بهبود مستمر، لازمه پایداری در موسسات نیکوکاری است. حتی موسساتی که خود را موفق می‌دانند، ممکن است تصور می‌کنند این موفقیت دائمی است یا سطحی از خدمت که ارائه می‌کنند کافی است و راه را بر نوآوری و خلاقیت و تحول ببندند. با توجه به تحولات فضای حاکم بر کشور و به تبع آن بر موسسات و رقابتی شدن روزافزون فضای فعالیت آنان به ویژه در حوزه جذب منابع مالی، و نیز لزوم توسعه و بهبود خدمات و نحوه ارائه آن‌ها به گروه‌های هدف، دغدغه بهبود مستمر و تبدیل آن به فرهنگ حاکم به موسسات نیکوکاری کمک می‌کند تا بتوانند به طور مداوم قابلیت نوآوری و یادگیری را در خود ایجاد و تقویت کنند؛ به علاوه، موسسات با نوسازی مستمر زیرساخت مدیریت خود به حدی از چابکی دست می‌یابند که بتوانند پیش از بروز هر مسئله‌ای، راه حل مناسب برای آن را داشته باشند.
سازمان‌های نیکوکاری باید بتوانند فعالانه مسائل را از قبل پیش‌بینی، و راه حل مناسب را طراحی کنند. از آن مهمتر، مدام وضع موجود خود را زیر سؤال ببرند و از خود بپرسند آیا برای انجام هر کاری که به آن مشغولیم راه بهتری وجود ندارد؟ ادامه وضع موجود ما را به کجا می برد؟ آیا حتی فلسفه وجودی و اهداف و آرمان و اصول و ارزش¬های ما نیاز به بازنگری ندارند؟ چگونه می توانیم به سازمانی تبدیل شویم که در مسیر بهبود مستمر گام بر می دارد؟
در این خصوص، استاندارد افرا با تکیه بر مدیریت و بهکارگیری دانش در موسسات و کمک به آن‌ها برای تبدیل شدن به سازمان‌های یادگیرنده، آن‌ها را به چابکی و تعالی سازمانی سوق می‌دهد. مدیریت دانش در سازمان شامل مستندسازی پروژه‌ها، برنامهها، و درس‌آموخته‌ها، جذب و انتقال دوطرفه دانش با موسسات دیگر، انتقال دانش درون سازمان، سازوکارها و زیرساخت‌های دسته‌بندی، ذخیره‌سازی و به‌‌اشتراک‌گذاری، استخراج اطلاعات از داده و دانش از اطلاعات است. بهکارگیری دانش نیز شامل استفاده از بازخوردهای گرفته شده در حوزه‌های مختلف در اجرای فعالیت‌های جدید، استفاده از دانش جذب‌شده، بازنگری مستمر اهداف، سیستم‌ها و فرایندها است.
به طور کلی، دانش در سازمان در دو حالت دانش ضمنی افراد و یا دانش صریح مستندشده وجود دارد. لذا، یادگیری درون سازمانی به چهار طریق در سازمان امکان‌پذیر است:
- تبدیل دانش صریح به صریح که از طریق تلفیق و تحلیل مستندات و دانش مکتوب موجود، و تولید مستندات و مکتوبات جدید حاصل می‌شود.
- تبدیل دانش صریح به ضمنی که از طریق مطالعه و بررسی مکتوبات و یادگیری آن دانش مکتوب توسط افراد سازمان محقق می‌شود.
- تبدیل دانش ضمنی به صریح که زمانی محقق می‌شود که فردی دانش درونی خود را به شکل مکتوب و مستند در آورد.
- و تبدیل دانش ضمنی به ضمنی که از طریق کار کردن فرد صاحب دانش با دیگران و با رابطه استاد/شاگردی یا منتورشیپ از یک فرد به فرد دیگر منتقل می‌شود.
به این ترتیب، در حوزه بهبود مستمر مواردی که نیازمند توجه هستند عبارتند از:
- مستندسازی و بهکارگیری آموخته‌ها: از این طریق سازمان به شکل منظم و بر اساس سازوکار از‌پیش‌تعیین‌شده روندها و درس‌آموزی مربوط به پروژه‌ها و اتفاقات پیش‌بینی‌نشده و مواردی مانند آن را مستند می‌کند و در موارد مشابه به آن‌ها رجوع می‌شود تا ضمن یادگیری از تکرار اشتباهات پیشگیری شود.
- بازنگری اسناد سازمانی: کلیه اسناد و مکتوبات سازمانی باید در دوره‌های زمانی مشخص بازنگری شوند و بر اساس بازخوردهای دریافتی و تغییرات درون و بیرون سازمان اصلاح و تکمیل شوند و اسناد جدید مبنای عمل قرار بگیرند.
- سازوکار دریافت نظرات ذی‌نفعان: برای بهبود کیفیت و یا نحوه ارائه خدمات به گروه‌های هدف می‌بایست به طور منظم و بر اساس یک سازوکار مشخص از آن‌ها بازخورد گرفته شود.
- سازوکار انتقال دانش و تجربه: برای حفظ دانش ضمنی نهادینه‌شده در افراد سازمان باید از سازوکارهای مختلف مانند منتورشیپ، جانشین‌پروری، دیالوگ و جلسات تیمی و فراهم کردن بستر بازنگری در مدل ذهنی و امثالهم در بخش‌های مختلف سازمان استفاده شود.
- ذخیره‌سازی دانش: سازمان باید بستر لازم و نیز سازوکارها و فرایندهای مرتبط با ذخیره‌سازی داده‌ها، اطلاعات و دانش سازمانی به شکل سیستمی با قابلیت تعریف سطوح دسترسی را داشته باشد و تلاش کند امنیت دانش هم از لحاظ دسترسی و هم از لحاظ از بین نرفتن اطلاعات را تامین کند.
- ارتقای کیفیت خدمات: سازمان علاوه بر سنجش دائمی رضایت گروه‌های هدف، باید دائما روندهای مربوط به خدمات در سطح ملی و جهانی و نحوه ارائه خدمات در سازمان‌های مشابه را رصد کند و تلاش کند با یادگیری از سازمان‌های دیگر و بهکارگیری فناوری‌ها و دانش مرتبط، کیفیت خدمات خود را بهبود دهد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.