موسسات خیریه چطور می‌توانند از قدرت تکنولوژی مدرن به منظور بهتر کردن ثبات مالی بهره ببرند؟ موسسات خیریه همیشه در زمینه ایمن‌سازی بودجه مورد نیاز برای انجام امور خود با چالش‌های جدی روبهرو هستند. بر اساس گزارش چریتی‌دیجیتال (Charity Digital)، بیماری «کووید-19» باعث تشدید تمرکز روی این مسئله شد. حتی قبل از اینکه تاثیرات بلندمدت روی منابع قانونی درآمد به طور کامل درک شود، موسسات خیریه متوجه تغییر در چشم‌انداز مالی شده‌اند.
این مسئله به خصوص در مورد موسساتی که به برگزاری رویداد یا سایر شیوه‌های حضوری برای جمع‌آوری پول وابسته‌اند، صادق است. مشخص نبودن آینده بعد از پاندمی نشان می‌دهد که تاکید مجدد روی ثبات مالی بسیار ضروری است. بنابراین، موسسات خیریه مجبور شدند به روش‌های چابک روی بیاورند و در روش‌های جمع‌آوری اعانه دست به ابتکار بزنند. همچنین باید به فکر ارائه خدمات در مناطق دورافتاده باشند و در اینجا تکنولوژی به دادشان رسیده است. نقش فناوری دیجیتال در این فرایند بسیار کلیدی است.
مهمتر از همه، در اختیار داشتن سیستم‌های مورد نیاز برای تقویت تصمیم‌گیری بسیار ضروری است و به موسسات خیریه این امکان را می‌دهد تا پول مورد نیاز برای پشتیبانی از خدمات را مدیریت کنند. بدین منظور، روش‌های مدیریت مالی باید از مرز تولید پی‌درپی سرمایه فراتر رود و سابقه هزینه‌های خرج‌شده را پیگیری کند. استفاده از این اطلاعات برای تاثیرگذاری، آگاهی‌رسانی و ارائه روش نیز بسیار مهم است. یعنی نگاهتان باید به هدف موسسه باشد و ثبات و امکانات مورد نیاز برای رسیدن به این اهداف را فراهم سازید. داشتن نرم‌افزار مالی به‌روز و مجهز به موسسات خیریه کمک می‌کند تا ریسک را کنترل کنند و بیشترین استفاده را از فرصت‌ها ببرند و بدین ترتیب، یک موسسه قدرتمند و هدفمند ایجاد کنند که به جلو می‌اندیشد.
مزایای نرم‌افزار مالی ارزان و خیریه‌محور بر کسی پوشیده نیست و از قبل از پاندمی، همه نسبت به آن آگاه بودند. از آنجایی که طی سال گذشته بسیاری از موسسات خیریه مجبور شدند با سرعت بالا دست به دیجیتال‌سازی بزنند، استفاده از نرم‌افزار مالی ابرمحور به بسیاری از آنها کمک کرده است تا حتی به نیاز کسانی که از خانه کار می‌کنند، پاسخ دهند. حتی اگر دوباره تا حدی به سراغ روش‌های سنتی و اداری برگردیم، مزایای تداوم این روش مدرن در دنیای پس از قرنطینه نیز گسترش خواهد یافت. پاندمی این فرصت بزرگ را در اختیار موسسات خیریه قرار داد تا ریسکهای موجود را دوباره ارزیابی کنند و بعد بیشترین استفاده را از فرصت‌هایی که افزایش ارتباطات در اختیار آنها قرار داده است ببرند.
مدیریت ریسک
مدیریت ریسک برای تمام موسسات خیریه، با هر اندازه و سطح از پیچیدگی، نقش کلیدی در مدیریت موثر ایفا می‌کند. این به معنی حذف تمام ریسک‌ها (که عملا غیرممکن است) نیست. در واقع، نرفتن سراغ روش‌های جدید از ترس اشتباه کردن، یکی از ریسک‌هایی است که اغلب نادیده گرفته می‌شود. در عوض باید ریسکهای احتمالی را که ممکن است خیریه در طول حیات خود با آن روبهرو شود، تشخیص دهیم و مدیریت کنیم. اگر ریسکهای مهم شناخته و کنترل شود، موسسه میتواند تصمیمات آگاهانه بگیرد و به موقع عمل کند. به همین خاطر، مدیریت ریسک مالی باید در دستور کار هر موسسه‌ای که می‌خواهد روش‌گذاری کند، به هدف خود برسد و ثبات مورد نیاز را به دست آورد، قرار گیرد. نرم‌افزار مالی به موسسات خیریه کمک می‌کند تا هر روز، انواع خطرات مالی را کنترل کنند. به علاوه، با اطمینان خاطر از مدیریت خطرات مربوط به روش‌های نوین، در برنامه‌ریزی روشمند موثر است.
اولین قدم، تشخیص و درک خطرات است. برخی از این ریسک‌ها مربوط به طرز عمل هستند و به روش‌های محکم کنترل مالی داخلی وابسته‌اند. مثلا، آیا به راحتی می‌توانید خطاها را تشخیص دهید و اصلاح کنید؟ آیا روی دسترسی افراد به پول نظارت وجود دارد؟ اما سیستم‌های مالی در مدیریت خطرات مربوط به عدم نظارت کامل روی سرمایه در کل شرکت نقش پررنگ‌تری ایفا و به بررسی دقیق و واقعی جایگاه مالی کمک می‌کنند.
آیا می‌توانید مشکلات مربوط به جریان مالی را تشخیص دهید و متناسب با این مشکلات برنامه‌ریزی کنید؟ مثلا، پرداخت دیرتر از موعد از سوی سرپرست منجر به مشکلات عدیده و جدی می‌شود. اگر به موقع متوجه این مشکل شوید، می‌توانید آن را حل کنید. آیا می‌توانید تمام اطلاعات مربوط به بدهکار و بستانکار را به راحتی و با دقت کامل ثبت و ضبط کنید؟ آیا نظارت و کنترل کافی روی مخارج، به خصوص در حوزه‌های مالی کلیدی، وجود دارد؟
آیا می‌توانید ترندها را ارزیابی کنید و به آنها واکنش نشان دهید؟ آیا درآمد ناشی از منابع مشخص نسبت به یک بازه زمانی یکسان در سال گذشته کاهش یافته است؟ شاید یک توضیح کاملا منطقی در این باره وجود داشته باشد اما تشخیص هرچه سریعتر مشکل باعث می‌شود زمان بیشتری برای بررسی و حل آن در اختیار داشته باشید.
آیا ظرفیت پر شده است؟ محدود شدن میزان کاری که می‌توانید انجام دهید یکی از موانع کلیدی بر سر راه رسیدن به سواد مالی بالا در موسسات خیریه است. حتی اگر بتوانید اطلاعات مالی درست و مناسب پیدا کنید، به دست آوردن توانایی مورد نیاز برای استفاده عالی از این اطلاعات زمانبر است. پس نرم‌افزار مالی ساده و آسان کارتان را راحت می‌کند.
اما شاید تجزیه مخزن داده بزرگترین حوزه‌ای است که نرم‌افزار مالی بیشترین تفاوت استراتژیک و کاربردی را در آن ایجاد می‌کند. مخزن داده ریسک قابل توجهی است. زیرا میتواند وضوح چشم‌انداز در یک شرکت را محدود کند، و «قلمروهای کوچک ایجاد کند که احتمال مشارکت، به اشتراک گذاشتن اطلاعات و همکاری افراد به عنوان یک تیم منسجم را پایین می‌آورد». تعجبی ندارد که در این شرایط، تصمیم‌گیری ضعیف می‌شود و روحیه و اخلاق گروهی، میزان سودمندی و تاثیر نیز تحت‌الشعاع قرار می‌گیرد.
مخزن‌های داده کار ارزیابی ارزشمند داده را دشوار می‌سازند. در نتیجه، به کار و تلاش بیشتری نیاز پیدا می‌کنیم. و اگر روی نحوه جمع‌آوری و ارزیابی داده مدیریت جامع وجود نداشته باشد، خطر نقض امنیت یا لو رفتن اطلاعات روی برنامه‌های نامعتبر دوبرابر می‌شود.
یکی از کلیدهای تجزیه مخزن‌های داده، بهبود یکپارچه‌سازی داده (مخصوصا از طریق نرم‌افزار مالی مدرن) است. معمولا سیستم‌های قدیمی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات تنظیم نشده‌اند و در بخش‌های مختلف متغیرند. یکپارچه‌سازی اطلاعات از طریق رابط وب که دسترسی به آن آسان است، به تسهیل به اشتراک گذاشتن اطلاعات، افزایش تعامل و حل مشکلات مربوط به مخزن داده کمک می‌کند.
سود بردن از امکانات و فرصت‌ها
مدیریت موفق ریسک فرصت‌ها و موانعی را پیش روی شرکت قرار می‌دهد که ممکن است روی توانایی برنامه‌ریزی موثر موسسه خیریه اثر بگذارد. نرم‌افزار مالی از طریق تقویت ارتباطات و بهبود جریان داده، به غلبه بر این موارد کمک می‌کند.
داشتن اطلاعات به‌روز یک مزیت عالی برای پیدا کردن سرمایه از طرف سرمایه‌داران بزرگ یا رسیدگی به قراردادهای مهم است. موسسات خیریه برای قیمت‌گذاری دقیق و حمایت از گزارش‌های داخلی و خارجی به اطلاعات دقیق مالی نیاز دارند.
سرمایه‌گذار، درست مانند ذینفع و خیر، به تاثیر توجه دارد. توجه به ریسک مالی تنها زمانی مفید است که موسسه خیریه به اهداف خیر خود برسد و تغییر ایجاد کند. اگرچه تمام تاثیرات کار خیر به طور محسوس قابل اندازه‌گیری نیست، نرم‌افزار مالی فرصت بهتری برای ارزیابی آن به دست می‌دهد.
موسسات خیریه می‌توانند برای نشان دادن سود حاصل، مانند صرفه‌جویی در مخارج، نتیجه بهتر یا تاثیر هر ذینفع، اطلاعات مربوط به سرمایه‌گذاری را در بهتر شدن خدمات ارزیابی کنند. سپس می‌توان با پیگیری نتایج قبلی، از این ارزیابی برای پشتیبانی از مورد سرمایه‌گذاری در بازار و جمع‌آوری مالی جدید استفاده کرد. اگر موسسه خیریه بتواند به این سوال پاسخ دهد که «ما چه تاثیری گذاشته‌ایم؟»، میتواند فرهنگ ثبات مالی را تبلیغ و ترویج کند.
یکی دیگر از عناصر کلیدی ثبات، توجه به ذخایر است. تعدادی از موسسات خیریه از شروع پاندمی به سراغ پس‌اندازهای خود رفته و متوجه شده‌اند که حالا همان «روز مبادایی» است که قرار بود برای آن آماده باشند. علاوه بر اینکه نرم‌افزار مالی این امکان را به موسسه خیریه می‌دهد تا ذخایر خود را کنترل کند، این فرصت را هم در اختیار آن می‌گذارد تا با اطمینان از کافی بودن میزان پس‌انداز، در سال مالی هزینه‌های مازاد و غیرمنتظره را پرداخت کند.
می‌توان با اطمینان از مدیریت خطرات مربوط به عدم دقت و اعتبار، از نرم‌افزار مالی برای رسیدن به درک بهتر از هدف مورد انتظار موسسه خیریه استفاده کرد. سایر ابزارهای «ناکارآمد» مانند اکسل در این زمینه راه به جایی نمی‌برند چون درک درستی از حسابداری یا هدف موسسه ندارند. در اوایل قرنطینه و پاندمی راه حل‌های زیادی برای غلبه بر موانع آنی بر سر راه موسسات خیریه ارائه شد. چالش امروز ما این است که آموخته‌های خود را به صورت یک برنامه استراتژیک منسجم و بزرگ درآوریم. موسساتی که از قبل در مسیر تحول دیجیتال و استفاده از نرم‌افزار مالی ابرمحور قرار گرفته‌اند، موقعیت بهتری برای موفقیت و تداوم حیات دارند. درک این نکته به تمام موسسات خیریه این شانس را می‌دهد تا با آینده نامشخص کنار بیایند.
موسسات خیریه می‌توانند با مدیریت خطرات مالی و مهمتر از همه، استفاده از فرصت‌ها، به کمک ابزار دیجیتال و سیستم‌های مالی، تداوم را به ثبات مبدل سازند. و از اینجا به بعد، به کار ایجاد تغییر واقعی در دنیا ادامه دهند.
بر اساس استاندارد افرا، موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد خود را به‌صورت رایگان مورد سنجش قرار دهید و یک گزارش مدیریتی دریافت کنید.