این روزها موسسات نیکوکاری نیز مانند همه‌ی سازمان‌ها، مجبور به تغییر فرایندها و ساختارهای کاری خود شده‌اند. اما آنجا مساله پیچیده می‌شود که کسانی هم هستند، که چشم امیدشان به این موسسات است، خدمت گیرندگان و گروه‌های تحت پوشش؛ که اتفاقا این روزها توجه بیشتر یا متفاوت‌تری نیاز دارند. این مساله، تصمیم‌گیری‌ها را در یک موسسه نیکوکاری پیچیده‌تر می‌کند. در این شرایط، یافتن راه حل‌های اثربخش گاها سخت‌تر است. به همین خاطر ما در افرا تصمیم گرفتیم، برای این تغییر، در کنار موسسات نیکوکاری باشیم، از آنجایی که توسعه زیرساخت مدیریتی موسسات نیکوکاری، همیشه دغدغه‌ی افرا است و در این راه همواره پیش‌قدم است، توجه شما را به چهار نکته راهبردی برای تغییر در زیرساختهای مدیریتی در این روزها که همه نگران شیوع کرونا هستیم، جلب می‌کنیم.
1: در اولین زمان ممکن، جلسه هیات مدیره را تشکیل دهید
و برای اداره موسسه در این برهه زمانی، چارچوب‌ها و قرارهای ( پروتکل) جدید تنظیم و تصویب کنید. (این جلسه می‌تواند مجازی باشد)
- فعالیت‌های ( خدمات) اصلی موسسه را بررسی کنید و طبق شرایط و ظرفیت‌ها تصمیم بگیرید کدام و به چه شیوه‌ای انجام شود و یا فعلا انجام نشود؛ آنها را اولویت‌بندی کنید.
- اگر لازم است در این شرایط، خدمات جدیدی به مخاطبانتان ارائه دهید، آنها را بررسی کنید. تا جایی که امکان دارد در راستای اهداف و چشم‌اندازتان این خدمات را طراحی کنید.
- درباره تعداد و شیوه برگزاری جلسات غیر حضوری هیات مدیره، در دو ماه پیش رو تصمیم‌گیری کنید. شاید مجبور باشید بنا بر شرایط، تصمیم‌گیری‌های جدید انجام دهید.
- بهتر است جلسات به صورت مجازی و با استفاده از اپلیکیشن‌های تماس بر بستر اینترنت مانند واتس‌آپ[1] و یا اسکایپ[2] برگزار شود.
- برنامه‌های عملیاتی سال آینده را دوباره بررسی کنید. زیرا امکان دارد زمان انجام آنها طبق شرایط جدید تغییر کند.
- برای تنظیم پروتکل‌های جدید از ظرفیت‌ها، منابع و فرصت‌هایی که در موسسه دارید غافل نشوید.
2: برای جذب و توسعه منابع مالی و ارتباطات پروتکل‌های جدید تنظیم کنید.
- برای ارتباط با حامیان مالی فعلی خود، پروتکل جدید تنظیم کنید. در این پروتکل، راه‌های ارتباطی با آنها را طراحی، و راحت‌ترین امکان را برای واریز وجوه در اختیارشان قرار دهید. در این کار خلاق باشید.
- در اولین فرصت با حامیان مالی اصلی خود تماس برقرار کنید و شرایط، خدمات و پروتکل‌های جدید را برایشان شرح دهید.
- برای جذب حامیان مالی جدید، برنامه عملیاتی کوتاه مدت تدوین کنید. این برنامه می‌تواند شامل برپایی بازارچه خیریه مجازی باشد یا انتشار اطلاعات و آگاهی‌های مرتبط با اهدافتان، در فضای مجازی. به علاوه می‌توانید از صفحات و کانال‌های ارتباطی مجازی حامیان مالی خود برای ارائه خدمات و جذب منابع مالی بیشتر بهره بگیرید. روش‌های خلاقانه می‌تواند بسیار پیشبرنده باشد.
- وب‌سایت و شبکه‌های اجتماعی خود را بیش از پیش به روز نگه دارید. این روزها افراد، فرصت بیشتری برای مطالعه مطالب دارند. محتواهای جدید و مناسب با مسائل روز طراحی و منتشر کنید. در این راستا می‌توانید از ظرفیت و توانایی کارکنان سایر بخش‌های موسسه که کم کار شده اند، برای تولید محتوا استفاده کنید.
با موسسات نیکوکاری مشابه، تماس بگیرید و تجربیات و اطلاعاتتان را با هم به اشتراک بگذارید. از آنجایی که فرصت تجربه کردن در این شرایط کوتاه است، بهتر است از همفکری برای حل مسائل استفاده کرد.
- این روزها بهترین زمان برای پژوهش در حوزه برندینگ و جذب حامیان مالی است. از ظرفیت خالی کارکنانتان برای جستجو و جمع آوری این مطالب استفاده کنید، تا در زمان مناسب در اختیار واحد ارتباطات قرار دهید.
- در آستانه سال نو ارتباط پویای خود را با همه ذینفعانتان حفظ کنید. متن‌ها و ویدئوهای کوتاه برایشان در شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت‌تان به اشتراک بگذارید و آنها را سرمایه سازمانی خود بدانید. این حس تعلق است که انسان ها را امیداور می‌کند تا به تلاش نیکوکارانه خود ادامه دهند.
3: برای برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها و فرایندهای اصلی موسسه پروتکل‌های جدید تنظیم کنید.
- شیوه خدمت‌رسانی به مخاطبانتان را در این برهه زمانی، باز طراحی کنید. بهتر است این شیوه را به صورت مختصر و کاربردی مدون کنید و در اختیار کارکنان قرار دهید.
- پروژه‌ها و کمپین‌های در دست اجرا را تعیین تکلیف کنید. برای شیوه اجرا، انجام شدن و یا نشدن آن تصمیم‌گیری و اولویت‌بندی جدیدی انجام دهید.
- برای گزارش‌دهی و گزارش‌گیری در تمام سطوح موسسه پروتکل جدید تنظیم کنید. در این شرایط دریافت و ارسال گزارش‌های منظم و دقیق، برای مدیریت و کنترل شرایط می‌تواند کمک کننده باشد.
- درس آموخته‌ها و تجربیاتتان از این اتفاقات را جمع‌آوری کنید. زیرا در شرایط مشابه می‌تواند بسیار راهگشا باشد. شاید برخی پروتکل‌ها را با کمی تغییر بتوان ادامه داد. همچنین این درس آموخته‌ها و تجربیات را بر روی وب سایت و شبکه‌های اجتماعی زود به زود به اشتراک بگذارید.
4: با کارکنان و داوطلبان خود پروتکل‌های جدید تنظیم کنید.
- فعالیت‌هایی که می‌توانند حتی‌الامکان به صورت دورکاری انجام شوند را شناسایی کنید. ( فعالیت‌هایی که نیاز به حضور کارکنان در محل موسسه ندارند و یا برای انجام آنها می‌توان از بستر اینترنت استفاده کرد)
- درباره نحوه واگذاری فعالیت‌ها به کارکنان دور کار، شیوه تحویل کار و محاسبه حقوق و دستمزد تصمیم‌گیری کنید. (کارکنان می‌توانند فعالیت و زمان صرف شده را در فایل اکسل وارد و برای مدیر خود از طریق ایمیل ارسال کنند، در شکل پیشرفته‌تر آن می‌توان از نرم افزارهای مدیریت تیم، مانند ترلو و یا تسکولو و غیره بهره گرفت)
- اگر لازم است کارکنان، فایل‌ها و یا اسنادی را با خود به منزل ببرند و یا از خانه، دسترسی به سرور داشته باشند، با آنها تفاهم‌نامه محرمانگی، امضا کنید. (اگر در قراردادِ کاری، این بند آمده، کافی است به آن اشاره کنید تا این تعهد تجدید شود.)
- این روزها بهترین زمان برای برگزاری آموزش‌های مجازی است، حتی المقدور از ظرفیت‌ها و توانایی کارکنان خود برای آموزش به سایر کارکنان و داوطلبان استفاده کنید. این کار می‌تواند از طریق آموزش آنلاین یا ضبط ویدیو و انتشار آن در گروه‌های کارکنان و داوطلبان، صورت بگیرد. حتی می‌توان از ویدیوهای آموزشی موجود استفاده کرد.
- در مورد کار با داوطلبان تصمیم‌گیری کنید. حتی اگر فعلا تصمیمی برای همکاری با داوطلبان ندارید، بهتر است برای حفظ این سرمایه‌های انسانی، طی پیامی وضعیت را شرح دهید. این کار به نگهداشت داوطلبان کمک می‌کند.
- در این روزها به شیوه‌ای که مناسب با فرهنگ سازمانی موسسه است، برای کارکنان و داوطلبان دلگرمی باشید. بگذارید حس کنند در این شرایط سخت، موسسه برای حفظ سلامت آنها ارزش قائل است. این کار به نگهداشت نیروی انسانی کمک می‌کند.
- اگر حضور در موسسه ضروری است، حتما اولویت را سلامت کارکنان و مراجعه‌کنندگان قرار دهید، از توصیه‌های بهداشتی و اقدامات پیشگیرانه بهره ببرید. بگذارید افرادی که در موسسه حاضر هستند این موضوع را درک و احساس آرامش کنند.
- تمامی پروتکل‌هایی که با کارکنانتان تنظیم می‌کنید را کوتاه و ساده بنویسید و در اختیارشان قرار دهید. در این صورت این اطمینان حاصل می شود که هر دو طرف متوجه قرارهای جدید شده‌اند.
[1] – حداکثر چهار نفر به طور همزمان می توانند با هم گفتگو کنند.
[2] – حداکثر 50 نفر به طور همزمان می توانند با هم گفتگو کنند.
افرا یک موسسه غیرانتفاعی است که با هدف توسعه زیرساخت نیکوکاری کشور ایجاد شده است. افرا به موسسه‌های نیکوکاری و خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد کمک می‌کند تا بدون هزینه و با کمک استاندارد افرا، زیرساختهای مدیریتی خود را شکل داده یا تقویت کنند. در این راستا سه خدمت خودارزیابی، ارزیابی دیجیتال و آموزش به صورت رایگان در اختیار موسسه‌های نیکوکاری قرار گرفته است.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن