سازمان‌های مردم‌نهاد در سراسر جهان در بخش‌های مختلف بهداشت، کشاورزی، آموزش، توسعه و اقتصاد مشارکت دارند. در نتیجه، آنها به مستنداتی در قالب پیشنهادها، گزارش‌ها، مطالعات موردی یا اسناد فرایندی برای کمک به فعالیت‌های روزمره خود نیاز دارند. در مورد نحوه نوشتن اسناد برای سازمان‌های مردم‌نهاد چند دستورالعمل اساسی وجود دارد.
نحوه نگارش مطالعات موردی
- مشکلی که قصد تحقیق در مورد آن را دارید، شناسایی کنید. الگویی بسازید که شما را در طول فرایند نوشتن راهنمایی کند؛ همچنین شکل ظاهری و خوانش سند را بهبود بخشد.
- عنوان منحصر به فردی را که برای خواننده جذاب باشد تعیین کنید.
- مشکل، از جمله علل، اثرات و تئوری مرتبط را بررسی کنید. تا جاییکه ممکن است اطلاعات زمینه‌ای را ارائه دهید.
- راه حل ممکن را مورد بحث قرار دهید. نحوه رسیدن به راه حل، همچنین روش‌های مورد استفاده در مطالعه را توضیح دهید.
- مزایایی را که مطالعه موردی شما درصدد برجسته کردن آنها است، شرح دهید.
نحوه نگارش پیشنهاد پروژه (پروپوزال)
- عنوان را بنویسید. اطمینان حاصل کنید که با فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده در طرح پیشنهادی مطابقت دارد.
- مشخصات سازمان مردم‌نهاد خود را شرح دهید؛ شامل تجربیات مرتبط قبلی، همچنین جزئیات ساختار سازمانی. توضیح دهید که چرا باید سازمان مردم‌نهاد شما تامین مالی شود و پول اهداکننده چگونه مصرف می‌شود.
- توضیح دهید که چگونه مشکل از طریق مصاحبه، نظرسنجی یا مطالعات موردی شناسایی شده است.
- روی هدف پروژه و فعالیت پیشنهادی کار کنید؛ در اینجا، ماهیت فعالیت پیشنهادی، هدف فوری و مزایای مورد انتظار از پروژه را مشخص کنید.
- استراتژی پروژه را بنویسید، شامل نقش سازمان مردم‌نهاد شما یا رابطه سازمان شما با سایر سازمان‌های مردم‌نهاد.
- در مورد امکان‌سنجی فنی بنویسید. تخصص فنی سازمان مردم‌نهاد خود یا کمک‌های فنی مورد نیاز از برنامه اهداکننده را شرح دهید.
- نتایج پیش‌بینی شده را بنویسید. تأثیر این پروژه بر سازمان شما، اهداکننده و جامعه را مشخص کنید. نحوه نظارت و ارزیابی پروژه را بگویید.
- بودجه را بنویسید. شرحی از بودجه را ارائه دهید که هزینه پیش‌بینی شده کل پروژه، همچنین مبلغ درخواستی از اهدا کننده را نشان دهد.
نحوه نگارش گزارش‌ها
- عنوان را بنویسید. اطمینان حاصل کنید که عنوان نشان‌دهنده کاری است که شما انجام داده‌اید.
- چکیده‌ای در حدود دو پاراگراف یا 250 کلمه بنویسید که حاوی هدف گزارش باشد.
- مقدمه را بنویسید. اطمینان حاصل کنید که مقدمه شامل مشکلی است که می‌خواهید حل کنید، اینکه آیا مشکل حل شده است و چالش‌های پیش‌رو چیست؟.
- بیانیه مساله را بنویسید و نحوه شناسایی مشکل را بیان کنید. بیانیه‌ای از گذشته و کارهای مرتبط خود ارائه دهید.
- روی بخش فنی کار کنید. در ابتدای هر بخش، طرح کلی هر بخش را بیان کنید.
- روی نتایج کار کنید. نتایج باید با استفاده از جداول و نمودارها ارائه شود. در مورد کار آینده خود اظهارنظر کنید.
- نکات اصلی خود را در نتیجه‌گیری بیان کنید، مانند اینکه جامعه چگونه از کار شما سود برده است.
نحوه نگارش اسناد فرایند
- وظایف و روش‌هایی را که باید در سند فرایند بگنجانید، شناسایی کنید، زیرا هدف اولیه یک سند فرایند ارائه توضیحی واضح و مختصر از نحوه عملکرد سازمان مردم‌نهاد است.
- مدل فرایند را توسعه دهید. در اینجا، وظایف فردی و گروهی را در یک ساختار واحد و سلسله مراتبی سازمان‌دهی دهید.
- در مورد سطح جزئیات تصمیم بگیرید. جزئیات هر فعالیت باید شامل این باشد که آیا وظایف محول شده انجام شده یا خیر.
- فرایندهایی را که وظایفی را که شناسایی کرده‌اید تشکیل می‌دهند، شناسایی کنید. عملیات را به قطعات قابل مدیریت بشکنید که هر «تکه» باید سطحی از جزئیات را داشته باشد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.