حوزه زیرساخت موسسات نیکوکاری مشمول چه بخش‌هایی است و در شرایط کنونی برای اینکه موسسات نیکوکاری به بلوغ سازمانی دست یابند، باید چه اولویتی را در نظر گیرند؟ اینها سوالاتی است که در ابتدای بخش دوم چهارمین نشست «یکشنبه_ها_در_شبکه» با موضوع «زیرساخت‌های سازمان‌های نیکوکاری و تاثیر آن در پایداری و موفقیت آنها»، با حضور نماینده موسسه افرا مطرح شد.
بررسی‌ها نشان می‌دهد که اهمیت دادن به توسعه زیرساخت‌های مدیریتی در موسسات نیکوکاری، راه را برای بازاندیشی درباره فلسفه وجودی، ساختار، فرآیندها، نظامها، روش‌ها و رویه‌های سازمان، فراهم می‌کند. این نوع بازاندیشی‌ها در ذهن مدیران، کارکنان و داوطلبان موسسه ثبت خواهد شد و بر نگاه آنان نسبت به نحوه اداره امور تاثیر خواهد داشت. در بخش ابتدایی این نشست نیز تاکید شد که توسعه زیرساخت، به موسسات نیکوکاری بزرگ و پیشرو کمک می‌کند که فعالیت‌های خود را در مقیاسی گسترده‌تر تداوم بخشند. موسسات نیکوکاری نوپا و کوچک نیز با ترسیم چشم‌اندازی تحول‌آفرین برای سازمان خود، بستری مناسب برای تحقق این چشم‌انداز و از آن مهمتر، بهبود و توسعه مستمر فعالان سازمان‌شان فراهم کنند. ایجاد انگیزه برای بنگاه‌های اقتصادی برای ایفای مسئولیت‌های اجتماعی خود و دستیابی نیکوکاران به گزارش‌های شفاف از عملکرد موسسات نیکوکاری، از دیگر دستاوردهای توسعه زیرساخت موسسات نیکوکاری است. در این نشست اما در ابتدا سعیده صالح غفاری، مدیرعامل انجمن اتیسم ایران چند سوال اصلی را مطرح کرد. اولی اینکه زیرساخت چه نقشی در توسعه سازمانی دارد و ارتباط آن با فناوری اطلاعات چیست؟. در عین حال، برای بلوغ سازمانی چه مسائلی باید در اولویت قرار گیرد؟.
زیرساخت و زیربخش ها
درپاسخ به این سوالات، محمدکاظم متولی که به نمایندگی از موسسه افرا در این نشست حضور داشت، در یک تقسیم‌بندی، حوزه زیرساخت موسسات نیکوکاری را مشمول بخش‌هایی چون حاکمیت سازمانی، منابع انسانی، منابع مالی، ارتباطات، برنامه‌ریزی و اجرا، بهبود مستمر و فناوری اطلاعات دانست. به گفته وی، در حاکمیت سازمانی، جایگاه و عملکرد هیات امنا، هیات مدیره و مدیرعامل، دارا بودن برنامه راهبردی و پایبند بودن به اثربخشی و اجرای آن در کنار داشتن برنامه عملیاتی هم‌راستا با برنامه راهبردی و پایبند بودن سازمان به منشور اخلاقی تدوین شده و تبدیل آن به منشور رفتاری در همه سطوح سازمان مدنظر است. وی همچنین در مورد منابع انسانی نیز این طور توضیح داد: این بخش به اثربخشی نظام‌های منابع انسانی در موسسات نیکوکاری می‌پردازد؛ اینکه سازمان‌های نیکوکاری و داوطلبانه تا چه میزان از نیروهای داوطلب بهره می‌برند و برای اداره نیروهای انسانی خود چه سازوکاری را تدارک دیده‌اند. تا چه حد توانسته از دانش روز مدیریت برای طراحی سیستم‌های مدیریت منابع انسانی بهره بگیرد. نحوه تعامل میان نیروهای انسانی داوطلب و موظف را چگونه تعریف کرده‌اند و برای توسعه و رشد داوطلبان و نیروهای موظف خود چه مکانیزمی را طراحی و دنبال می‌کنند؟ تا چه اندازه از شیوه‌های خلاقانه برای جذب نیروهای داوطلب متناسب با نیازهای موسسه بهره می‌برند؟. وی در مورد منابع مالی نیز به چند مسئله کلیدی اشاره کرد و گفت: در این بخش باید جواب این سوالات را مدنظر قرار داد که موسسات نیکوکاری و خیریه تا چه اندازه به سیستم‌های مالی مجهز هستند و تا چه اندازه‌ای دارای گزارش‌های مالی منظم و شفاف هستند؟ کدام دسته از موسسات نیکوکاری دارای برنامه تامین منابع مالی پایدارند؟ به گفته وی، مدیریت تأمین مالی و متاثر از آن، روش‌های گزارش‌دهی و کنترل‌های مالی در موسسات نیکوکاری، راه را برای شفافیت و پاسخگویی این موسسات هموار می‌سازد. متولی یک بخش دیگر در زیرساخت موسسات نیکوکاری را ارتباطات دانست و اظهار کرد: باید بررسی کنیم که سازمان‌های نیکوکاری در چه بستری ارتباطات خود را شکل می‌دهند؟ تا چه میزان بر توسعه ارتباطات خود مبتنی بر شناسایی ذینفعان متعدد و متکثر برنامه‌ریزی می‌کنند؟ رویکرد ارتباطی سازمان در ارائه خدمات کوتاه‌مدت و بلندمدت به گروه هدف و خدمات گیرندگان بر چه رویکرد و نگرشی استوار است؟ از سوی دیگر، برنامه‌ریزی و اجرا نیز یکی دیگر از بخش‌هایی است که در زیرساخت موسسات نیکوکاری باید مدنظر باشد. بر اساس گفته نماینده موسسه افرا،بسیاری از موسسات شاید هر سال برنامه و بودجه‌ای را تدوین کنند و آن را به تصویب برسانند؛ ولی ممکن است این برنامه در راستای هدف و برنامه راهبردی موسسه نباشد یا چون سازوکارلازم را برای ارزیابی و نظارت ندارند، نمی‌توانند مطمئن شوند که آیا این برنامه در چارچوب بودجه مصوب اجرا شده و به چه میزان به اهداف خود دست یافته است و چرا توانسته یا نتوانسته در اجرا موفق شود.
وی همچنین تاکید کرد: با توجه به تحولات فضای حاکم بر این موسسات و رقابتی شدن روزافزون بازار فعالیت آنان به‌ویژه درحوزه جذب منابع مالی، دغدغه بهبود مستمر و تبدیل آن به فرهنگ حاکم به این موسسات کمک می‌کند تا بتوانند مدام قابلیت نوآوری و یادگیری را در خود ایجاد و تقویت کنند و با نوسازی مستمر زیرساخت مدیریت خود، به حدی از چابکی دست یابند که برای هر مسئله‌ای که پیش می‌آید به‌موقع راه حل مناسب را بیابند. وی همچنین در مورد ارتباط فناوری اطلاعات با زیرساخت موسسات نیکوکاری، گفت: با توجه به شتاب تحولات این حوزه، لازم است هر موسسه‌ای بداند چه موقع و به چه دلیل ضرورت دارد تا زیرساخت فناوری خود را نوسازی کرده و توسعه دهد. از سوی دیگر، کیفیت ساختار سازمانی و سیستم‌های مدیریتی و روش‌های موسسه نیز اهمیت دارند. این بخش شامل امکانات سخت‌افزاری مناسب، بکارگیری نرم افزارهای مدیریت فرآیندها، ارتباط با ذینفعان، حسابداری، وب‌سایت و مدیریت اسناد، امنیت و حفاظت و به‌روزرسانی از آنها است.
در ادامه این نشست، امیر جلالی از موسسه آوای اردیبهشت اظهار کرد: فکر می‌کنم اتفاقی که به‌ویژه در حوزه سازمان‌های نیکوکاری و خیریه می‌تواند باعث ارتقای زیرساخت‌های اطلاعاتی شود، امکان اشتراک اطلاعات در بستر مشترک ویژه موسسات هست. اتفاقی که باعث تمرکز و تجمیع فعالیت‌ها و مانع از اتلاف نیرو و هزینه خواهد بود.
وی افزود: در غیاب اقدام قابل قبول متولیان امر و مراجع صدور مجوز، اتفاقا شبکه ملی، امکان بسیار مناسبی برای طراحی پلتفرم جامع فعالیت موسسات به عنوان منبع قابل ارجاع دارد. پلتفرمی که با برخورداری از بانک اطلاعاتی جامع، امکان پردازش اطلاعات و ارائه خروجی در کمترین زمان ممکن در مواقع بحران را خواهد داشت. به نظرم وجود این سامانه، باعث ارتقای زیرساخت‌های تکنولوژیک شبکه و همه اعضا خواهد بود.
10مرحله توسعه زیرساخت
در ادامه شیما وزوایی، به نمایندگی از شبکه ملی، ۱۰مرحله رسیدن به برنامه عمل برای توسعه زیرساخت فناوری سازمان‌های غیرانتفاعی را با اعضا به اشتراک گذاشت. تخصیص تیم و نیروی انسانی، ارزیابی ظرفیت تکنولوژیک، تعیین اولویت‌ها، تعیین نیازها، تعیین بودجه، تعیین خدمات‌دهنده، برنامه‌ریزی زمانی، آموزش و مهارت‌آموزی، نهایی کردن برنامه عمل و در نهایت شروع برای توسعه، از جمله این مراحل است.
در بخش دیگر این نشست، نماینده افرا دو سوال دیگر را برای پاسخ اعضای شبکه ملی به اشتراک گذاشت، اول اینکه چه روش‌هایی را برای توسعه زیرساخت‌های فناوری اطلاعات به موسسات کوچک و موسسات فعال در شهرستان‌ها پیشنهاد می‌کنند؟ دوم اینکه در مقام مدیرعامل موسسات نیکوکاری، کدام بخش موسسات می‌تواند نقش کلیدی در توسعه سازمان ایفا کند؟
توجه به زیرساخت درون‌سازمانی و برون‌سازمانی
در پاسخ به این سوالات فیروزه صابر، مدیرعامل شبکه ملی موسسات نیکوکاری و خیریه اظهار کرد: به نظر من با رویکرد توسعه سازمانی و به قصد اثرگذاری اجتماعی، زیرساخت در دو سطح درون‌سازمانی و برای ارتباطات درونی، مدیریت منابع، ارتباط متقابل با جامعه هدف و در سطح برون‌سازمانی برای پیوند با جامعه، نهادهای مرتبط با حوزه ماموریت خود اعم از دولتی و خصوصی، تشکل‌ها و شبکه‌های تخصصی همسو مطرح و مورد نیاز است. این نیاز باید در متن برنامه‌ها و فعالیت‌های یک موسسه نیکوکاری قرار گیرد؛ در غیر اینصورت تبدیل به کالای لوکسی خواهد شد که یا تصور امتیازخواهی ایجاد می‌کند یا دافعه سازمانی. از این رو، باید خاصیت تسهیل‌کنندگی، پیش‌برندگی و بالندگی به موسسه دهد و البته هم باور برای اقبال نشان دادن به آن را می‌خواهد و هم نشانه‌های روشن از دستاوردهای آن برای همه ذینفعان موسسه را می‌طلبد.
وی افزود: اینکه کدام بخش نقش کلیدی توسعه را دارد، یقینا تیمی که منتخب اعضای آن موسسه برای سیاستگذاری و اجرای آن است. اما به نظر من فرق اساسی یک نهاد اجتماعی با یک شرکت خصوصی آن است که سهم هیات مدیره یا هیات اجرایی منتخب در یک شرکت خصوصی حداکثری است، اما در نهاد اجتماعی یقینا هیات اجرایی منتخب مسئولیت بیشتر دارد؛ بنابراین اعتقاد به تحول و توسعه و اصلاح مسیر و از جمله توسعه زیرساخت، باور عمومی در موسسات نیکوکاری را لازم دارد که مروج و راهبر آن مدیران ارشد هستند.
مشخص کردن هدف سازمانی
سیدمحسن علوی‌زاده، نماینده موسسه حامیان طبیعت قهستان از شهرستان قاین خراسان جنوبی با بیان اینکه بحث ساختارسازی در سازمان بسیار مهم است، گفت: اگر توجه کافی به این موضوع صورت گیرد، چه بسا تاثیر شگرفی به دنبال داشته باشد. اینکه ما یک نهاد را در هر قالبی به عنوان یک شخصیت حقوقی به ثبت می‌رسانیم و کار را شروع می‌کنیم، رویه‌ای است که در ایران معمول است، ولی مسئله مهم آن است که اول بیاندیشیم به کجا می‌خواهیم برویم و چه نتیجه‌ای می‌خواهیم بگیریم.
وی افزود: اغلب در شهرستان‌ها مواجهیم با اینکه یک موسسه ثبت می‌شود. مثلا در رابطه با کودکان بی‌سرپرست یا بدسرپرست؛ و تعدادی هم مرکز بهزیستی تحویل این موسسات می‌شود و هیات مدیره هم با جذب کمک‌های مردمی ساختمانی می‌سازند و تمام وقتشان را به اداره این مرکز مشغولند و مردم هم هر زمان می‌خواهند تعهدی را از روی دوش‌شان کم کنند، به این موسسات کمک‌های مالی می‌کنند، در صورتیکه اگر این افراد قبل از شروع بر اساس طراحی یک ساختار پیش می‌رفتند، شاید بهره‌وری کارشان دوصد چندان بود. علوی‌زاده ادامه داد: موسسه که یک شخصیت حقوقی دارد، می‌تواند یک یا چند مرکز را در راستای رسالتی که به ثبت رسیده، پشتیبانی و مدیریت کند و تاثیر بالاتری گذارد. در یک محدوده بزرگتر در راستای رسالتش به فعالیت‌های توانمندسازی یا امور پیشگیری بپردازد و همه انرژی و تلاشش را فقط برای اداره یک مرکز مستهلک نکند. چون اصل بوجود آمدن ساختار موسسه است که اگر خود را درگیر کارهای تصدی‌گری نکند و در سطحی فراگیرتر برای موفقیت یک ساختاری که طراحی کرده تلاش کند، نتایج ارزنده‌تر و از نظر کمی و کیفی تحول اجتماعی را به دنبال دارد. به گفته وی، این موسسات با شفافیت و برگزاری انتخاباتی با حضور هیات امناء و دعوت از معتمدان و همیاران موسسه، در بسط فعالیت‌های خیریه نقش بسیار مهمی خواهد داشت، ولی همه اینها نیاز به طراحی الگوریتم اولیه در راستای اهداف سازمانی دارد که امیدواریم به روزی عینیت پیدا کند.
نگاه ویژه به همراهی تسهیلگرانه
در بخش پایانی این نشست، نماینده موسسه افرا اعلام کرد که جمع‌بندی مباحث مطرح شده، نشان از درک موسسات نیکوکاری در توسعه زیرساخت دارد و از دو بعد به زیر ساخت‌های موسسات می‌نگرند، یکی توجه به توسعه زیرساخت‌های درون‌سازمانی (شامل مدیریت منابع، ارتباط پایدار با جامعه هدف و ارتباط بین ذینفعان در سطح سازمان) و دیگری به زیرساخت‌های برون‌سازمانی شامل تعاملات با گروه‌های همسو و هم هدف، ارتباط با مردم و نهادهای فعال در بخش خصوصی و دولتی و شبکه‌های تخصصی. در این مسیر همراهی تسهیلگرانه را برای این نوع تغییرات موثر می‌شمارند تا آن را تبدیل به یک نیاز دورن‌زا در بدنه اجرایی و مدیریتی موسسات نیکوکاری کنند. وی تاکید کرد: بهره‌گیری از فناوری اطلاعات در توسعه ارتباطات شبکه‌ای برای ارائه خدمت به موسسات نیکوکاری همسو و هم‌هدف، و ایجاد یک پلتفرم آنلاین از بانک اطلاعاتی جامع که امکان پردازش اطلاعات و ارائه خروجی در کمترین زمان ممکن در بحران‌های اجتماعی و طبیعی را داشته باشند، به عنوان مهمترین نیازهای حوزه زیرساختی عنوان شد تا بتواند زمینه توسعه زیرساخت فناوری اطلاعات را در سطح سازمان‌های مردم‌نهاد تبدیل به یک نیاز و مساله کرده و ضمن بهره‌گیری از آنها در اداره امور سازمان زمینه شفافیت، پاسخگویی و موثر بودن را در جامعه به عنوان نهادهای اجتماعی اثربخش به همراه داشته باشد. متولی ابراز امیدواری کرد که افرا به عنوان یک کسب‌وکار اجتماعی که در حوزه توسعه زیرساخت موسسات نیکوکاری فعالیت می‌کند، بتواند با رویکرد تسهیلگرانه و همراهی شبکه ملی، گام‌های موثری در جهت توسعه زیرساخت‌های مدیریتی موسسات نیکوکاری بردارد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.