تصور کنید بسیاری از افراد از خدمات یا فعالیت‌های شما بی‌اطلاع هستند، درنتیجه نمی‌توانند با شما همراه باشند. یا برای تبلیغات بودجه‌ی زیادی (یا هیچ بودجه‌ای) ندارید و می‌دانید که بازار رسانه‌ها در حال تغییر است. چگونه می‌توانید مخاطبانتان را افزایش دهید؟ می‌توانید با کمی تلاش و صرف وقت، یاد بگیرید که چگونه رابط خوبی باشید و از سازمان‌تان دفاع کنید. به مرور زمان، نمایندگان رسانه‌ها از شما دعوت می‌کنند تا به پرسش‌هایی درباره‌ی صنعت تان پاسخ دهید، چون شما را در بخش تخصصی خودتان به عنوان فرد معتبری می‌شناسند.
اگر هنوز با رسانه‌ها ارتباط برقرار نکرده‌اید، می‌توانید، برای شروع، کنشگر، سازمان‌یافته و آماده باشید. برای شروع از نکات زیر استفاده کنید:
1- محتوای مدنظرتان را مشخص کنید.
شرایط آب‌وهوایی غیرطبیعی است؟ روز مادر نزدیک است؟ یکی از هنرمندان شناخته‌شده‌ی شهر شما جشن امضای کتاب دارد؟ برای آماده کردن پیام خود، از رویدادهای جاری استفاده کنید. شاید رسانه‌های محلی دنبال داستان‌هایی از این قبیل باشند؛ محتوای‌تان را در اختیارشان قرار دهید. ممکن است سازمان‌تان به نوجوانان بی‌خانمان پناه دهد و هوای زمستان به‌شدت سرد باشد؛ فرصت فوق‌العاده‌ای برای معرفی خدمات‌تان به رسانه‌های محلی است.
تعطیلات چطور؟ اگر می‌توانید به نوعی پیام‌تان را به یک هنرمند یا فرد شناخته‌شده در اطراف خود گره بزنید، معطل نکنید. وقتی زاویه نگاه‌تان را مشخص کنید، می‌توانید آنچه می‌خواهید مخاطب بدانند به آن ربط دهید.
2- برای خود مطلب مطبوعاتی بنویسید.
برای نمونه، وقتی هوا سرد است، انتشار فهرستی از نکات ایمنی مربوط به آب‌وهوا محتوای مفیدی دررابطه با تأمین اسکان نوجوانان بی‌خانمان است.
اگر پیام‌تان زمان‌دار است و در شرایط کنونی رویداد خاصی در پیش ندارد، باز هم می‌توانید با افزودن آمار و نقل‌قول‌های مرتبط، مطلبتان را جذاب کنید. صرف‌نظر از عنوان پیام، مطلبتان را تا حد ممکن کوتاه بنویسید.
3- محتوای خود را به رسانه‌های محلی ارسال کنید
آیا با روزنامه‌نگارها و خبرنگارها در ارتباطید؟ از آن‌جا شروع کنید. به علایق و تأکیدهای کارمندان رسانه‌ها توجه کنید و با مطلبتان برای گزارش‌نویسی به آن‌ها ایده بدهید. بیشتر خبرنگاران ایمیل را، که امکان ضمیمه کردن فایل هم دارد، ترجیح می‌دهند. کاندیدهای مصاحبه را با تیزر کوتاهی معرفی کنید و هر مطلب دیگری که می‌خواهید بگویید. قصه‌گویی بهترین راه برای انتشار پیام‌تان است. اگر وبلاگ ندارید، خیلی زود آن را راه بیاندازید. تجربه‌های شخصی‌تان را جمع‌آوری کرده و در وبلاگ‌تان قرار دهید. در آینده، می‌توانید در ایمیل‌ها و پست‌های شبکه‌های اجتماعی از این قصه‌ها استفاده کنید! تغییر در چیدمان محتوا یکی از راهبردهای کاربردی ارتباطات است.
برخلاف مطلب مطبوعاتی، که باید کوتاه باشد، ایمیل راهی برای ارائه‌ی اطلاعات مفصل‌تر است (اما بیش از حد طولانی‌اش نکنید). ممکن است خبرنگاری که شما را نمی‌شناسد همه‌ی آن را نخواند. از ویدئو استفاده نکنید. هم‌چنین، عنوان جذابی برای ایمیل خود انتخاب کنید.
4- پیگیری کنید!
برای پیگیری، مجبور نیستید منتظر دریافت پاسخ ایمیل‌تان بمانید. هیچ اشکالی ندارد اگر چند دقیقه بعد از ارسال ایمیلی، پیام صوتی بگذارید.
5- کارتان را تا رسیدن به نتیجه دنبال کنید
مهم‌ترین بخش ارتباطات به پایان رساندن کار است. تقریباً همه می‌توانند فهرست برنامه‌هایشان را ارائه دهند یا برای خبرنگارها ایده‌ی گزارش توییت کنند، اما اگر می‌خواهید در فرصت‌های آینده سراغ‌تان بیایند، باید اولویت‌های‌تان را به سرانجام برسانید. اگر روزنامه‌نگار یا خبرنگاری قصد مصاحبه از افراد سازمان شما را داشت، مطمئن شوید مصاحبه در مکانی که برای این کار درنظرگرفته‌اید انجام شود. این کار کمک می‌کند کنترل بیش‌تری بر گفتگو داشته باشید. وقتی نمایندگان رسانه‌ها حضور پیدا کردند، پوشه‌ای از مطالب چاپی مرتبط (مطلب شما، آمار، بروشور و …) در اختیار آن‌ها قرار دهید. کارت ویزیت‌تان را فراموش نکنید.
هیچ فرصت رسانه‌ای‌ای را از دست ندهید. برای استفاده از همه‌ی فرصت‌ها راهی پیدا کنید. در صورت نیاز، قرار ملاقاتهایتان را جابه‌جا کنید یا کسی را به‌جای خود بفرستید. باید آماده یا در دسترس باشید؛ در غیر این‌صورت، در آینده ارتباط با آن رسانه سخت‌تر خواهد شد.
وقتی محتوای موردنظرتان منتشر شد، آن را دررسانه‌های مختلف بازنشر دهید. لینک را در شبکه‌های اجتماعی، خبرنامه‌ها و وبلاگ‌تان قرار دهید. در شبکه‌های اجتماعی از رسانه‌ی موردنظر و خبرنگاران دست‌اندرکار قدردانی کنید. این کار سبب می‌شود که بیشتر دیده شوید و مخاطب بیش‌تری به دست آورید.
اگر، همان‌طورکه پیشتر گفتیم، اگر مطالب باکیفیت ارائه دهید، رسانه‌ها از شما تشکر خواهند کرد. احتمالاً به ایمیل بعدی‌تان پاسخ خواهند داد یا وقتی موضوعی مرتبط با کسب‌وکار شما وجود داشته باشد، از شما کمک خواهند گرفت.
در مجموع، ارتباطات رسانه براساس روابط شکل می‌گیرند. به‌عنوان یک سازمان مردم‌نهاد، اگر در این بخش تجربه و تخصص کسب کنید، به‌مرورزمان، در زمینه‌ی روابط‌عمومی نیز متخصص خواهید شد.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.