بسیاری از گروهها می‌دانند که داوطلبان ستون فقرات سازمان آنها را تشکیل می‌دهند. اما آیا گروه شما دقیقا این موضوع را در جایی بیان کرده است؟ بررسی بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان محور سلسله گزارش‌های هفتگی است که قرار است با هدف کمک به افراد در سازمان‌های کوچک غیرانتفاعی در جهت تقویت مدیریت داوطلبان منتشر شود. در این بخش اولین مورد از موارد 10گانه بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان را توضیح می‌دهیم؛ یعنی ارزش قائل شدن برای نقش داوطلبان.
اولین سوال این است که داوطلبان چقدر برای گروه شما مهم هستند؟ هیات مدیره شما می‌تواند به صورت مکتوب تعهد خود نسبت به داوطلبان را اظهار کند و با این کار سیگنالی قوی به داوطلبان، کارکنان و مردم ارسال کند. اعلام کنید که شما مرهون کمک‌های فکری و مهارت‌های داوطلبان در تمامی سطوح سازمان هستید. این موضوعات را در بیانیه ماموریت خود بگنجانید و آنها را در فرم استخدامی داوطلب بیان کنید.
با درگیر کردن داوطلبان در مراحل برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری گروه خود، این تعهد را به آنها نشان دهید. اگر به مقدار کافی پول و وقت در اختیار دارید برنامه‌ای برای مراقبت از داوطلبان تهیه کنید. هزینه‌ای که در این زمینه انجام می‌دهید چند برابر بازمی‌گردد! کارکنان را در مورد نحوه کار با داوطلبان آموزش دهید. تعهد را نشان دهید و تعهد پس خواهید گرفت.
عملکرد برنامه داوطلبان خود را ارزیابی کنید
آیا شما معتقدید هیات مدیره از اهمیت داوطلبان در دستیابی به ماموریت سازمان قدردانی می‌کند؟ آیا هیات مدیره حمایت خود را از داوطلبان به صورت مکتوب (مثلا در بیانیه ماموریت و ارزش‌ها، اهداف گروه یا برنامه استراتژیک) خود قرار داده است؟ آیا گروه شما هنگام تصمیم‌گیری یا تدوین برنامه‌های جدید (به عنوان مثال برنامه‌های استراتژیک) به طور مکرر داوطلبان را مشارکت می‌دهد؟آیا شما معتقدید که با توجه به شرایط سازمان، منابع، فضا، تجهیزات و بیمه در سطحی مناسب برای داوطلبان فراهم شده است؟ آیا گروه شما به این موضوع که چقدر داوطلبان را درگیر می‌کند و چگونه قادر است این کار را بهتر انجام دهد، فکر می‌کند؟
اگر به همه پرسش‌ها پاسخ مثبت داده‌اید، یعنی اینکه هیات مدیره شما از داوطلبان و برنامه‌های داوطلبانه حمایت می‌کند. یک نقطه شروع بسیار مهم برای مدیریت موثر داوطلبان این است که اطمینان حاصل کنید همه در گروه شما به درستی برای انواع منافعی که همه داوطلبان به گروه وارد می‌کنند، ارزش قائل هستند. نخستین کاری که گروه شما می‌تواند انجام دهد تا نشان دهد برای نقش داوطلبان ارزش قائل است، خیلی ساده است. بیانیه‌ای را باید تنظیم کنید که نشان دهد شما متعهد هستید داوطلبان چشم‌اندازها، دانش و مهارت‌های خود را در همه سطوح سازمان به مشارکت می‌گذارند. شما همچنین می‌توانید اهدافی را برای برنامه داوطلبان خود تنظیم کنید. چه چیزی را در سال آینده می‌خواهید بهبود ببخشید؟ آیا می‌خواهید تنوع نیروی داوطلب خود را افزایش دهید؟ آیا می‌خواهید داوطلبان در حوزه‌های جدید سازمان‌تان مشارکت داشته باشند؟ اهداف سالانه‌ای را تعیین کنید و سپس در پایان سال ارزیابی کنید که چقدر آنها را خوب انجام داده‌اید. به مانند هر برنامه‌ای که سازمان شما آن را به اجرا می‌گذارد، برنامه‌های داوطلبان هم مستلزم زمان و معمولا پول است. مهم است که تلاش کنید بخشی از بودجه‌تان را به تامین منابع برای برنامه داوطلبان خود اختصاص دهید. شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که فضا و تجهیزات برای کار با داوطلبان و بیمه لازم برای حمایت از داوطلبان‌تان و سازمان‌تان در اختیار دارید. همه این تلاش‌ها موجب تقویت مشارکت داوطلبان در گروه شما خواهد شد.
برنامه‌ریزی برای اقدام
هدف 1: یک بیاینه مربوط به داوطلبان تنظیم کنید که نشان‌دهنده قدردانی شما از نقش داوطلبان باشد. به عنوان مثال: گروه ما مشوق مشارکت داوطلبان در همه سطوح گروه در برنامه‌ها و فعالیت‌های مناسب است.
هدف 2: داوطلبان را در فرآیند برنامه‌ریزی بگنجانید. روش‌های مختلفی وجود دارد برای اینکه آورده‌های داوطلبان را به فعالیت‌های برنامه‌ریزی خود بیافزایید. یک یا دو بار در سال میزبان یک جلسه باشید تا بازخوردهای داوطلبان در مورد فعالیت‌های گروه‌تان را جمع‌آوری کنید؛ همچنین می‌توانید یک نظرسنجی انجام دهید تا تجربیات هر داوطلب و ایده‌های وی درباره کل سازمان را جویا شوید.
هدف 3: منابع کافی (پول، زمان، فضا، تجهیزات و بیمه) برای برنامه داوطلبان خود تامین کنید. این موضوع اهمیت دارد که شما چه منابعی را می‌توانید تامین کنید (به عنوان مثال از طریق دریافت کمک). اگر واقع‌گرایانه به موضوع نگاه کنیم انجام یک کار موثر در مدیریت داوطلبان نیازمند دستکم مقداری پول است. بودجه برنامه داوطلبان لزوما نباید خیلی بزرگ باشد. تخصیص زمان و دستکم مقداری پول اهمیت دارد. اقلامی همچون تلفن، فکس، دستگاه پرینت و کپی، هزینه‌های ارسال نامه، هزینه آموزش داوطلبان، اجاره اتاق، هزینه برگزاری کار گروه، بیمه، تهیه لباس‌های یکدست از جمله مواردی هستند که در برنامه داوطلبان شما نیازمند بودجه خواهند بود.
هدف 4: اهدافی را برای مشارکت داوطلبان در گروه تنظیم و به طور مرتب آنها را ارزیابی کنید. طیف وسیعی از اهداف وجود دارند که ممکن است گروه شما بخواهد در تعیین سطح و نوع مشارکت داوطلبان در گروه‌تان آنها را لحاظ کند. به عنوان مثال ممکن است یک هدف این باشد که برای سال آینده خود در حوزه داوطلبان سیاست‌ها و دستورالعمل‌هایی را تعیین کنید. ممکن است تصمیم بگیرید یک هدف برای طراحی یک برنامه آموزش جدید، مناسب یک گروه خاص از داوطلبان تعیین کنید. اهداف دیگرتان ممکن است بر ارزیابی برنامه موجود شما متمرکز باشد. حالت دیگر آن است که شما اهدافی را تعیین کنید که تمرکز آنها بر ایجاد ارتباط و به اشتراک‌گذاری اطلاعات با دیگر گروهها باشد. این موضوع همچنین بسیار مهم است که اهداف را به صورت هوشمندانه طر‌‌ح‌ریزی کنید، به نحوی که بتوانید دقیقا ارزیابی کنید آیا به آنها دست یافته‌اید یا خیر. هدف از این ارزیابی تعیین قبول شدن یا رد شدن شما نیست، بلکه مقصود اصلی این است که بفهمید چه چیزی موثر بوده است و چه چیزی موثر نبوده است. یکی از بهترین راه‌ها برای تعیین اینکه برنامه داوطلبان شما چقدر درست کار می‌کند و تشخیص اینکه چه حوزه‌هایی از آن ممکن است نیاز به کار بیشتر داشته باشد، این است که از خود داوطلبان‌تان بپرسید. اهداف خود را بر پایه بازخوردی که از داوطلبان فعلی و گذشته دریافت می‌کنید، مرور کنید. آیا اهداف جدیدی وجود دارند که ممکن است نیازمند اولویتی بالاتر از اهداف فعلی‌تان باشند؟ آیا شما در مسیر درست در حال حرکت هستید؟
جمع‌بندی
تبریک! وقتی این اهداف را کامل کنید در مسیر درست پایه‌ریزی یک بنیان قوی برای برنامه داوطلبان خود خواهید بود. به نمایش گذاردن تعهد گروه‌تان به داوطلبان به شما کمک خواهد کرد تا برنامه‌ای داوطلبانه خلق کنید که افراد نسبت به مشارکت در آن اشتیاق نشان می‌دهند. متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید.
این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن