جمع آوری کمک های مالی در درجه اول بحث ایجاد رابطه است. بدون ارتباط اهداکننده، این روابط سطحی هستند و احتمال تداوم کمتری دارند. برنامه‌های ارتباطی با کمک‌کنندگان بخش مهمی از جمع‌آوری کمک‌های مالی است. این مقاله عناصر ضروری یک برنامه ارتباطی با اهداکننده و چند روش عالی را که سازمان شما باید اجرا کند به اشتراک می‌گذارد.
1-ارتباط با اهداکننده چیست؟
2-عناصر اساسی یک طرح ارتباطی با اهداکنندگان
3-بهترین شیوه‌ها برای ارتباط موفق اهداکننده
ارتباط با اهداکننده چیست؟
به گزارش donorbox، ارتباط با اهداکننده هرگونه تعامل بین یک سازمان غیرانتفاعی و اهداکنندگان آن است. ارتباط بین این دو می‌تواند شامل همه چیز باشد، از ایمیل، رسانه‌های اجتماعی و ایمیل مستقیم گرفته تا تماس‌های تلفنی، گفتگوهای رو در رو و حتی رویدادها.
سازمان‌های غیرانتفاعی باید قطعات ارتباطی ایجاد کنند که داستان‌های قدرتمند و تأثیر اهداکنندگان را به اشتراک بگذارند، نه فقط حقایق و ارقام. سازمان‌ها همچنین باید به دنبال راه‌هایی برای ایجاد مکالمات دوطرفه باشند. هدف از همه ارتباطات بین دو طرف ایجاد روابط است. این روابط چیزی است که افراد را تشویق می‌کند تا در درازمدت از سازمان حمایت کنند.
عناصر اساسی یک طرح ارتباطی اهداکنندگان
سازمان‌های غیرانتفاعی باید چندین عنصر را در یک برنامه ارتباطی اهداکننده لحاظ کنند. با هر یک از این موارد، سازمان‌های غیرانتفاعی باید به خاطر داشته باشند که تا حد امکان اطلاعات جمع‌آوری کنند. هرچه یک سازمان غیرانتفاعی اطلاعات بیشتری درباره اهداکنندگان خود داشته باشد، شانس بیشتری برای ایجاد و تقویت روابط ضروری خواهید داشت. ابزارهای ارتباطی و تعامل برای جلب اعتماد اهداکنندگان و حفظ آنها در سازمان شما برای سال‌های آینده ضروری است که شامل موارد زیر است:
1-یک دیتابیس عالی از اهداکنندگان: مدیریت اهداکنندگان با ابزارهای مناسب شروع می‌شود. با ویژگی‌های مناسب، می‌توانید اهداکنندگان خود را درک کنید، تعامل و حفظ را بهبود بخشید و در زمان صرفه‌جویی کنید. پایگاه‌های داده اهداکنندگان برای ارتباطات اهداکنندگان حیاتی هستند. یک پایگاه داده به خوبی نگهداری شده باید شامل موارد زیر باشد:
- سوابق اهداکنندگان منحصر به فرد
- اطلاعات تماس به روز شده
- امکان اضافه کردن تاریخ‌های مهم از جمله تولد
- منافع اهداکنندگان
- امکان تقسیم سوابق اهداکنندگان
- ردیابی اهدا
- ارتباط با سایر اهداکنندگان، از جمله کسانی که آنها را به سازمان آورده‌اند
- ادغام با ابزارهای ارتباطی
نکته حرفه‌ای: یک فرآیند واحد ایجاد کنید تا همه افراد در دفتر خود هنگام وارد کردن اطلاعات اهداکننده، آن را دنبال کنند. پیروی از همین فرآیند تضمین می‌کند که تمام جزئیات لازم با هر هدیه جمع‌آوری و به‌روز می‌شوند. هنگامی که این جزئیات را در اختیار اهداکنندگان خود قرار دادید، می‌توانید آنها را بر اساس مدت زمان مشارکت با سازمان یا علایق به دسته‌های مختلف تقسیم کنید.
2-مدیریت حرکات: همانطور که اطلاعات اهداکنندگان خود را جمع‌آوری می‌کنید، باید برنامه‌ای ایجاد کنید که برای هر اهداکننده یا نوع اهداکننده کار کند. بسیاری از سازمان‌های غیرانتفاعی یک برنامه مدیریت حرکت برای اهداکنندگان اصلی و مشتریان احتمالی خود ایجاد می‌کنند. اگر سازمان شما می‌خواهد از بازی جلوتر بماند، می‌توانید برنامه‌های مدیریتی مشابهی را برای دسته‌های اهداکننده مانند اهداکنندگان جدید، اهداکنندگان طولانی مدت و داوطلبان ایجاد کنید. مدیریت حرکت شامل فهرست کردن همه اهداکنندگان و انواع اهداکنندگان، ایجاد یک برنامه برای هر کدام، و انتخاب افراد مختلف برای ایفای نقش در تلاش‌های ارتباطی شما است. برای به دست آوردن بهترین نتایج، سازمان‌های غیرانتفاعی باید از اعضای هیئت مدیره، داوطلبان و اهداکنندگان برای کمک به اجرای این برنامه‌های ارتباطی استفاده کنند.
3-محتوای تاثیرگذار: داستان‌ها و تصاویر تاثیرگذار باید در تمام بخش‌های بازاریابی و جمع‌آوری سرمایه گنجانده شوند. وقتی یک سازمان غیرانتفاعی این داستان‌ها و تصاویر را به اشتراک می‌گذارد، زمینه‌ای را برای اهداکننده ایجاد می‌کند و احتمال بیشتری دارد که تعامل بیشتری را ببیند و روابط بهتری ایجاد کند. داستان‌های موفقیت‌آمیز قدرتمند را می‌توان در هر جایی یافت. سازمان‌هایی که ذینفعانی دارند می‌توانند درباره سابقه افراد با سازمان و چگونگی بهبود زندگی آنها بپرسند. کسانی که ذینفع مشخصی ندارند، می‌توانند از اهداکنندگان تجارب و نظرات خود را در مورد سازمان بخواهند.
نکته حرفه‌ای: هنگام ایجاد این داستان‌ها، در دام صحبت صرف درباره دستاوردهای سازمان نیفتید. اهداکنندگان به شما اهمیت نمی‌دهند، آنها به خودشان و اینکه چگونه کمک‌هایشان تفاوت ایجاد می‌کند، اهمیت می‌دهند. تا جاییکه ممکن است، به اهداکنندگان اجازه دهید بدانند که این داستان‌های موفقیت بدون کمک آنها امکان‌پذیر نخواهد بود.
4-روش‌های شفاف بخشیدن: تصور کنید در حال ارسال ایمیل‌های ارتباطی یا نامه‌هایی برای اهداکنندگان خود هستید، به آنها داستان می‌گویید، الهام‌بخش آنها می‌شوید که کمک کنند، اما کمک کردن برای آنها دشوار است. در هر بخش ارتباطی، به اهداکنندگان خود اجازه دهید تا بدانند چگونه اهدا کنند، گزینه‌های مختلف موجود، و به آنها این آزادی را ارائه دهید که به روشی که می‌خواهند کمک کنند.
5-به‌روزرسانی مداوم: علاوه بر ارسال داستان‌های موفقیت، باید گزارش‌هایی از کارهایی که سازمان برای انجام مأموریت خود انجام می‌دهد را نیز به اشتراک بگذارید. اهداکنندگان می‌خواهند بدانند که سازمان چگونه از پول آنها استفاده می‌کند و آیا سازمان غیرانتفاعی در رسیدن به اهداف خود موفق بوده است یا خیر. به‌روزرسانی‌های منظم در مورد اینکه چگونه سازمان غیرانتفاعی شما تغییر ایجاد می‌کند، اهداکنندگان را راضی نگه می‌دارد. حرکاتی مانند این تبدیل اهداکنندگان یکباره به اهداکنندگان مکرر را تضمین می‌کند.
6-تصدیق به موقع: همه سازمان‌های غیرانتفاعی می‌دانند که دریافت‌های اهداکننده ضروری است. بهترین کار این است که این تقدیرنامه‌ها را ظرف 48ساعت پس از هدیه آنها ارسال کنید.
اما تصدیق باید به چند روش دیگر نیز انجام شود:
- تماس‌های تلفنی اعضای هیئت مدیره و مدیر اجرایی
- یادداشت‌ها و کارت‌های شخصی را ارسال کنید
- در وب‌سایت یا صفحه اهدای خود یک دیوار اهداکننده مجازی داشته باشید
- اهداکنندگان و هدایای آنها را در طول رویدادها و در رسانه‌های اجتماعی برجسته کنید
- تورهای تسهیلات را به اهداکنندگان اصلی و مکرر ارائه دهید
این نوع ارتباط پس از هدیه اهداکننده به تقویت رابطه بین اهداکننده و سازمان کمک خواهد کرد. هنگامی که سازمان شما یک برنامه ارتباطی برای هر اهداکننده و نوع اهداکننده ایجاد می‌کند، بهتر است این فعالیت‌های قدردانی را شامل شود و آنها را در طول سال پخش کنید.
7-بازخورد: در نهایت، گفتگوهای شما با اهداکنندگان هرگز نباید یک طرفه باشد. علاوه بر داستان‌ها و گزارش‌های پیشرفت، می‌توانید نظرسنجی ارسال کنید، با اهداکنندگان تماس بگیرید، چهره به چهره ملاقات کنید تا نظرات اهداکنندگان را بشنوید. سازمان غیرانتفاعی شما می‌تواند نظرسنجی‌ها را از طریق ایمیل، رسانه‌های اجتماعی ارسال کند یا آنها را به وب‌سایت و صفحه اهداکننده آنلاین خود اضافه کند. هنگامی که پاسخ این نظرسنجی‌ها را دریافت می‌کنید، حتما پاسخ دهید و از آنها برای وقت خود تشکر کنید.
سه روش مناسب برای برقراری ارتباط موفق با اهداکنندگان
ارتباط موفق اهداکننده بر بهترین شیوه‌های مختلف متکی است. موارد زیر به سازمان‌های غیرانتفاعی کمک می‌کند تا با انواع مختلف اهداکنندگان ارتباط برقرار کنند و بهتر با آنها ارتباط برقرار کنند.
1-اهداکنندگان را برای ارتباط شخصی‌سازی شده تقسیم کنید: تقسیم اهداکنندگان به دسته‌های مختلف به طور قابل توجهی به سازمان‌های غیرانتفاعی کمک می‌کند تا یک برنامه ارتباطی ایجاد کنند. افرادی که سال‌ها در سازمان بوده‌اند نسبت به اهداکنندگان جدیدتر به دانش پیش‌زمینه کمتری در مورد سازمان غیرانتفاعی نیاز دارند. اهداکنندگانی که می‌توانند مبالغ بزرگ‌تری بدهند نیز ممکن است بخواهند جزئیات بیشتری نسبت به سایر حامیان بدانند. هنگام تقسیم‌بندی اهداکنندگان، باید سوالات زیر را از خود بپرسید:
- مرتبا چقدر می‌پردازند؟
- چه مدت با سازمان بوده‌اند؟
- علایق آنها چیست؟
- تمایزات جمعیتی؟
2-ارتباط را هر چه زودتر شروع کنید: منتظر نمانید تا اهداکننده شما بیش از یک کمک مالی کند یا علاقه بیشتری به سازمان شما نشان دهد. به محض اینکه آنها اولین کمک مالی را انجام دادند، اجرای برنامه ارتباطی اهداکنندگان خود را شروع کنید. به هر اهداکننده اجازه دهید بداند که چقدر برای سازمان غیرانتفاعی شما مهم است و این رابطه را برای هدایای بزرگتر و تأثیر طولانی‌مدت ایجاد کنید.
3-اهداکنندگان را به حامیان تبدیل کنید: اهداکنندگان عالی هستند، اما حامیان می‌توانند حتی بهتر باشند. سازمان‌های غیرانتفاعی که حمایت را تشویق می‌کنند، شاهد گسترش بیشتر و مشارکت طولانی‌مدت بیشتری از سوی جامعه خود خواهند بود. سازمان‌ها باید با به اشتراک گذاشتن راه‌های خاصی که می‌توانند از آنها حمایت کرده و تأثیر را افزایش دهند، به کمک‌کنندگان انگیزه دهند. اینها برخی از مؤثرترین راه‌ها برای تحقق آن هستند:
- از اهداکنندگان بخواهید که پست‌های رسانه‌های اجتماعی را از سازمان شما به اشتراک بگذارند
- اهداکنندگان را تشویق کنید تا دوستان و خانواده را به رویدادها یا بازدید از مرکز دعوت کنند
- از اهداکنندگان دعوت کنید تا کمپین‌های همتا به همتا یا تامین مالی جمعی را برای غیرانتفاعی خود شروع کنند
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.