف باید به صورت مشخص بیان شوند. برای مثال، به جای نوشتن « انجام امور اداری» بهتر است نوشته شود:

• ثبت و بررسی اسناد مالی؛
• برنامه‌ریزی جلسات مدیران؛
• بایگانی و نگهداری اسناد محرمانه

هرچه وظایف دقیق‌تر بیان شوند، متقاضی تصویر روشن‌تری از شغل خواهد داشت. همچنین، شرح شغل باید نشان‌دهنده شرایطی باشد که اکثر کارکنان در آن موقعیت تجربه می‌کنند، نه شرایط استثنایی. برای مثال، اگر کارکنان معمولا در ساعات اداری فعالیت می‌کنند و تنها در مواقع خاص اضافه‌کاری دارند، نباید چنین القا شود که اضافه‌کاری طولانی بخشی دائمی از شغل است. این رویکرد باعث می‌شود افرادی جذب شوند که با شرایط واقعی شغل سازگار هستند.

۲. از زبان ساده و قابل فهم استفاده کنید

شرح شغل یک سند ارتباطی است، نه یک متن تخصصی یا حقوقی سخت‌فهم؛ بنابراین بهتر است:

• جملات کوتاه و روان باشند؛
• از اصطلاحات پیچیده و غیرضروری استفاده نشود؛
• مطالب به‌صورت دسته‌بندی‌شده و قابل فهم ارائه شوند.

هرچه متن ساده‌تر و شفاف‌تر باشد، احتمال اینکه متقاضیان مناسب آن را به طور کامل مطالعه کنند بیشتر خواهد بود.

۳. از معیارهای عینی و قابل اندازه‌گیری استفاده کنید

در شرح شغل بهتر است از بیان ویژگی‌های شخصیتی یا قضاوت‌های ذهنی پرهیز شود و به جای آن، رفتارهای قابل مشاهده و قابل ارزیابی بیان شوند.

برای مثال، به جای نوشتن «فردی پرانرژی و مشتاق» که امری رایج در نوشتن شرح شغلی است می‌توان نوشت:  «در جلسات تیمی مشارکت فعال دارد و برای اجرای پروژه‌های جدید همکاری می‌کند.»

این شیوه نگارش باعث می‌شود معیارهای ارزیابی عملکرد روشن‌تر و منصفانه‌تر باشند و برداشت‌های شخصی در فرایند استخدام کاهش یابد.

۴. اصطلاحات تخصصی را توضیح دهید

اگر در شرح شغل از اصطلاحات فنی یا تخصصی استفاده می‌شود، بهتر است مفهوم آنها نیز توضیح داده شود. برای مثال، اگر یکی از مسئولیت‌ها در شغل «مدیریت ذی‌نفعان» باشد، بهتر است توضیح داده شود که منظور چیست؛ مثلا «برقراری ارتباط و هماهنگی با واحدهای داخلی، شرکای اجرایی، تامین‌کنندگان و نمایندگان ذی‌نفعان برای اطمینان از اجرای صحیح پروژه‌ها»

این کار باعث می‌شود افرادی که از سازمان یا صنعت دیگری وارد می‌شوند نیز بتوانند شرح شغل را به‌درستی درک کنند.

۵. شرح شغل را با مدیر مستقیم هماهنگ کنید

پیش از نهایی شدن شرح شغل، لازم است مدیر یا سرپرست مستقیم آن موقعیت شغلی متن را بررسی و تایید کند. زیرا این فرد بیش از هر شخص دیگری با نیازهای واقعی شغل آشناست و می‌تواند اطمینان حاصل کند که شرح شغل با انتظارات واحد مربوطه مطابقت دارد.

۶. شرح شغل را متناسب با نظام ارزیابی مشاغل تدوین کنید

سازمان‌ها از روش‌های مختلفی برای ارزیابی مشاغل استفاده می‌کنند و هر روش، اطلاعات متفاوتی را در شرح شغل ضروری می‌داند. در روش‌های تحلیلی، هر شغل بر اساس عواملی مانند:

• میزان مهارت موردنیاز
• سطح مسئولیت
• پیچیدگی وظایف
• شرایط کاری

ارزیابی می‌شود. بنابراین شرح شغل باید درباره هر یک از این موارد اطلاعات کافی ارائه دهد. در مقابل، در روش‌های غیرتحلیلی، مشاغل به صورت کلی با یکدیگر مقایسه می‌شوند. در این حالت، شرح شغل باید تصویری جامع از دامنه مسئولیت‌ها، اهمیت شغل و میزان پیچیدگی آن ارائه کند.

۷. نوع شغل را در تدوین شرح شغل در نظر بگیرید

شرح شغل باید متناسب با ماهیت هر شغل تنظیم شود؛ زیرا اطلاعات مهم برای یک موقعیت شغلی، ممکن است برای شغل دیگری اهمیت کمتری داشته باشد.

برای مثال، شرح شغل یک پژوهشگر با شرح شغل یک کارشناس جذب مشارکت یا هماهنگ‌کننده داوطلبان کاملا متفاوت است و هرکدام باید بر شایستگی‌های موردنیاز همان موقعیت تاکید کنند.

برای مشاغل تخصصی بهتر است موارد زیر به‌صورت دقیق بیان شوند:

• مدارک و گواهینامه‌های تخصصی موردنیاز
• مهارت‌های فنی و تخصصی
• تسلط بر نرم‌افزارها، تجهیزات یا فناوری‌های مرتبط
• توانایی تحلیل و حل مسائل تخصصی

در مقابل، در مشاغلی که ارتباط مستقیم با افراد دارند، بهتر است بر موضوعاتی مانند:

• مهارت‌های ارتباطی
• توانایی کار تیمی
• کیفیت ارائه خدمات
• مدیریت تعارض
• تعامل موثر با ذی‌نفعان

تاکید بیشتری شود.

در سازمان‌های نیکوکاری نیز شرح شغل مشاغلی مانند مددکار اجتماعی، کارشناس جذب کمک‌های مردمی، هماهنگ‌کننده داوطلبان یا مسئول ارتباط با خیرین باید علاوه بر مهارت‌های تخصصی، شایستگی‌هایی مانند همدلی، مسئولیت‌پذیری، ارتباط مؤثر و توانایی تعامل با جامعه را نیز منعکس کند.

۸. از قالبی استفاده کنید که امکان مقایسه مشاغل را فراهم کند

یکی از اهداف مهم شرح شغل، کمک به تصمیم‌گیری‌های منابع انسانی است. بنابراین بهتر است همه شرح‌های شغلی سازمان از یک ساختار استاندارد پیروی کنند تا بتوان مشاغل مشابه را با یکدیگر مقایسه کرد.

استفاده از قالب یکسان موجب می‌شود:

• ارزیابی و طبقه‌بندی مشاغل با دقت بیشتری انجام شود.
• تعیین حقوق و مزایا بر پایه معیارهای منصفانه صورت گیرد.
• مسیر ارتقای شغلی کارکنان شفاف‌تر شود.
• مقایسه مسئولیت‌ها و انتظارات میان مشاغل مختلف آسان‌تر باشد.

البته این استانداردسازی نباید باعث شود ویژگی‌های منحصربه‌فرد هر شغل نادیده گرفته شود؛ بلکه ساختار کلی باید یکسان باشد و محتوای هر شرح شغل متناسب با همان موقعیت تنظیم شود.

شرح شغل، سندی پویا و قابل بازنگری استتدوین یک شرح شغل موثر را می‌توان ترکیبی از دانش مدیریت منابع انسانی و تجربه عملی دانست. یک شرح شغل موفق باید میان جامع بودن، سادگی، دقت، جذابیت و قابلیت استفاده تعادل برقرار کند.

همچنین نباید تصور کرد که شرح شغل پس از تدوین، برای همیشه ثابت باقی می‌ماند. با تغییر ساختار سازمان، توسعه فعالیت‌ها، تغییر فناوری، اصلاح فرایندها، ایجاد مسئولیت‌های جدید یا ورود به شرایط بحرانی، لازم است شرح شغل نیز به طور منظم بازنگری و به‌روزرسانی شود. بازبینی دوره‌ای شرح شغل مزایای متعددی دارد، از جمله:

• جذب نیروهای مناسب‌تر؛
• شفاف‌تر شدن انتظارات سازمان
• بهبود ارزیابی عملکرد
• توسعه بهتر کارکنان و داوطلبان؛
• افزایش هماهنگی میان ساختار سازمان و وظایف افراد

چگونه یک شرح شغل یا شرح وظیفه تدوین کنیم؟

اگر قصد دارید برای یک موقعیت شغلی جدید، شرح شغل تهیه کنید یا شرح شغل فعلی را به‌روزرسانی کنید، بهتر است این کار را به‌صورت مرحله‌به‌مرحله و بر اساس یک فرایند مشخص انجام دهید.

پیش از شروع نگارش، ابتدا باید اطلاعات دقیقی درباره شغل جمع‌آوری کنید. بهترین منابع برای این کار عبارتند از:

• کارکنانی که در حال حاضر این شغل را انجام می‌دهند
• مدیر یا سرپرست مستقیم؛
• همکارانی که با این موقعیت شغلی تعامل دارند

می‌توانید از طریق مصاحبه، پرسش‌نامه یا جلسات گروهی اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید.

در این مرحله بهتر است به پرسش‌های زیر پاسخ داده شود:

• مهم‌ترین وظایف روزانه، هفتگی و ماهانه این شغل چیست؟
• هر فعالیت تقریبا چه میزان از زمان کاری را به خود اختصاص می‌دهد؟
• برای انجام کار از چه ابزارها، نرم‌افزارها یا تجهیزات استفاده می‌شود؟
• این شغل با کدام واحدها، کارکنان یا ذی‌نفعان در ارتباط است؟
• مهم‌ترین چالش‌ها و مسئولیت‌های این موقعیت شغلی چیست؟

اگر شغل جدیدی در سازمان ایجاد می‌شود و هنوز فردی آن را بر عهده ندارد، بهتر است وظایف آن را بر اساس اهداف سازمان و نیازهای واحد مربوطه تعریف کنید و مشخص سازید این موقعیت قرار است چه ارزشی برای سازمان ایجاد کند.

گام دوم: وظایف و هدف شغل را مشخص کنید

پس از تحلیل شغل، نوبت به تدوین وظایف و مسئولیت‌های آن می‌رسد.

در این مرحله بهتر است:

• وظایف به صورت روشن، دقیق و با استفاده از افعال عملیاتی نوشته شوند
• مسئولیت‌های اصلی از وظایف فرعی تفکیک شوند
• هدف کلی از ایجاد این موقعیت شغلی بیان شود
• حدود اختیارات، مسئولیت‌ها و سطح تصمیم‌گیری فرد مشخص گردد

گام سوم: شرایط احراز و شایستگی‌های موردنیاز را تعیین کنید

در این مرحله باید مشخص کنید که فرد برای انجام موفق این شغل به چه دانش، مهارت‌ها و شایستگی‌هایی نیاز دارد.

بهتر است شرایط احراز را به دو گروه تقسیم کنید:

·       شرایط ضروری

این موارد حداقل شرایطی هستند که بدون آنها انجام شغل امکان‌پذیر نیست؛ مانند:

• مدارک یا مجوزهای قانونی
• تخصص یا مهارت‌های فنی ضروری
• تجربه کاری الزامی

·       شرایط ترجیحی

این موارد الزامی نیستند، اما داشتن آنها یک مزیت محسوب می‌شود؛ مانند:

• سابقه فعالیت در موسسه نیکوکاری
• آشنایی با نرم‌افزارهای خاص
• تجربه مدیریت تیم
• مهارت در زبان دوم

توصیه: از درج فهرست‌های بسیار طولانی از شرایط و مهارت‌ها خودداری کنید. پژوهش‌ها نشان می‌دهد هرچه شرایط طولانی‌تر باشد، احتمال اینکه افراد واجد شرایط، به‌ویژه زنان، برای آن موقعیت شغلی درخواست همکاری ارسال کنند کاهش می‌یابد. بنابراین، تنها مهارت‌ها و شرایطی را ذکر کنید که واقعا برای موفقیت در شغل ضروری هستند.

گام چهارم: شرح شغل را تدوین، بازبینی و تایید کنید

پس از تکمیل اطلاعات، شرح شغل را به صورت نهایی تنظیم کنید. در نگارش نسخه نهایی به موارد زیر توجه داشته باشید:

• از زبان ساده، روان و قابل فهم استفاده کنید.
• از واژه‌ها و عبارت‌های فراگیر و بدون سوگیری استفاده کنید.
• همه شرح‌های شغلی سازمان از یک قالب و ساختار واحد پیروی کنند.
• مدیر مستقیم و واحد منابع انسانی متن نهایی را بازبینی و تایید کنند.

پس از تایید، شرح شغل باید در محلی نگهداری شود که مدیران، کارکنان و سایر افراد مرتبط در صورت نیاز به آن دسترسی داشته باشند.

آیا داوطلبان به شرح وظیفه نیاز دارند؟

همان‌طور که کارکنان موظف برای انجام صحیح مسئولیت‌های خود به شرح شغل و شرح وظیفه نیاز دارند، داوطلبان نیز برای آگاهی از نقش، مسئولیت‌ها و انتظارات سازمان به شرح وظیفه یا شرح نقش داوطلبی (Volunteer Role Description) نیاز دارند.

شرح وظیفه داوطلب، سندی است که فعالیت‌ها، مسئولیت‌ها و حدود اختیارات یک نقش داوطلبانه را مشخص می‌کند. این سند به مدیران، کارکنان و داوطلبان کمک می‌کند تا درک مشترکی از وظایف هر فرد داشته باشند و از بروز ابهام یا تداخل مسئولیت‌ها جلوگیری شود. وجود این سند، کمک مستقیمی به حفظ داوطلبان می‌کند.

بهتر است هر داوطلب پیش از آغاز همکاری، شرح وظیفه‌ای روشن و قابل فهم دریافت کند. اگرچه این شرح معمولا به صورت مکتوب ارائه می‌شود، اما در صورت نیاز می‌توان آن را در قالب‌های دیگری مانند فایل صوتی، نسخه با قلم درشت یا ویدئو نیز در اختیار داوطلبان قرار داد تا برای همه افراد قابل دسترس باشد.

همچنین، شرح وظایف داوطلبان باید با سیاست‌ها و دستورالعمل‌های مدیریت داوطلبان در سازمان هماهنگ باشد و از قالبی یکسان پیروی کند تا همه نقش‌های داوطلبی به شیوه‌ای استاندارد تعریف شوند.

مهم‌ترین کاربردهای شرح وظیفه برای داوطلبان

تدوین شرح وظیفه برای داوطلبان مزایای متعددی دارد:

• ارائه اطلاعات کامل درباره نقش داوطلبانه، فراتر از توضیحاتی که در جلسات معارفه یا مصاحبه ارائه می‌شود
• کمک به داوطلبان برای ارزیابی اینکه آیا این نقش با مهارت‌ها، توانایی‌ها، علایق و انتظارات آن‌ها همخوانی دارد یا خیر
• ایجاد معیارهای روشن برای ارزیابی عملکرد و ارائه بازخورد به داوطلبان
• شفاف‌سازی حدود مسئولیت‌ها و نحوه تعامل این نقش با سایر کارکنان و داوطلبان، به‌منظور جلوگیری از تداخل وظایف و افزایش هماهنگی در تیم

در سازمان‌های نیکوکاری و خیریه، که بخش قابل‌ توجهی از فعالیت‌ها توسط داوطلبان انجام می‌شود، داشتن شرح وظیفه برای هر نقش داوطلبانه نه‌تنها به افزایش نظم و اثربخشی فعالیت‌ها کمک می‌کند، بلکه تجربه بهتری برای داوطلبان ایجاد کرده و احتمال تداوم همکاری آنها با سازمان را نیز افزایش می‌دهد.

چگونه برای داوطلبان شرح وظیفه بنویسیم؟

شرح وظیفه داوطلب باید به اندازه‌ای اطلاعات ارائه دهد که فرد بتواند تشخیص دهد آیا این نقش با علایق، توانایی‌ها و انگیزه‌های او همخوانی دارد یا خیر. در عین حال، نباید آنقدر طولانی و پرجزئیات باشد که داوطلب پیش از گفت‌وگو با سازمان، احساس کند واجد شرایط نیست و از ادامه فرایند انصراف دهد.

بهترین شرح وظیفه برای داوطلبان، کوتاه، شفاف و جذاب است. معمولا یک پاراگراف برای معرفی نقش، همراه با فهرستی از مهم‌ترین مسئولیت‌ها، برای این منظور کافی است.

در شرح وظیفه داوطلبان چه مواردی را باید درج کرد؟

برای تدوین یک شرح وظیفه استاندارد، بهتر است اطلاعات زیر در آن گنجانده شود:

• هدف از نقش داوطلبی: در یک جمله توضیح دهید که این نقش چگونه به تحقق ماموریت و اهداف موسسه نیکوکاری یا خیریه شما کمک می‌کند
• شرح کلی نقش: در یک جمله بیان کنید که فردی که این نقش را بر عهده می‌گیرد، به طور کلی چه فعالیت‌هایی انجام خواهد داد
• ویژگی‌های مناسب برای این نقش: در دو یا سه جمله توضیح دهید چه افرادی برای این نقش مناسب‌تر هستند. برای مثال می‌توانید به علایق، ارزش‌ها، مهارت‌های ارتباطی، روحیه همکاری یا میزان آمادگی برای فعالیت در شرایط مختلف اشاره کنید
• فهرست مهم‌ترین وظایف: مهم‌ترین فعالیت‌ها و مسئولیت‌هایی را که در این نقش انجام می‌شوند، خلاصه و فهرست‌وار بیان کنید. در صورت وجود، می‌توانید برای هر وظیفه توضیحات یا اسناد تکمیلی نیز ارائه دهید.

شرح وظیفه داوطلبان را کجا منتشر کنیم؟

برای اینکه افراد بیشتری با فرصت‌های داوطلبی موسسه نیکوکاری شما آشنا شوند، بهتر است شرح وظایف در بخش‌های مختلف منتشر شود، از جمله:

• صفحه معرفی فرصت‌های همکاری در وب‌سایت سازمان
• فراخوان‌ها و کمپین‌های جذب داوطلب
• بروشورها، شبکه‌های اجتماعی یا پیام‌های اولیه‌ای که برای معرفی فرصت‌های داوطلبی منتشر می‌شوند

تدوین یک شرح وظیفه روشن و جذاب، به داوطلبان کمک می‌کند با آگاهی بیشتری برای همکاری تصمیم بگیرند و سازمان نیز بتواند افرادی را جذب کند که بیشترین تناسب را با نیازهای آن و ماموریت سازمان دارند.

جمع‌بندی

در نهایت، می‌توان گفت شرح شغل و شرح وظیفه صرفا اسناد اداری نیستند، بلکه از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت منابع انسانی برای ایجاد شفافیت، انسجام و اثربخشی در سازمان به شمار می‌روند.

در سازمان‌های نیکوکاری و خیریه، که موفقیت فعالیت‌ها تا حد زیادی به همکاری کارکنان، داوطلبان و ذی‌نفعان وابسته است، تدوین شرح شغل و شرح وظیفه‌ای دقیق، شفاف و به‌روز، زمینه جذب افراد مناسب، توزیع عادلانه مسئولیت‌ها، ارزیابی منصفانه عملکرد و ارتقای کیفیت خدمات را فراهم می‌کند. ازاین‌رو، سازمان‌ها باید این اسناد را به‌عنوان ابزارهایی پویا در نظر بگیرند و همگام با تغییر نیازها، ساختارها و برنامه‌های خود، آنها را به صورت مستمر بازنگری و به‌روزرسانی کنند تا همواره پاسخگوی الزامات سازمان و انتظارات نیروهای انسانی و داوطلبان باشند.

اگر در سازمان‌تان:

• شرح شغل ندارید
• شرح شغل دارید و از استاندارد بودن آن مطمئن نیستید
• شرح شغل دارید اما می‌خواهید آن را به‌روزرسانی کنید
• یا به صورت کلی در بخش مدیریت کارکنان و داوطلبان نیاز به کمک دارید،

پیشنهاد ما استفاده از خودارزیابی رایگان افراست.