استاندارد افرا
استاندارد افرا در هفت حوزه (هفت بُعد) که مبانی اداره سازمان‌هاست، تدوین شده است. این استاندارد شاخص‌هایی را معرفی می‌کند که موسسه‌های نیکوکاری، خیریه و سازمان‌های مردم نهاد، با کمک آن بتوانند نقاط قوت و نقاط قابل بهبود خود را شناسایی و زیرساخت‌های خود را تقویت کنند.
نحوه شکل‌گیری استاندارد افرا
برای پیاده سازی هدف افرا یعنی توسعه ظرفیت‌های نیکوکاری در جامعه، براساس بررسی‌های انجام شده مشخص شد که توسعه ظرفیت مدیریت سازمان‌های نیکوکاری (اعم از موسسه‌های نیکوکاری و خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد) نقش مهمی در رشد نیکوکاری دارد.
با این درک، ابتدا استانداردهای جهانی برای اداره سازمان‌های نیکوکاری مورد بررسی قرار گرفت. سپس مسائل محیطی و بومی به‌همراه تجربه‌های مدیریت سازمان‌های داخلی مورد توجه قرار گرفت و نسخه‌ای اولیه از استاندارد افرا شکل گرفت.
برای اطمینان از قابلیت تطبیق این استاندارد با محیط اجتماعی جامعه ایرانی، چندین موسسه نیکوکاری فعال بر اساس نسخه اولیه استاندارد افرا مورد بررسی قرار گرفتند. با تکمیل تدریجی آن نسخه، استاندارد افرا به نسخه فعلی رسید که در ادامه می‌توانید با بُعدهای آن آشنا شوید.
به باور و تجربه ما، مطالعه و اجرای استاندارد افرا می‌تواند چراغ راهی برای بهبود و توسعه ظرفیت اداره سازمان‌های نیکوکاری کشورمان باشد. قابل ذکر است که منظور از سازمان یا موسسه در متن استاندارد؛ موسسه‌های نیکوکاری، خیریه و سازمان‌های مردم‌نهاد است.
استاندارد افرا: بُعد حاکمیت سازمانی
منظور از حاکمیت سازمانی چیست؟ با بزرگ شدن سازمان‌ها، اطمینان از این که اداره آن‌ها در چارچوب هدف‌هایی که برای آن انتخاب شده و طبق نظرات صاحبان آن پیش می‌رود؛ نیاز به سازوکاری دارد که به آن حاکمیت سازمانی می‌گویند. پیاده‌سازی حاکمیت سازمانی مستلزم ایجاد یک مجموعه قواعد کاری است که اطمینان‌بخش اجرای هدف‌ها و کنترل پیشرفت و موفقیت آن باشد.
اولین کسانی که از وجود حاکمیت سازمانی سود می‌برند، صاحبان شرکت‌ها هستند. حال که صاحب موسسه‌های نیکوکاری بخشی از مردم یک جامعه‌اند؛ بنابراین پیاده‌سازی حاکمیت سازمانی از اهمیت بیشتری برخوردار می‌شود.
نظام حاکمیت سازمانی اثربخش، عامل کلیدی در تحقق ماموریت سازمان و شفافیت و پاسخگویی به ذی‌ربطان است. رویکرد و عملکرد ارکان حاکمیت هر سازمان، در نهایت به کلیه لایه‌های سازمان و بدنه موسسه‌های نیکوکاری تسری پیدا می‌کند. در این راستا، استاندارد افرا بُعد حاکمیت سازمانی را از سه منظر «وجهه قانونی و وجود ارکان»، «ایفای نقش ارکان حاکمیت سازمانی» و «تعامل و پاسخگویی به جامعه» مورد توجه قرار می‌دهد.
در این چارچوب جایگاه و عملکرد ارکان شامل هیئت موسس/هیئت امنا، هیئت مدیره و مدیرعامل از دو منظر «شایستگی» و «سازوکارهای مورد نیاز» مورد بررسی قرار می‌گیرد. دیگر موضوعات مورد توجه استاندارد افرا در بُعد حاکمیت سازمانی این‌ها هستند:
- مکتوب بودن و اجرایی شدن خطوط قرمز اخلاقی و عملکردی
- داشتن برنامه‌ریزی مکتوب در سطح کلان
- کیفیت مناسب پیاده‌سازی و اثربخشی برنامه‌ریزی‌ها
- میزان اثرگذاری تصمیمات هیئت امنا و هیئت مدیره بر شاکله‌ی سازمان
استاندارد افرا در حوزه حاکمیت سازمانی در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- ثبت موسسه در چارچوب قوانین کشوری
- مراقبت از نبود تضاد منافع
- شیوه انتخاب و توجه به استقلال هیئت امنا و هیئت مدیره
- وجود شرح وظایف مدیرعامل
- تهیه و اجرایی کردن منشور اخلاقی
- داشتن رویکرد استراتژیک، چشم‌انداز و ماموریت سازمانی
- انجام حسابرسی داخلی
- ارزیابی عملکرد سالیانه هیئت مدیره و مدیرعامل
- همکاری استراتژیک با ذی‌ربطان
استاندارد افرا: بُعد برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی
حرکت هماهنگ کلیه اجزای یک سازمان در راستای تحقق ماموریت، نیازمند داشتن یک نظام برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی همسو و هدفمند است. سیستمی که در کنار تحقق اهداف، تعهد سازمان به جامعه را نیز منعکس کند.
بسیاری از موسسه‌های نیکوکاری دارای برنامه و بودجه سالانه بوده و آن را به تصویب می‌رسانند. بنابراین همواره باید اطمینان پیدا کرد که برنامه‌ها در راستای هدف و برنامه راهبردی موسسه تنظیم شده و اجرا می‌شود.
از نگاهی دیگر وجود سازوکار لازم برای ارزیابی و نظارت، اطمینان ایجاد می‌کند که آیا این برنامه در چارچوب بودجه مصوب اجرا شده یا نه؟ و چه میزان به اهداف خود دست یافته است؟ یا چرا توانسته یا نتوانسته در اجرا موفق شود؟
به دلیل اهمیت زیرساخت‌های مرتبط با این بُعد، استاندارد افرا در تلاش است تا کیفیت و اثربخشی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و ارزیابی برنامه، تطابق آن با جهت‌گیری کلان و برنامه راهبردی و همچنین توان موسسه‌های نیکوکاری در مدیریت پروژه‌ها را مورد تاکید قرار دهد.
استاندارد افرا در حوزه برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- برنامه عملیاتی
- تعریف پروژه
- سیستم گزارش‌دهی به داخل سازمان و به بیرون
- شاخص‌های کلیدی عملکرد
- ارزیابی عملکرد سازمانی
- مدیریت ریسک
- مدیریت بحران
استاندارد افرا: بُعد سرمایه انسانی
تحقق اهداف و چشم‌انداز هر سازمان، در گرو داشتن سرمایه انسانی راضی، وفادار و کارآمد است.
سازمان‌های نیکوکاری که هم با نیروی ثابت و هم نیروی داوطلب کار می‌کنند، باید نگاه وسیع‌تری به مدیریت منابع انسانی داشته باشند. بنا به اهمیت جایگاه کلیدی و نقش راهبردی مدیریت منابع انسانی در موفقیت سازمان‌های نیکوکاری، باید انتظار داشت که نیروهای اجرایی در موسسه‌های نیکوکاری به درک روشنی از اهمیت این مسئله رسیده باشند. مواردی از قبیل افزایش بهره‌وری و کارایی سازمانی، ایجاد تعهد و دلبستگی شغلی و بهبود عملکرد کارکنان می‌تواند شاخص‌های اجرای مدیریت منابع انسانی سازمان‌ها باشد.
موارد زیر نکات بسیار مهمی هستند که همگی رابطه‌ای مستقیم و موثر بر میزان تحقق اهداف سازمان در رابطه با منابع انسانی خود دارد. اینکه:
- سازمان چه سیاست‌هایی در قبال نیروهای داوطلب و موظف خود به‌کار می‌گیرد؟
- برای استفاده حداکثری از نیروی انسانی خود چه سازوکاری دارد؟
- تا چه حد توانسته از دانش روز برای طراحی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی بهره بگیرد؟
استاندارد افرا با در نظر داشتن اهمیت طراحی، تدوین و به‌کارگیری نظام‌های توسعه سرمایه انسانی و اجرایی کردن راهبردهای توسعه قابلیت‌های کارکنان؛ بخش‌های مختلف فرایند شامل جذب، به‌کارگیری، نگهداری، ارزشیابی، و توسعه نیروی انسانی را مد نظر قرار داده است. کلیه گام‌های این فرایند می‌بایست برای هر دو دسته نیروهای داوطلب و موظف به شکل صحیح پیاده‌سازی شوند.
استاندارد افرا می‌کوشد با توجه به اهمیت نیروی انسانی به عنوان برجسته‌ترین عامل مزیت رقابتی و همچنین اهمیت مهارت‌های مدیران در رهبری صحیح سرمایه انسانی؛ مؤلفه‌های اثرگذار در محیط سازمان را که به طور مستقیم در کارآمدی، اثر بخشی و بهره‌وری نیروی انسانی مؤثرند، بررسی و ارزیابی کند.
استاندارد افرا در حوزه سرمایه انسانی در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- سازوکار جذب و استخدام (اعم از نیروی داوطلب و موظف)
- آموزش و توسعه مهارت‌های فردی
- خط‌مشی سرمایه انسانی
- سیاست‌های نگهداشت داوطلبان و موظفان
- سنجش رضایت سرمایه انسانی
- یکپارچگی سازوکارهای سرمایه انسانی در سازمان
- جانشین‌پروری
- ارزیابی عملکرد کارکنان
استاندارد افرا: بُعد ارتباطات
توجه به ایجاد روابط موثر در سازمان‌های درآمدزا و خصوصی، اهمیت بسیار زیادی دارد. این اهمیت برای سازمان‌های نیکوکاری که از اساس روی پذیرش اجتماعی شکل می‌گیرند، موضوع مرگ و زندگی است!
بقای یک موسسه نیکوکاری در گرو فعالیت‌هایی است که در بین جامعه منجر به کسب خوشنامی و اعتبار شود. این اتفاق، جریان جذب منابع مالی و غیرمالی در موسسه را به جریانی پایدار و قابل اتکا تبدیل می‌کند. داشتن ذی‌ربطانی معتمد و مُبلّغ، دستاورد ارزشمندی است که از طریق فعالیت‌های حوزه ارتباطات قابل حصول است. بنابراین استاندارد افرا به این بُعد توجه بسیار دارد و فعالیت‌ها و سازوکارهای موسسه را در ارتباط با برندینگ، ارتباط با ذینفعان و ذی‌ربطان داخلی و خارجی، بازاریابی و جلب مشارکت مالی و غیرمالی مورد ارزیابی قرار می‌دهد.
استاندارد افرا می‌کوشد تا با تاکید بر اهمیت برنامه‌ریزی و پیاده‌سازی کمپین‌های تبلیغاتی، برنامه‌های بازاریابی، استراتژی برندینگ و به‌کارگیری کانال‌های ارتباطی متنوع توسط موسسه‌های نیکوکاری، به آن‌ها کمک کند به توسعه و حفظ رابطه مثبت با ذی‌ربطان داخلی و خارجی خود بپردازند. کمک به شکوفایی اقتصاد نیکوکاری و ایجاد ارتباط سالم بین موسسه‌های نیکوکاری نیز از نتایج تمرکز صحیح سازمان بر این حوزه است.
استاندارد افرا در حوزه ارتباطات در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- وب‌سایت موسسه
- حضور در رسانه‌های اجتماعی
- پاسخگویی و شفافیت
- برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌ها
- همکاری با موسسه‌های مشابه
- دریافت بازخورد از جامعه
- جذب و توسعه منابع مالی
- گزارش‌دهی سازمانی
- بازاریابی، برندینگ و روابط عمومی
استاندارد افرا: بُعد مالی
تأمین پایدار منابع مالی، پاشنه آشیل بسیاری از موسسه‌های نیکوکاری است. مدیریت تأمین مالی و به تبع آن، روش‌های گزارش‌دهی و کنترل‌های مالی در موسسه‌های نیکوکاری، راه را برای شفافیت و پاسخگویی این موسسه‌ها هموار می‌کند.
تامین مالی از اعتماد نیکوکاران به موسسه شکل می‌گیرد. برای حفظ پایداری مالی نیاز است که نظام گزارش‌دهی شفاف و مرتب وجود داشته باشد. گزارش‌دهی شفاف به نیکوکاران اطمینان می‌دهد که کمک‌ها در چارچوب معین شده به صورت کارآ و موثر صرف شده است.
موسسه‌ای که بتواند با اطمینان خاطر به حامی مالی خود بگوید منابعی را که این حامی در اختیارش قرار داده چگونه مصرف کرده و با استفاده از آن‌ها چه ارزشی برای مخاطب خود خلق کرده است، می‌تواند ادعا کند که به حد مناسبی از شفافیت و پاسخگویی دست یافته است. چنین موسسه‌ای نه تنها قادر خواهد بود منابع نیکوکاری موجود را جذب کند، بلکه با جلب اطمینان جامعه می‌تواند ادعا کند که به بازیگری مهم و قابل اتکا در توسعه اقتصاد نیکوکاری کشور تبدیل شده است.
استاندارد افرا با ارزیابی موسسه‌ها در حوزه‌های تامین منابع مالی، سازوکارهای گزارش‌دهی داخلی و خارجی و سازوکارهای کنترل مالی می‌کوشد در دستیابی به یک نظام مالی پایدار؛ در مسیر توسعه، شفاف و پاسخگو به موسسه‌ها کمک کند.
استاندارد افرا در حوزه مالی در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- برنامه جذب و توسعه منابع مالی
- بودجه سالانه
- گزارش دهی به نیکوکاران و ردیابی و پیگیری مالی
- برنامه افزایش تنوع و تعداد منابع مالی
- کنترل مالی
- حسابرسی بیرونی
- آئین‌نامه‌های مالی
- سازوکار معاملات
- پوشش هزینه‌ها در شرایط بحرانی
استاندارد افرا: بُعد فناوری
امروزه استفاده از فناوری های جدید، بخصوص فناوری اطلاعات، پایه اداره سازمان‌هاست. استفاده همه جانبه و هوشمندانه از این فناوری یک شاخص مهم موفقیت سازمان‌های نیکوکاری است.
تاکید استاندارد افرا بر استفاده از فناوری اطلاعات در مجموعه‌ی تمامی فعالیت‌هاست. با این نگاه هم در اجرا و اداره‌ی فعالیت‌های داخلی موسسه‌ها و هم در برقراری ارتباط با ذینفعان، به‌کارگیری فناوری اطلاعات بسیار مهم و مورد توجه است.
به‌کارگیری فناوری اطلاعات، بازوی توانمند موسسه‌های نیکوکاری در مستندسازی، مدیریت دانش، سرعت‌بخشی به عملیات و ارتقای کیفیت تصمیم‌گیری و خدمات است. هر چقدر این بُعد توسعه‌یافته‌تر باشد، وابستگی سازمان به تصمیمات فردی کمتر می‌شود و فعالیت‌ها سیستماتیک‌تر پیش می‌روند؛ در نتیجه فارغ از توانمندی‌های فردی اعضا، به پایداری مناسبی می‌رسند.
بدون داشتن توانمندی مناسب سخت‌افزاری، نرم‌افزاری و امنیتی و همچنین زیرساخت کارآمد فناوری اطلاعات، کمتر موسسه‌ای می‌تواند در زمینه مدیریت به سطح مناسبی از توسعه دست یابد. با توجه به شتاب تحولات این حوزه، لازم است هر موسسه‌ای بداند چه موقع و به چه دلیل ضرورت دارد تا زیرساخت فناوری خود را نوسازی کرده و توسعه دهد.
استاندارد افرا با ارزیابی موسسه‌ها از لحاظ به‌کارگیری فناوری در فعالیت‌ها و فرایندها، و همچنین تصمیم‌گیری و ارائه خدمات؛ به آن‌ها کمک می‌کند کاراتر، اثربخش‌تر، چابک‌تر و با خطای کمتر فعالیت کنند.
استاندارد افرا در حوزه فناوری در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- ایجاد و توسعه سیستم های عملیاتی و اطلاعاتی
- زیرساخت فناوری اطلاعات
- تعامل با ذینفعان بر بستر فناوری اطلاعات و شبکه های اجتماعی
- حفاظت از داده‌ها
- پایگاه داده اطلاعات نیکوکاران
- کنترل مدارک و مستندات
- مدیریت اطلاعات
- سیستم اطلاعات مدیریت (MIS)
استاندارد افرا: بُعد بهبود مستمر
سازمان‌های نیکوکاری به شرط یادگیرنده بودن و بهبود مستمر می‌توانند خود را در شرایط محیطی مختلف موفق نگه دارند. بهبود مستمر، لازمه پایداری موسسه‌های نیکوکاری است. حتی موسسه‌هایی که خود را موفق می‌دانند، چه بسا گرفتار دام موفقیت بشوند و ناخواسته راه را بر نوآوری، خلاقیت و تحول ببندند.
با توجه به تحولات فضای حاکم بر موسسه‌ها از یک سو و رقابتی شدن روزافزون فضای فعالیت آنان به ویژه در حوزه جذب منابع مالی از سوی دیگر؛ توسعه و بهبود خدمات و نحوه ارائه آن‌ها به گروه‌های هدف، از دغدغه‌‌های بهبود مستمر و تبدیل آن به فرهنگ حاکم است.
این کار به موسسه‌های نیکوکاری کمک می‌کند تا بتوانند به طور مداوم قابلیت نوآوری و یادگیری را در خود ایجاد و تقویت کنند و با نوسازی مستمر زیرساخت مدیریت خود، به حدی از چابکی دست یابند که پیش از بروز هر مسئله‌ای، راه حل مناسب برای آن را داشته باشند.
در این خصوص، استاندارد افرا در تلاش است با تکیه بر مدیریت و به‌کارگیری دانش در موسسه‌ها و کمک به آن‌ها برای تبدیل شدن به سازمان‌های یادگیرنده، آن‌ها را به چابکی و تعالی سازمانی سوق دهد.
استاندارد افرا در حوزه بهبود مستمر در ارزیابی موسسه‌های نیکوکاری، موارد زیر را ملاک بررسی و سنجش قرار داده است:
- مستندسازی و به‌کارگیری آموخته‌ها
- بازنگری اسناد سازمانی
- سازوکار دریافت نظرات ذینفعان
- سازوکار انتقال دانش و تجربه
- ذخیره‌سازی دانش
- ارتقای کیفیت خدمات
خدمات افرا
موسسه افرا برای عملی کردن و جا انداختن استاندارد و همچنین توسعه به‌کارگیری آن در هر هفت بخش استاندارد، فعالیت‌های زیر را تعریف کرده است:
آموزش:
در خدمت آموزش، کارگاه‌های آموزشی برای مدیران و کارشناسان سازمان‌های نیکوکاری برگزار می‌شود. موسسه‌ها و سازمان‌های نیکوکاری و خیریه و مردم‌نهاد می‌توانند برای فهم بیشتر مفاهیم استاندارد افرا و تبادل تجربه با سایر فعالین حوزه در هر بُعد استاندارد، در کارگاه‌های آموزشی مرتبط شرکت کنند.
خودارزیابی:
خودارزیابی سیستمی است که سازمان‌ها می‌توانند میزان تطبیق خود با استاندارد افرا را خودشان همواره ارزیابی کنند. موسسه‌ها و سازمان‌های نیکوکاری و خیریه و مردم‌نهاد می‌توانند نظام حاکم بر مجموعه خود را توسط سیستم خودارزیابی افرا، به صورت تدریجی بسنجند و ببینند کجای مسیر هستند.
ارزیابی:
با استفاده از سیستم ارزیابی، ارزیابی سازمان‌های نیکوکاری بر اساس استاندارد افرا توسط ارزیابان موسسه افرا با چابکی صورت می‌گیرد. در خدمت ارزیابی، افرا موسسه‌ها و سازمان‌های نیکوکاری و خیریه و مردم‌نهاد را به درخواست خودشان ارزیابی کرده و تطابق آن مجموعه غیرانتفاعی با استاندارد افرا را می‌سنجند و در نهایت گواهی ارزیابی صادر می‌کند.