چارت سازمانی سمن‌ها، سلسله مراتب سازمانی و وظایف هر یک از واحدها و افراد را به طور واضح و گویا نشان می‌دهد. این چارت به عنوان نقشه راهی برای سازمان عمل میکند و به ذی‌نفعان مختلف مانند کارکنان، داوطلبان، حامیان و ذی‌نفعان خارجی کمک میکند تا ساختار و نحوه عملکرد سازمان را به درستی درک کنند. در این مقاله ضمن تعریف و اهمیت چارت سازمانی، راهنمایی لازم جهت تدوین یک چارت سازمانی برای موسسه مردم‌نهاد به شما ارائه خواهیم داد و همچنین انوع چارت‌های سازمانی را مرور خواهیم کرد؛ پس با مجله افرا همراه باشید.
تعریف چارت سازمانی
چارت سازمانی در سازمان‌های مردم‌نهاد، نمایشی گرافیکی از سلسله‌مراتب سازمانی است که عناوین و حوزه‌های مسئولیت افراد را نشان می‌دهد. نمودار سازمانی در سازمان مردم‌نهاد به شما کمک میکند بفهمید سازمان چگونه کار میکند، به چه کسانی خدمات می‌دهد و چگونه همه آنها به هم مرتبط هستند. چارت سازمانی، روشی ساده و مؤثر برای سازماندهی اطلاعات مهم در مورد ساختار سازمانی موسسه‌های مردم‌نهاد و ابزاری موثر برای مدیریت و بهبود کارایی یک سازمان، کارکنان و اعضای آن است. چارت‌های سازمانی می تواند به کارکنان و اعضای هیئت مدیره کمک کند تا نقش خود را در سازمان بهتر درک کنند.
اهمیت چارت سازمانی در موسسه‌های مردم‌نهاد
چارت سازمانی، ساختار سازمان شما را به‌صورت بصری نشان می‌دهد و سلسله مراتب و روابط بین نقش‌ها و بخش‌های مختلف را مشخص میکند. برخی از دلایل اهمیت چارت سازمانی عبارت‌اند از:
- ارتباط شفاف: نمودار سازمانی تضمین میکند که هر عضو سازمان نقش، مسئولیت‌ها و خطوط گزارش خود را درک کند و منجر به ارتباطات شفاف‌تر و کار تیمی بهتر می‌شود.
- تصمیم‌گیری کارآمد: یک نمودار سازمانی که به خوبی طراحی شده به سازمان کمک میکند تا افراد مناسب را برای مشارکت در تصمیم‌گیری‌های حیاتی شناسایی کنید و تصمیم‌گیری سریع‌تر و موثرتر را ممکن می‌سازد.
- پاسخگویی: یک نمودار سازمانی به طور واضح وظایف خاص افراد در سازمان را مشخص کرده و احساس مسئولیت را در بین اعضای تیم تقویت میکند.
- حضور در سازمان و آموزش: یک نمودار سازمانی جامع، فرآیند عضویت را برای کارمندان و داوطلبان جدید ساده میکند و به آنها درک روشنی از ساختار سازمان ارائه می‌دهد.
نحوه تهیه چارت سازمانی در موسسات نیکوکاری
برای تهیه یک چارت سازمانی برای موسسه مردم‌نهاد خود بهتر است مراحل زیر را دنبال کنید:
۱. فرهنگ و سلسله مراتب سازمان خود را درک کنید
سازمان‌هایی که ساختاری از بالا به پایین (Hierarchical) دارند و سازمان‌هایی که ساختار افقی (Flat) دارند، بسیار متفاوت‌اند. رهبری و کارکنان این سازمان‌ها باید بازنمایی بصری از نحوه عملکرد سازمانشان، داشتن پست‌های رهبری در سازمان و اینکه چه بخش‌هایی از سازمان مردم‌نهاد ضروری است، داشته باشند. قبل از اینکه شروع به تنظیم نمودار سازمان مردم‌نهاد خود کنید، باید درک قوی‌ای از نوع سازمانی که هستید و نحوه کار هر گروه در سازمان شما با هم داشته باشید.
۲. روابط و ساختار تصمیم‌گیری را به وضوح تعریف کنید
نمودار سازمانی با خطوط گزارش‌دهی واضح به ساده‌سازی فرآیند تصمیم‌گیری در سازمان مردم‌نهاد شما کمک میکند. همچنین ممکن است کارکنان را تشویق کند که با دیدن آینده سازمان مردم‌نهاد شما، در سازمان باقی بمانند.
هنگام ایجاد نمودار سازمانی خود، باید خطوط گزارش دهی کاملاً مشخصی داشته باشید. روابط درون هر بخش و بین بخش ها باید واضح و قابل درک باشد.
۳. ابزار مناسب را پیدا کنید
سازمان‌های مردم‌نهاد ممکن است از ابزارهای طراحی مانند Photoshop یا InDesign برای ایجاد نمودار سازمانی خود استفاده کنند. اگر یک طراح در بین کارکنان خود ندارید، شرکت‌های طراحی آنلاین هستند که قالب‌هایی دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید.
همچنین می‌توانید از Figma برای طراحی چارت سازمانی خود استفاده کنید. در Figma (دارای نسخه وب) چارت‌های سازمانی متفاوتی وجود دارد که می‌توانید آنها را شخصی‌سازی کرده و از آن خروجی بگیرید.
۴. نام و عناوین تمامی کارکنان و اعضای هیئت مدیره را فهرست کنید
در یک نمودار سازمانی لازم است تا اطلاعاتی از قبیل نام، عنوان، مکان و اطلاعات تماس هر یک از کارکنان فهرست شده باشد تا امکان برقراری ارتباط با آنها میسر باشد. وقتی نمودار سازمانی خود را ایجاد می‌کنید، می‌توانید اطلاعات لازم در مورد هریک از نقش‌های سازمان را داشته باشید و این به هنگام ایجاد شرح شغل و برنامه‌ریزی‌های سازمان کمک میکند.
اطلاعات زیر نیز می‌تواند در چارت سازمانی گنجانده شود:
- شرح شغل
مدیر سازمان مردم‌نهاد می‌تواند از نمودارهای سازمانی هنگام تصمیم‌گیری برای استخدام استفاده کند. گنجاندن شرح وظایف می‌تواند به آسانتر شدن این تصمیمات کمک کند.
- تصاویر
در سازمان‌های مردم‌نهاد، یک نمودار سازمانی که شامل تصاویر کارکنان شما است به ایجاد روابط کمک میکند. وقتی اسم و چهره کسی را می‌دانید راحت‌تر می‌توانید با او ارتباط برقرار کنید.
- اطلاعات تماس
کارکنان سازمان‌های مردم‌نهاد اغلب خارج از ساعات کاری با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. گنجاندن اطلاعات تماس اعضای کارکنان خود در نمودار سازمانی این ارتباط را آسانتر میکند.
۵. مطمئن شوید که نمودار سازمانی شما به راحتی برای همه قابل دسترسی است
اگر همه افراد یک سازمان به نمودار سازمانی دسترسی نداشته باشند آن نمودار سازمانی بی‌فایده است. هنگامی که سلسله‌مراتب، روابط، نام‌ها و اطلاعات تماس سازمان مردم‌نهاد خود را ایجاد و نهایی کردید، باید بتوانید آن را با همه کارکنان و اعضای هیئت مدیره به اشتراک بگذارید. بسته به اندازه سازمان مردم‌نهاد خود، می توانید این کار را با نسخه های چاپ شده، از طریق ایمیل یا برنامه‌های دیگر با افراد سازمان به اشتراک بگذارید.
انواع چارت سازمانی
انتخاب نوع نمودار سازمانی مناسب برای سازمان مردم‌نهاد شما به اندازه، اهداف و نیازهای عملیاتی سازمان شما بستگی دارد. مزایا و معایب هر ساختار و اینکه چگونه با اهداف سازمان شما همسو می‌شوند را در نظر بگیرید تا تصمیمی آگاهانه بگیرید. به یاد داشته باشید، یک نمودار سازمانی موثر ثابت نیست و باید با تکامل سازمان شما بررسی و تنظیم شود.
۱. نمودار سازمانی سلسله‌مراتبی
نمودار سازمانی سلسله مراتبی (Hierarchical) سنتی‌ترین و پرکاربردترین نوع چارت سازمانی است که نشان دهنده رویکردی از بالا به پایین است که در آن قدرت از بالاترین سطح مدیریت به گروه‌های زیردست جریان می‌یابد. در سازمان‌های مردم‌نهاد این نمودار معمولاً با هیئت مدیره در بالا شروع می‌شود و پس از آن مدیر اجرایی یا مدیرعامل، و سپس در سطوح مختلف مدیریت و کارکنان به پایین می‌رود.
مناسب برای: سازمان‌های مردم‌نهاد و موسسه‌های نیکوکاری کوچک
مزایا:
از جمله مزیت‌های این نوع چارت سازمانی، ارائه گزارش شفاف و درک و پیاده‌سازی آسان است.
معایب:
ممکن است موانع ارتباطی بین سطوح مختلف سازمان ایجاد کند. ممکن است به تصویر کشیدن عملکرد متقابل بین بخش‌های مختلف دشوار باشد، بنابراین افراد ممکن است ندانند که تیم‌های مختلف چگونه از طریق این دیدگاه سازمانی با یکدیگر تعامل دارند و از یکدیگر حمایت می‌کنند.
۲. نمودار سازمانی عملکردی
چارت سازمانی عملکردی (Functional)، موسسه مردم‌نهاد را بر اساس وظایف خاص، مانند امور مالی، بازاریابی، عملیات و منابع انسانی به بخش‌هایی تقسیم میکند. هر بخش توسط یک فرد رهبری شده و مستقیماَ به مدیرعامل یا مدیر اجرایی گزارش داده می‌شود.
مناسب برای: موسسه‌هایی با تمرکز قوی بر حوزه‌های عملکردی خاص و نقش‌های مشخص و تعریف‌شده
مزایا:
تشویق به تخصص در بخش‌ها تصمیم‌گیری را در حوزه‌های عملکردی ساده میکند و نشان می‌دهد که چگونه عملکردهای مختلف در سازمان به یکدیگر متصل می‌شوند.
معایب:
این نوع چارت سازمانی در سازمان‌هایی که ممکن است اهداف و اولویت‌های خود را توسعه دهند، می‌تواند منجر به تضاد و منافع رقابتی در مورد تخصیص منابع شود. از طرفی نیز می‌تواند بوروکراسی را تقویت کند چون در این صورت قوانین و رویه‌های سازمان مهم‌تر از نوآوری و سازگاری هستند.
۳. نمودار سازمانی تقسیمی
نمودار سازمانی تقسیمی (Divisional)، سازمان را بر اساس برنامه‌ها، پروژه‌ها یا مناطق جغرافیایی سازماندهی میکند و هر بخش به طور نسبی مستقل عمل میکند. هر یک از قسمت‌ها دارای بخش‌های عملکردی خود هستند و به یک رئیس بخش گزارش می‌دهند و در نهایت گزارش به مدیر اجرایی یا مدیر عامل می‌رسد. این نوع از چارت‌های سازمانی مناسب سازمان‌های مردم‌نهاد بزرگ با برنامه‌ها و پروژه‌های متعدد است.
مناسب برای: سازمان‌های غیرانتفاعی بزرگ‌تر با برنامه‌ها یا پروژه‌های متعدد یا آن‌هایی که در مناطق جغرافیایی مختلف فعالیت می‌کنند.
مزایا:
این نوع از نمودار سازمانی امکان استقلال، انعطاف، هماهنگی و ارتباط بهتر را در بخش‌های مختلف تسهیل میکند. .
معایب:
از جمله معایب این نوع چارت سازمانی می‌توان به تکرار منابع و تلاش‌ها در بخش‌های مختلف اشاره کرد. همچنین ممکن است به جای تقویت همکاری، رقابت در بین بخش‌های مختلف ایجاد کند.
۴. نمودار سازمانی ماتریسی
نمودار سازمانی ماتریسی (Matrix) عناصر نمودارهای عملکردی و تقسیمی را ترکیب می کند. در این مدل، کارکنان به یک مدیر عملکردی و یک مدیر پروژه یا برنامه گزارش می‌دهند و یک رابطه گزارش‌دهی دوگانه ایجاد می کنند.
مناسب برای: سازمان‌های غیرانتفاعی بزرگ‌تر با برنامه‌ها یا پروژه‌های متعدد یا آن‌هایی که در مناطق جغرافیایی مختلف فعالیت می‌کنند.
مزایا:
همکاری و ارتباط بین بخش‌ها و پروژه‌ها را ارتقا می‌دهد و استفاده کارآمد از منابع و تخصص در سراسر سازمان را تشویق می کند
معایب:
می‌تواند منجر به سردرگمی و درگیری در خطوط گزارش شود همچنین ممکن است نیاز به هماهنگی و تلاش‌های ارتباطی بیشتری داشته باشد.
۵. چارت مسطح
سازمان های دارای چارت سازمانی مسطح (Flat)، برعکس سازمان‌های دارای چارت سازمانی سلسله مراتبی هستند. لایه های کمتری در این نمودارها وجود دارد و سازمان افراد بیشتری خواهد داشت که مستقیماً به هیئت مدیره گزارش می دهند. این نوع سازمان از کارکنان می خواهد که خودشان را مدیریت کنند. تصمیمات اقدامات روزانه این سازمان توسط کارمند ناظر خود پروژه گرفته می شود. سازمان‌هایی که از این نوع نمودار سازمانی استفاده می‌کنند، به ابزارهای ارتباطی عالی نیاز دارند تا اطمینان حاصل کنند که کارکنانشان با جزئیات مهم ارتباط برقرار می‌کنند.
مناسب برای: موسسه‌های نیکوکاری کوچک با تعداد کارکنان کم، تیم‌های کاری کوچک، و نیازمند انعطاف‌پذیری و سرعت در تصمیم‌گیری
مزایا:
چارت سازمانی مسطبرای موسسه‌های نیکوکاری ارتباطات سریع‌تر و تصمیم‌گیری انعطاف‌پذیرتر را فراهم میکند.
معایب:
می‌تواند منجر به عدم وضوح نقش‌ها و افزایش حجم کار برای مدیران شود.
۶.چارت دایره‌ای
چارت سازمانی دایره‌ای (Round) از ایده اصلی نمودار سازمانی سلسله‌مراتبی پیروی می کند اما در سازمان‌های بزرگ‌تر مورد استفاده قرار می‌گیرد. مزایای استفاده از این نوع نمودار سازمان غیرانتفاعی ممکن است به مدیران یا حتی اعضای هیئت مدیره کمک کند تا نقش مهم‌تری در سازمان ایفا کنند. اگر امیدوارید که کمیته‌های هیئت‌مدیره یا افراد بر پروژه‌های خاص نظارت کنند، یک نمودار سازمانی دایره‌ای می‌تواند مدیر اجرایی یا رئیس هیئت مدیره را در مرکز قرار دهد تا عملیات کلی را رهبری کرده و مدیران و اعضای هیئت‌مدیره فردی در خارج برای نظارت بر برنامه‌های خاص قرار دهد.
مناسب برای: موسسه‌های نیکوکاری و خیریه‌ای که بر همکاری و مشارکت همه اعضا تأکید دارند و به دنبال توزیع متوازن مسئولیت‌ها هستند
مزایا:
چارت سازمانی دایره‌ای باعث افزایش همکاری و توزیع متوازن مسئولیت‌ها می‌شود.
معایب:
ممکن است منجر به عدم وضوح در تصمیم‌گیری و نقش‌ها گردد.
چارت سازمانی باید متناسب با اهداف و ماهیت موسسه باشد
انتخاب نوع نمودار سازمانی مناسب برای سازمان غیرانتفاعی شما به اندازه، اهداف و نیازهای عملیاتی سازمان شما بستگی دارد. مزایا و معایب هر ساختار و اینکه چگونه با اهداف غیرانتفاعی شما همسو می شوند را در نظر بگیرید تا تصمیمی آگاهانه بگیرید. به یاد داشته باشید، یک نمودار سازمانی موثر ثابت نیست و باید با تکامل سازمان شما بررسی و تنظیم شود.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.