مدیریت موفقیت‌آمیز یک سازمان مردم‌نهاد که مراقبت از افراد بی‌بضاعت و کم‌برخوردار در جامعه را فراهم می‌کند، مستلزم ترکیبی از فداکاری، برنامه‌ریزی استراتژیک، رهبری موثر و تمرکز قوی بر ماموریت سازمان است. در ادامه ضمن پاسخ به این سوال که مدیریت سازمان‌های چگونه صورت می‌گیرد به بررسی این موضوع خواهیم پرداخت که سازمان‌های مردم‌نهاد با چه چالش‌هایی مواجه هستند.
اهمیت مدیریت اثربخش در موسسات خیریه
مدیریت اثربخش برای موسسات خیریه از اهمیت حیاتی برخوردار است زیرا به آنها امکان می‌دهد تا به اهداف خود دست یافته و تأثیر مثبتی بر جهان بگذارند. بدون مدیریت صحیح، حتی خیرخواهانه‌ترین سازمان‌ها نیز می‌توانند با چالش‌هایی مانند ناکارآمدی، اتلاف منابع و عدم تحقق اهداف خود مواجه شوند.
در اینجا چند دلیل کلیدی برای اهمیت مدیریت در سازمان‌های مردم‌نهاد آورده شده‌است:
۱. افزایش کارایی
مدیریت اثربخش، به موسسه‌های خیریه کمک می‌کند تا فرآیندها و سیستم‌های خود را به گونه‌ای طراحی کنند که حداکثر کارایی را داشته باشند. این امر به نوبه خود می‌تواند منجر به صرفه‌جویی در زمان، پول و منابع شود.
۲. دستیابی به اهداف
مدیریت اثربخش، به سازمان‌های مردم‌نهاد کمک می‌کند تا اهداف خود را به طور واضح تعریف کنند، برنامه‌هایی برای دستیابی به آن اهداف ایجاد و پیشرفت خود را به طور منظم پیگیری کنند. این امر باعث می‌شود که همه منابع و تلاش‌ها به سمت دستیابی به نتایج مورد نظر هدایت شوند.
۳. افزایش تاثیر
داشتن مدیریت اثربخش در سازمان‌های مردم‌نهاد، باعث می‌شود این سازمان‌ها تاثیر حداکثری بر جامعه داشته باشند. موسسه‌های خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد با استفاده کارآمد از منابع و در نتیجه دستیابی به اهداف خود، می‌توانند تفاوت واقعی در زندگی افراد نیازمند ایجاد کنند.
۴. افزایش اعتماد
مدیریت اثربخش، به ایجاد اعتماد با ذینفعان کلیدی مانند خیرین و داوطلبان کمک می‌کند. هنگامی که مردم ببینند که یک موسسه خیریه به طور مسئولانه اداره می‌شود و منابع خود را به درستی مدیریت می‌کند، با احتمال بیشتری از آن حمایت می‌کنند.
۵. تضمین پایداری
مدیریت اثربخش، برای تضمین پایداری بلندمدت یک موسسه خیریه ضروری است. موسسه‌های خیریه با مدیریت صحیح منابع مالی، برنامه‌ریزی استراتژیک و تصمیم‌گیری صحیح، می‌توانند برای سال‌های متمادی به انجام کارهای خیرخواهانه ادامه دهند.
الگوی مدیریت موسسات خیریه
با توجه به ماهیت پیچیده و پویای فعالیت‌های سازمان‌های مردم‌نهاد، مدیریت اثربخش این سازمان‌ها از اهمیت بسزایی برخوردار است مدیریتی که بتواند ضمن بهینه‌سازی استفاده از منابع، به ارتقای کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها، جلب اعتماد ذینفعان و در نهایت تحقق اهداف سازمانی منجر شود. در ادامه به بررسی ابعاد یک الگوی مدیریتی اثربخش در سازمان‌های مردم‌نهاد می‌پردازیم.
حاکمیت سازمانی: کلید تحقق رسالت، شفافیت و پاسخگویی
استاندارد بین‌المللی مسئولیت اجتماعی، (ISO 26000)، حاکمیت سازمانی را این‌گونه تعریف می‌کند: «سیستمی که به وسیله آن یک سازمان، تصمیماتی را برای دستیابی به اهداف خود اتخاذ و اجرا می‌کند». سیستم‌های حکمرانی شامل فرآیندهای مدیریتی است که برای تحقق اهداف عملکردی و در عین حال در نظر گرفتن منافع ذینفعان طراحی شده‌اند.
انجمن جهانی متخصصان ریسک (GARP) اهمیت مفاهیمی مانند اعتبار، شفافیت و پاسخگویی را در ایجاد حکمرانی مؤثر برجسته می‌کند. GARP خاطرنشان می‌کند که حاکمیت شرکتی عبارت است از ” انجام کارها به روش صحیح و درست به دور از منافع شخصی.”
سه رکن اصلی حاکمیت سازمانی موثر در ادامه مورد بررسی قرار خواهد گرفت:
۱. وجهه قانونی و وجود ارکان
- آیا ارکان حاکمیت سازمانی مانند هیئت موسس، مجمع عمومی/هیئت امنا، هیئت مدیره و مدیرعامل به طور قانونی تشکیل شده‌اند؟
- آیا ساختار سازمانی با قوانین و مقررات مربوطه همخوانی دارد؟
۲. ایفای نقش ارکان حاکمیت سازمانی
- آیا هر یک از ارکان حاکمیت سازمانی به وظایف و تعهدات خود به درستی عمل می‌کنند؟
- آیا فرآیندهای تصمیم‌گیری و نظارت به طور شفاف و کارآمد انجام می‌شود؟
۳. تعامل و پاسخگویی به جامعه
- آیا سازمان با ذینفعان خود از جمله خیرین، کارکنان و جامعه مدنی تعامل سازنده دارد؟
- آیا به طور منظم به آنها گزارش عملکرد ارائه می‌دهد و در قبال اقدامات خود پاسخگو است؟
برای تقویت سیستم حاکمیت سازمانی خود، پیشنهاد می‌شود امور زیر را در نظر بگیرید:
۱. فرآیندها و ساختارهای حاکمیتی را متناسب با نیازهای سازمانی تطبیق دهید.
۲. نقش‌ها، مسئولیت‌ها و اختیارات تفویض شده را به روشنی تعریف و با آنها ارتباط برقرار کنید.
۳. از شفافیت سیستم حاکمیت سازمانی برای ذینفعان خود اطمینان حاصل کنید.
۴. سیستم حاکمیت سازمانی را به صورت دوره‌ای بررسی کنید.
سرمایه انسانی: کلید دستیابی به چشم‌انداز و تعالی سازمانی
قبل از مطالعه این بخش به شما پیشنهاد می‌شود نگاهی به مدیریت منابع انسانی در موسسات نیکوکاری و داوطلبانه داشته باشید.
مدیریت کارآمد کارکنان باید در راس اولویت‌های شما برای بهبود سازمان باشد. یک سازمان مردم‌نهاد باید برای جذب، توسعه و حفظ کارکنان واجد شرایط و مشتاق تلاش کند، زیرا آنها کلید موفقیت یک کسبوکار هستند.
صرف نظر از اندازه سازمان مردم‌نهاد، فرآیند جذب، به‌کارگیری، نگهداری، ارزشیابی و توسعه برای هر دو دسته نیروی داوطلب و موظف سازمان ضروری است. افرادی که برای سازمان شما کار می‌کنند، موفقیت آن را تعیین می کنند. یافتن افراد مناسب و کمک به آنها در موفقیت در نقش هایشان ضروری است تا سازمان شما بتواند رشد کند. سیاست‌ها و اقدامات سازمان در قبال نیروهای داوطلب و موظف، رویکرد به استفاده حداکثری از نیروی انسانی، و میزان به‌کارگیری دانش روز در طراحی سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی، همگی نقشی تعیین‌کننده در تحقق اهداف و چشم‌انداز سازمان ایفا می‌کنند
ارتباطات: کلید اعتبار، اعتماد و پایداری سازمان‌های مردم نهاد
بقای یک موسسه نیکوکاری در گرو کسب خوشنامی و اعتبار در جامعه است. این اعتبار، جریان جذب منابع مالی و غیرمالی را به جریانی پایدار و قابل اتکا تبدیل می‌کند. داشتن ذی‌نفعانی معتمد و مبلغ دستاوردهای ارزشمند، گامی اساسی در مسیر پیشرفت هر موسسه نیکوکاری است. این امر از طریق فعالیت‌های هدفمند در حوزه ارتباطات قابل حصول است.
در بعد ارتباطات، باید به فعالیت‌ها و سازوکارهای موسسه در ارتباط با برندینگ، ارتباط با ذینفعان و ذی‌ربطان درون‌سازمانی و برون‌سازمانی، بازاریابی و جلب مشارکت مالی و غیرمالی مورد بررسی قرار گیرد. از جمله عوامل مطرح در بعد ارتباطات شامل:
- اهمیت برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی کمپین‌های تبلیغاتی
- طراحی و اجرای برنامه‌های بازاریابی اثربخش
- تدوین و پیاده‌سازی استراتژی برندینگ قوی
- به‌کارگیری کانال‌های ارتباطی متنوع و کارآمد
- توسعه و حفظ رابطه مثبت با ذینفعان داخلی و خارجی
- کمک به شکوفایی اقتصاد نیکوکاری و ایجاد ارتباط سالم بین موسسه‌های نیکوکاری
تامین مالی پایدار: رکن اساسی اعتماد‌سازی سازمان‌های مردم‌نهاد
تامین مالی پایدار، چالشی همیشگی برای بسیاری از سازمان‌های مردم‌نهاد است. اتکای صرف به منابع مالی محدود و غیرقابل پیش‌بینی، می‌تواند ثبات و برنامه‌ریزی بلندمدت این موسسه‌ها را مختل کند. در این میان، مدیریت کارآمد منابع مالی و به‌ویژه روش‌های گزارش‌دهی و کنترل‌های مالی، نقشی اساسی در ارتقای شفافیت و پاسخگویی این موسسه‌ها ایفا می‌کند.
شفافیت و پاسخگویی، دو رکن اساسی برای جلب اعتماد ذینفعان، به ویژه حامیان مالی، هستند. موسسه‌ای که بتواند به طور شفاف نحوه مصرف منابع مالی و اثربخشی فعالیت‌های خود را به اطلاع حامیان برساند، اعتماد آنها را جلب کرده و از تداوم حمایت‌های مالی آنان اطمینان حاصل می‌کند.
گزارش‌دهی دقیق و مبتنی بر آمار و اطلاعات، کلید دستیابی به شفافیت است. موسسه‌های باید به‌طور دوره‌ای گزارش‌هایی را در خصوص منابع مالی دریافتی، نحوه مصرف آنها، دستاوردها و برنامه‌های آتی خود منتشر کنند.
علاوه بر شفافیت، پاسخگویی نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. موسسه‌های خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد باید در قبال عملکرد خود به ذینفعان، به ویژه حامیان مالی، پاسخگو باشند. این امر مستلزم استقرار سازوکارهایی برای دریافت نظرات و بازخورد ذینفعان و پیگیری مطالبات و دغدغه‌های آنها است.
برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی: بنیان حرکت هماهنگ و هدفمند در سازمان‌های مردم‌نهاد
حرکت هماهنگ و هدفمند کلیه اجزای یک سازمان در راستای تحقق ماموریت آن، نیازمند وجود یک نظام برنامه‌ریزی، اجرا، پایش و ارزیابی کارآمد و اثربخش است. این نظام باید به‌گونه‌ای طراحی شود که ضمن تضمین تحقق اهداف سازمانی، تعهد سازمان به جامعه را نیز به طور شفاف منعکس کند.
چالش‌های رایج در برنامه‌ریزی و اجرا در سازمان‌های مردم‌نهاد
بسیاری از سازمان‌های مردم‌نهاد با وجود داشتن برنامه و بودجه سالانه مصوب، با چالش‌های متعددی در زمینه برنامه‌ریزی و اجرا روبرو هستند. برخی از این چالش‌ها عبارتند از:
- عدم همسویی برنامه با اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان: در بسیاری از موارد، برنامه سالانه بدون در نظر گرفتن اهداف و استراتژی‌های کلان سازمان تدوین می‌شود و در نتیجه، انسجام و یکپارچگی لازم را در فعالیت‌های سازمان ایجاد نمی‌کند.
- فقدان سازوکارهای مناسب برای پایش و ارزیابی: بسیاری از سازمان‌های مردم‌نهاد از سازوکارهای مناسب برای پایش و ارزیابی برنامه‌ها و فعالیت‌های خود برخوردار نیستند. این امر منجر می‌شود تا سازمان نتواند از میزان پیشرفت برنامه‌ها در دستیابی به اهداف خود آگاه شود و در صورت نیاز، اصلاحات لازم را انجام دهد.
- عدم انعطاف‌پذیری در برنامه‌ها: برنامه‌های سالانه در بسیاری از موارد انعطاف‌پذیری لازم را برای انطباق با شرایط و تحولات محیطی ندارند. این امر می‌تواند منجر به ناکارآمدی برنامه‌ها و عدم دستیابی به اهداف شود.
بهبود مستمر: رکن پایداری سازمان های مردم نهاد
در حالی که سازمان های مختلف ممکن است برای این مولفه مراحل مختلفی را اتخاذ کنند، بهبود مستمر در نهایت باید منعکس‌کننده نیازها و اهداف خاص سازمان شما باشد. توجه به تحولات سریع در فضای حاکم بر موسسه‌های نیکوکاری، رقابتی شدن روزافزون در جذب منابع مالی و لزوم توسعه و ارتقای خدمات ارائه شده به گروه‌های هدف، توجه به بهبود مستمر و تبدیل آن به فرهنگ سازمانی، نقشی حیاتی در بقاء و پیشرفت این موسسه‌ها ایفا می‌کند.
دغدغه بهبود مستمر و نهادینه کردن آن در فرهنگ سازمانی، به موسسه‌های نیکوکاری کمک می‌کند تا:
- به طور مداوم قابلیت نوآوری و یادگیری را در خود ایجاد و تقویت کنند.
- با نوسازی مستمر زیرساخت‌های مدیریتی خود توان این را داشته باشند که پیش از بروز هر مشکلی، راه حل مناسب برای آن را داشته باشند.
- با چالش‌های پیش رو به طور مؤثر و کارآمد روبرو شده و بر آنها غلبه کنند.
- فرصت‌های جدید را شناسایی و از آنها به بهترین نحو بهره‌برداری کنند.
- در نهایت، به اهداف و چشم‌انداز خود به طور پایدار دست یابند.
فناوری: بازوی توانمند سازمان‌های مردم‌نهاد در عصر تحول
در دنیای امروز که تحولات فناورانه با سرعتی شگفت‌آور در حال وقوع هستند، سازمان‌های مردم‌نهاد نیز برای بقا و پیشرفت خود ناگزیرند که از فناوری‌های نوین استفاده کنند. به‌کارگیری هوشمندانه فناوری می‌تواند به این موسسه‌ها در انجام بهتر رسالت خود، ارتقای کارایی و اثربخشی فعالیت‌ها و ارائه خدمات باکیفیت‌تر به ذینفعان کمک کند.
نقش کلیدی فناوری در موسسات غیرانتفاعی
فناوری در ابعاد مختلفی می‌تواند به موسسات غیرانتفاعی یاری رساند، از جمله:
- مستندسازی و مدیریت دانش: فناوری‌های نوین مانند نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و سیستم‌های مدیریت اطلاعات، به سازمان‌های مردم‌نهاد کمک می‌کنند تا اطلاعات و داده‌های خود را به طور نظام‌مند جمع‌آوری، ذخیره‌سازی و سازماندهی کنند. این امر منجر به بهبود دسترسی به اطلاعات، تسهیل اشتراک‌گذاری دانش و ارتقای کیفیت تصمیم‌گیری می‌شود.
- تسریع عملیات: فناوری می‌تواند بسیاری از فرآیندهای دستی و زمان‌بر را خودکار کند و به این ترتیب، به سازمان‌های مردم‌نهاد در صرفه‌جویی در زمان و منابع کمک کند. به عنوان مثال، با استفاده از نرم‌افزارهای جمع‌آوری کمک‌های آنلاین می‌توانید فرآیند دریافت کمک‌های مالی را تسهیل کنید.
- ارتقای کیفیت تصمیم‌گیری: تجزیه و تحلیل داده‌ها، یکی از مهم‌ترین کاربردهای فناوری در سازمان‌های مردم‌نهاد است. با استفاده از ابزارهای تحلیلی، این موسسه‌ها می‌توانند داده‌های مربوط به فعالیت‌ها، ذینفعان و نتایج خود را جمع‌آوری و تحلیل کنند و از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر استفاده کنند.
- ارائه خدمات باکیفیت‌تر: فناوری می‌تواند به سازمان‌های مردم‌نهاد در ارائه خدمات بهتر به ذینفعان خود کمک کند. به عنوان مثال، استفاده از پلتفرم‌های یادگیری آنلاین می‌تواند به این موسسه‌ها در ارائه آموزش‌های از راه دور به افراد نیازمند کمک کند و یا استفاده از شبکه‌های اجتماعی می‌تواند به آنها در برقراری ارتباط بهتر با حامیان مالی و ذینفعان خود یاری رساند.
چالش‌های مدیریت سازمان‌های مردم‌نهاد
سازمان‌های غیردولتی در حال حاضر با مشکلات متعددی روبرو هستند که همیشه برای مقابله با آنها آمادگی ندارند در ادامه به برخی از این مشکلات اشاره خواهیم کرد و راه حل مقابله با آن را مورد بررسی قرار خواهیم داد.
۱. کمبود بودجه
هدف یک سازمان غیردولتی فقط انجام یک پروژه نیست. پس از موفقیت یک پروژه خاص، می‌خواهند ارتباط خود را با ذینفعان حفظ کرده و از پیشرفت مستمر اطمینان حاصل کنند. جدای از آن، سازمان‌های غیردولتی نیز می‌خواهند به افراد و جوامع بیشتری بسته به نیازشان کمک کنند. برای انجام این کار، باید دائماً بودجه کسب کنند. نداشتن بودجه کافی نه تنها باعث می‌شود در انجام پروژه‌ها با مشکل مواجه شوند، بلکه این سازمان‌ها با توجه به وجود هزینه‌های زیاد، در معرض خطر قرار می‌گیرند.
۲. نداشتن برنامه‌ریزی استراتژیک
داشتن برنامه‌ریزی استراتژیک برای سازمان‌های مردم‌نهاد از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است زیرا نقشه راه را برای رسیدن به چشم‌انداز سازمان فراهم می‌کند. گاهی اوقات، بسیاری از ایده‌های روشن ممکن است به جایی برسد، اما همچنین می‌تواند باعث سردرگمی شود و شما را از هدف اولیه دور کند. اگرچه بسیاری از ایده‌های خوب به ذهن شما می‌رسند، اما گاهی اوقات، آنها همیشه در راستای اهداف تعیین شده باقی نمی‌مانند. تمامی این موارد نشان از نداشتن یک برنامه‌ریزی استراتژیک موثر و کارآمد است.
۳. عدم وجود ارتباطات
برخی سازمان‌های غیردولتی شبکه‌سازی و ایجاد ارتباط با سازمان‌های دیگر را نوعی رقابت می‌دانند و معتقدند نزدیک شدن به سایر سازمان‌های مردم‌نهاد باعث رقابت بیشتر آنها در زمینه دریافت کمک‌های مالی می‌شود. این باور کاملاً نادرست است زیرا داشتن ارتباط کارآمد و موثر با ذینفعان موجب جلب اعتماد و رضایت آنها و در‌نتیجه دریافت کمک‌های مالی و غیرمالی بیشتر می‌شود.
۴. عدم پایداری
در بسیاری از کشورهای در‌حال‌توسعه، فقدان زیرساخت‌ها کاملاً رایج است و سازمان‌های غیردولتی معتقدند که مردم سزاوار استاندارد زندگی بهتری هستند. بدون پایداری مناسب، مزایای استاندارد زندگی آنها ممکن است موقتی باشد. علاوه بر این، داشتن تعدادی پروژه که نتایج پایداری ندارند نیز بر ظرفیت سازمان‌های غیردولتی شما برای به دست آوردن بودجه تأثیر می‌گذارد. خیرین و نیکوکاران ترجیح می‌دهند به سازمان‌هایی کمک کنند که پایداری آنها در برنامه‌های بلندمدت به اثبات رسیده باشد.
مدیریت موسسات خیریه؛ کاری حرفه‌‌ای و نیازمند دانش
مدیریت موسسه‌های مردم‌نهاد و خیریه، نقشی پیچیده و خطیر است که نیازمند دانش، مهارت و تجربه تخصصی است. این موسسه‌ها با اتکا به منابع مالی محدود و کمک‌های مردمی، در جهت تحقق اهداف خیرخواهانه و عام‌المنفعه خود فعالیت می‌کنند. مدیران سازمان‌های مردم‌نهاد می‌توانند با داشتن یک الگوی مدیریتی کارآمد شفافیت و اعتماد را برای سازمان خود به ارمغان آورده و از بروز چالش‌های مدیریتی جلوگیری کنند.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.