سازمان‌های غیرانتفاعی در هر کجا برای ادامه فعالیت‌هایشان به داوطلبان خود وابسته هستند. این افراد در طیف وسیعی از گروهای مختلف وقت، انرژی و مهارت خود را به اشتراک می‌گذارند. آنها پیام‌آور ایده‌ها، مهارت‌ها و روش‌های جدید برای گروه‌هایی هستند که با آنها کار می‌کنند. این افراد با دلایل بسیار متفاوت در انواع فعالیت‌های داوطلبانه مشارکت می‌کنند.
اما چگونه یک موسسه می‌تواند داوطلبان مناسب خود را برای کاری که می‌خواهد انجام دهد، پیدا کند؟ چگونه یک سازمان غیردولتی باید داوطلبان خود را چنان مدیریت کند که در مسیر خود باقی بمانند و وقت و مهارت‌شان را به اشتراک گذارند؟ چگونه با خطرات بالقوه‌ای که داوطلبان و دریافت‌کنندگان کمک‌هایشان را تهدید می‌کند، مقابله کند؟
در ویژه‌نامه‌ای با عنوان «آشنایی با بهترین شیوه‌های مدیریت نیروی داوطلب» که از سوی موسسه «افرا» ترجمه شده، به این سوالات پاسخ داده شده است. در این ویژه‌نامه ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان تشریح شده که می‌تواند راهنمایی برای موسسات غیرانتفاعی و غیردولتی باشد. این راهنما به این منظور تدوین شده است که در خصوص تنظیم چارچوبی برای اقدامات عمل‌گرایی و جلوگیری از بحران مدیریت داوطلبان به شما کمک کند.
این کتابچه راهنما براساس فرضیات زیر استوار است:
- اقدامات پیشنهادی باید ساده، شفاف و قابل انجام باشند. گروه‌های کوچک و شلوغ معمولا از منابع کمی برای برنامه داوطلبانه خود برخوردارند. این راهنما کار را به بخش‌های قابل مدیریت تقسیم می‌کند.
- اکثر گروه‌ها برخی از روش‌های مدیریت داوطلبان را به کار می‌گیرند. این راهنما برای کمک به ارزیابی گروه‌ها تدوین شده است که عملکرد خود را مورد بررسی قرار دهند و مشخص کنند که کدام روش‌ها را ممکن است بخواهند بیشتر به کار بندند.
- بهترین افراد برای تعیین اینکه کدام اقدامات برای تغییر روش‌های داوطلبانه باید انجام شوند، افراد درون گروه هستند. گروه‌ها با یکدیگر تفاوت دارند. این راهنما پیش‌نویس برنامه‌های عملیاتی برای شروع تغییر شیوه‌های مدیریت داوطلبان را در اختیار افراد قرار می‌دهد، اما هر گروه باید این موارد را متناسب با نیازها و واقعیت‌های خود اصلاح کند.
- ایجاد یک چارچوب اساسی، زمینه‌ساز پیشرفت بیشتر طی زمان است. این راهنما برای کمک به گروه‌ها در ایجاد ساختارهای اساسی مدیریت داوطلبان تدوین شده است و در درجه نخست به عنوان یک نقطه شروع برای گروه‌هایی که روش‌های کمی برای مدیریت داوطلبان دارند یا گروه‌هایی که قصد دارند در حوزه‌های خاصی پیشرفت کنند، در نظر گرفته شده است.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن