موسسات نیکوکاری با دوره‌ای از تغییر غیرمنتظره مواجه شده‌اند، و «کووید-19» همچنان در سال‌های آینده، بر روند کارهای آنها تاثیر خواهد گذاشت. اجرای سریع اولین دور lockdown یا منع رفت و آمد سبب شد موسسات نیکوکاری مجبور شوند سریعا خود را با شیوه‌های جدید کار کردن منطبق کنند. دسترسی به اطلاعات مالی کلیدی یکی از مهمترین عواملی بود که نشان می‌داد سازمان‌ها در ابتدا، چطور به همه‌گیری ویروس کرونا واکنش نشان دادند.
در این مقاله گام‌هایی کلیدی را مطرح کرده‌ایم که ممکن است یک موسسه نیکوکاری تمایل داشته باشد انجام دهد تا برای تغییرات آینده در محیط عملیاتی خود آماده شود و هنگام تصمیم‌گیری درباره تغییرات پیش رو، با اطلاعات بیشتری تصمیم‌گیری کند.
بر اساس گزارش «چریتی دیجیتال» (Charity Digital)، مدیریت تغییر را می‌توان به عنوان رویکردی ساختاریافته تعریف کرد که به وسیله آن می‌توان اطمینان یافت، تغییرات به آسانی در محیط ما سازگار می‌شوند. فرآیند مدیریت تغییر، اطمینان ایجاد می‌کند سازمان‌های نیکوکاری به گونه‌ای عمل می‌کنند که از تاثیرات بلندمدت یک تغییر، بهره‌مند شوند. یک جزء کلیدی در این روند، ارزیابی تاثیر تغییرات است.
بنابراین سازمان چطور باید تغییرات را بسنجد و به آنها واکنش نشان دهد؟ آنها از گزارش‌ها چه نتایجی می‌گیرند و چطور می‌توانند از اطلاعات گزارش برای مدیریت تغییر و تصمیم‌گیری‌های استراتژیکی و عملیاتی استفاده کنند؟ در اینجا 10 نکته را مطرح می‌کنیم که کمک می‌کند تصمیمات صحیحی اتخاذ کنید.
درک هدف سازمان‌تان به شما کمک می‌کند استراتژی خود را برنامه‌ریزی کنید.
- هدف موسسه نیکوکاری شما چیست؟
- مقاصد مورد نظر شما چیست؟
- حیات موسسه یا پروژه شما به چه شکل است؟
داشتن دیدگاه شفاف درباره زمینه مدل‌سازی و تصمیم‌گیری مالی، پیش از انجام هر نوع سنجش درباره تغییر، ضروری است. پایداری مالی نباید یک هدف در نظر گرفته شود.
فهرستی از پرسش‌هایی که باید هنگام در نظر گرفتن پایداری مالی به آن پاسخ داد، تهیه کنید.
این کار به شما کمک می‌کند مشخص کنید چه اطلاعاتی نیاز دارید.
- آیا با استفاده از ابزارهای خودتان کار می‌کنید؟
- چقدر می‌توانید درباره آینده مالی خود مطمئن باشید؟
- درآمد شما چقدر ایمن است؟
- درآمد شما چقدر قابل پیش‌بینی است؟
- درآمد شما چقدر متنوع است؟
- آیا می‌توانید به آسانی بگویید پول در کجا خرج می‌شود؟
- آیا تعادل در مخارج، نشان‌دهنده استراتژی شما و اولویت‌هایی است که تعیین کرده‌اید؟
- آیا پس‌انداز کافی برای روز مبادا دارید؟
- آیا بدهی خاصی دارید که قابل مدیریت باشد؟
چه اطلاعاتی دارید؟
- آیا می‌توانید به سادگی به اطلاعات کلیدی دسترسی یابید؟
- آیا سنجش کافی از پایداری و تاثیرگذاری انجام شده است؟
- علاوه بر داده‌های گذشته درباره درآمد و هزینه‌های واقعی، برای انجام پیش‌بینی‌های آینده و طرح سناریوهای برنامه‌ریزی و مدل‌سازی، به چه چیز نیاز دارید؟
ابزارها و منابعی که در دسترس‌تان است را ارزیابی کنید.
- آیا راهکار مالی در سازمان شما، قادر به تحلیل اطلاعاتی که در دست دارید، هست؟
- آیا می‌تواند اطلاعاتی به موقع درباره آینده تهیه کند تا از فرآیند تغییر در سازمان شما پشتیبانی کند؟
- سنجش را چه کسی انجام می‌دهد؟
- آیا افرادی که سنجش را انجام می‌دهند، زمان و مهارت لازم را دارند؟
ریسک‌های کلیدی خود را تعیین کنید.
سناریوهای واقع‌بینانه‌ای درباره واکنش‌هایی که احتمالا باید نشان دهید، تهیه کنید. این سناریوها می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- کاهش درآمد (یا افزایش آن) در همه جریان‌های درآمد
- هزینه‌های غیرمنتظره، مانند هزینه‌های مربوط به تعمیرات اساسی دارایی‌های اصلی
- قبض‌هایی با مبالغ بیشتر از حد انتظار – اگر قبض به موقع پرداخت نشود چه اتفاقی خواهد افتاد؟
- قوانین و مقرراتی که تبعیت از آنها ضروری است
تفکیک سنجش تاثیرگذاری این سناریوها به بلوک‌های مجزا
هرچند در نهایت، در مدیریت تغییر قرار است تاثیر تغییر روی کل سازمان سنجیده شود، اما این کار شامل درک چگونگی ترکیب نواحی مختلف سازمان با یکدیگر نیز هست. شناسایی بلوک‌های ساختمانی برای سنجش تاثیر کلی تغییرات بر سازمان شما، ضروری است، از جمله تاثیر تغییرات بر ساختارهای هزینه، جریان نقدی پول در سازمان، نوآوری‌های فردی، کارکنان و ذینفعان سازمان.
بررسی کنید وقتی سنجش تاثیر تغییر انجام شد، چه کسی به اطلاعات آن نیاز دارد و این اطلاعات باید چگونه ارائه شود.
از نظر بعضی افراد، ارائه داده‌های عددی به تنهایی کافی نیست. مثلا همه متولیان سازمان، تخصص مالی مورد نیاز برای ارزیابی این قبیل اطلاعات را ندارند. سعی کنید مثال‌هایی از چشم‌انداز مدیریتی مطرح کنید و توضیحات توصیفی بیشتری درباره سناریوهایی که ارزیابی شده است، فراهم کنید.
تصمیم بگیرید چه کسی مسئول اجرای تغییر، و عمل کردن به تصمیمات است
لازم است مسئولیت اقدامات کلیدی در سازمان را تعیین کنیم. سپس باید نظارت دقیقی از پیشرفت کار صورت گیرد و پیشرفت کار به موقع گزارش شود تا اطمینان حاصل شود همه کارها طبق برنامه پیش می‌روند و همه مشکلات، به موقع بررسی و رفع می‌شوند.
تمرکز بر مسائل مهم
احتمالا اطلاعات مالی زیادی خواهید داشت. نسبت به این اطلاعات، رفتاری منطقی و مناسب در پیش بگیرید – نمی‌توانید همه چیز را اندازه‌گیری و ارزیابی و تحلیل و پیش‌بینی کنید.
تغییر را با دید مثبت بنگرید.
تغییر ترسناک است. ممکن است موجب برانگیختن حس احتیاط در شما شود. اما مدیریت تغییر قرار نیست فقط به معنی کاهش ریسک باشد. بلکه به جای تمرکز محض بر سناریوهایی ترسناک، باید تغییر را به شکل فرصتی برای عملکرد استراتژیک‌تر، ساخت زیرساخت، و سرمایه‌گذاری در فناوری ببینیم.
اهداف احیا، انعطاف‌پذیری و مثبت‌نگری را در ذهن داشته باشید. برای ساخت فرصت‌هایی با اطمینان، لازم است مدیریت ارشد، تصمیمات قابل اطمینانی بر اساس داده‌های مالی درست و سنجش تغییر اتخاذ کند.
موسسات نیکوکاری مایلند همه تلاش خود را به کار گیرند و موفق باشند. برای این کار لازم است درک کنند قصد دستیابی به چه چیزی را دارند، و برای بهبود عملکرد خود چه کار می‌توانند انجام دهند. آماده بودن کمک می‌کند موسسه نیکوکاری هنگامی که تغییر رخ می‌دهد، با آمادگی با آن برخورد کند.
همچنین آمادگی کمک می‌کند تا سازمان، بر کاری که اکنون انجام می‌دهد متمرکز شود، و بداند برای تحقق اهداف استراتژیک خود و پایداری مالی و تاثیرگذاری مد نظر خود، باید چه کارهایی را به صورت پیوسته انجام دهد.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن