۱۰ شیوه اطمینان از پایداری موسسه خیریه

| مقاله‌ها, موسسات نیکوکاری
زمان تقریبی مطالعه : 15 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

کووید-۱۹ شرایطی را به وجود آورد که سازمان­‌های خیریه مجبور شده‌­اند درباره جای پای خود فکر کنند و به شرایطی که خارج از کنترل آنهاست و برنامه‌­ریزی برای آن نیز ممکن نیست، واکنش درست نشان دهند. اما فرصتی برای نگرش مجدد به پایداری و در نظر گرفتن شیوه­‌های دیجیتالی انجام کارها نیز هست.

پایداری با برنامه­‌ریزی قبلی امکا‌ن‌­پذیر می‌­شود که فضایی را برای کار خلاقانه در زمانی که به آن نیاز باشد نیز در نظر می‌­گیرد. استفاده بیشتر از فناوری دیجیتال می‌­تواند با ساده­‌سازی فرایندها، این روند را تسهیل کند. اما منظور از پایداری یا ماندگاری در یک محتوای مالی دقیقا چیست؟ هرچند یک تعریف مشخص در این رابطه وجود ندارد، اما شاید بتوان پایداری را به بهترین شکل به عنوان ثابت قدم ماندن تعریف کرد: وقتی کار اصلی یک سازمان می­‌تواند ادامه یابد، حتی اگر بخشی از سرمایه کلیدی آن برداشت شود. در اینجا به ۱۰ حیطه کلیدی می­‌پردازیم که باید برای به حداکثر رساندن پایداری موسسه خیریه شما، در نظر گرفته شود. به عبارت ساده‌­تر، ماندگاری یا پایداری به این معنی است که آیا می­‌توانید از حمایت ذینفعان خود در بلندمدت اطمینان داشته باشید یا خیر.

به گزارش چریتی دیجیتال (Charity Digital)، شاخص­‌های پایداری مالی شامل روابط قوی با سهامداران، تامین سرمایه از روش‌­های متنوع، پول نقدی کافی، سطوح واقع‌گرایانه و توجیه‌پذیر ذخایر نامحدود، مدیریت دقیق ریسک، و آگاهی از مخارج کلی است.

پایداری برای بسیاری از موسسات خیریه کوچک ممکن است فقط مربوط به ظرفیت آنها باشد، به‌ویژه برای موسساتی که متخصص مالی اختصاصی در آنها حضور ندارد. تحقیقات ما نشان می‌­دهد ۳۸ درصد کارکنان شاغل در بخش مالی موسسات غیرانتفاعی انگلیس، فاقد اطمینان درباره همه حوزه­‌های مالی هستند که همین موضوع، در سواد مالی سازمانی نیز نقش دارد.

سوابق مالی که جزییات کمی در آنها ذکر می‌­شود، گزارش‌دهی ضعیف درباره تاثیرگذاری یا عدم گزارش این موضوع، و فقدان برنامه‌­ریزی مالی، بر شفافیت و ذیحسابی موسسات مالی و توانایی آنها در کاربرد سرمایه و رقابت برای جذب سرمایه به‌ویژه در شرایط مالی دوران کووید- ۱۹ تاثیر می‌­گذارد. در نهایت همه این موارد می‌­تواند بر پایداری یک موسسه خیریه و ظرفیت آن در خدمت‌رسانی به ذینفعانش، تاثیر منفی داشته باشد. هرچند فناوری می‌­تواند تغییراتی اساسی در نقایص دستورالعمل‌­های موسسات خیریه به وجود آورد و تحلیل و درک معنادار کارهای این موسسات را تسهیل کند، اما آگاهی از محتوایی که فناوری در آن استفاده می‌­شود، همچنان موضوعی حیاتی است.

برای کمک به سازمان‌­ها در توسعه درک بیشتر از پایداری، حوزه‌­های کلیدی که باید بر آن تمرکز شود را نام می‌­بریم:

۱٫تولید درآمد

ممکن است این نکته در ابتدا بدیهی به نظر برسد اما دلیل خوبی دارد که از این مورد شروع کرده‌­ایم. یک موسسه خیریه برای پایدار نگه داشتن کار خود باید قادر به تولید درآمد کافی باشد تا هزینه­‌های خود را پوشش دهد. حتی سازمان­‌های کوچکی که به صورت داوطلبانه کار می‌­کنند نیز نیازمند سرمایه کافی هستند تا مخارج کلی به جز کارکنان و فعالیت‌­های کلی آنها را پوشش دهد. درآمد می‌­تواند از منابع مختلفی تهیه شود از جمله ودیعه­‌هایی به شکل بورس و اهدای کمک، جمع­‌آوری کمک مالی عمومی، کارمزد قراردادهای مقامات قانون‌گذار، سرمایه‌­گذاری­‌ها و تجارت. روش­‌های تولید درآمد از منابع مختلف و مناسب باید با فعالیت‌­های بازاریابی به منظور ارتباط با حامیان، بخشندگان و تامین‌کنندگان سرمایه، همراه باشد.

۲٫تاثیر

درآمد امری ضروری است اما به خودی خود یک هدف محسوب نمی­‌شود. هیچ­گاه فراموش نکنید چرا سرمایه تولید می‌­کنند. درعوض، بر پرسش‌­های اساسی‌­تر تمرکز کنید. سعی می­‌کنید به چه چیز دست یابید؟ به دنبال چه نتایجی هستید؟ تاثیر مطلوب شما چیست؟

بررسی کنید آیا کاری که انجام می‌­دهید، در مقایسه با آنچه که بدون فعالیت سازمان شما اتفاق افتاده، تفاوت کافی ایجاد کرده است یا خیر. آیا کاری که انجام می‌­دهید مکمل و ترفیع‌دهنده آنچه سایر سازمان‌­ها انجام می‌­دهند هست؟

بدون تاثیرگذاری کافی، بعید است بتوانید تولید درآمدی که برای تامین سرمایه فعالیت‌­های خیریه لازم است را حفظ کنید. بنابراین امکان نمایش این تاثیرگذاری از طریق اندازه­‌گیری و گزارش‌­دهی، اهمیت زیادی دارد، هرچند معیارهای انجام این کار، محسوس­‌تر و آسان‌­تر از کار کردن در سایر روش‌­هاست، از جمله اندازه‌گیری بازگشت سرمایه اجتماعی در سرمایه­‌گذاری که خیریه شما انجام می‌­دهد.

۳٫استراتژی

درآمد و تاثیرگذاری، امری ضروری هستند. این دو مورد، اولین حوزه‌­هایی هستند که یک سازمان خیریه جدید بر آن تمرکز خواهد کرد. اما بعید است به تنهایی بتوانند سازمان را در بلندمدت حفظ کنند. آنها باید در محتوای یک استراتژی مشخص به کار روند. می­‌توان گفت استراتژی باید نقطه شروع هر چیز دیگری باشد، به‌ویژه به این دلیل که پایداری به خودی خود یک عنصر کلیدی در هر برنامه استراتژیک است.

انگیزه شروع بسیاری از سازمان‌­های بخش داوطلب، اشتیاقی است که بنا به علت خاصی وجود دارد. این اشتیاق اهمیت فوق‌­العاده­ای دارد: این اشتیاق همان چیزی است که سبب می‌­شود یک خیریه، چشم‌­اندازی منحصر به فرد درباره جهانی که در آن زندگی می­‌کنیم به دست آورد. اما اشتیاق به تنهایی موجب پایداری سازمان نمی‌­شود، به‌ویژه اگر منجر به بزرگتر شدن و پرهزینه‌­تر شدن سازمان شود. اشتیاق باید تحت کنترل یک استراتژی کلی باشد که با توجه به تاثیری که می­‌خواهید خیریه شما بر جای بگذارد، طراحی شده باشد.

موسسه خیریه باید درباره اینکه قرار است به چه چیز دست یابد، و چطور به آن دست خواهد یافت، شفاف باشد. آگاهی از کارهایی که انتخاب می‌­کنید انجام ندهید به اندازه درک کارهایی که انجام می­‌دهید مهم است. این روند کمک می­‌کند سازمان بر هدف خود تمرکز کند و از هدف خود منحرف نشود. شما نمی­‌توانید همه کار انجام دهید. بهترین حالت این است که بر آنچه می­‌توانید انجام دهید تمرکز کنید و با همه توان خود آن کار را انجام دهید. استراتژی را با ماموریت خیریه خود هماهنگ کنید و در مقابل هر نوع ترغیبی به منحرف شدن از این استراتژی مقاومت کنید.

۴٫برنامه‌­ریزی درباره کسب‌­وکار

برنامه­‌ریزی کسب‌­وکار عموما از یک برنامه‌­ریزی استراتژیک شروع می­‌شود و برای استراتژی شما و دستیابی به ماموریت‌­تان، حیاتی است. برنامه‌­ریزی کسب‌­وکار برای خیریه­‌ها نیز امکان‌­پذیر است همان­طور که در سازمان­‌های تجاری نیز انجام می‌­شود.

برنامه­‌های کسب‌­وکار فقط مربوط به پول نیست. یک برنامه جامع، اهداف و فعالیت‌­های کلیدی آینده را مشخص می­‌کند و اقدامات لازم برای دستیابی به آنها و منابع و تسهیلات مورد نیاز (به‌ویژه افراد مورد نیاز) را قابل ­کاربرد می‌­سازد. این برنامه باید با برنامه مالی پشتیبانی شود که هزینه­‌های فعالیت‌­ها و درآمد مورد نیاز در آنها را طرح خواهد کرد. این نوع بودجه‌­بندی به جز کمک به شما برای برنامه‌­ریزی هزینه­‌های مهم آینده (بازسازی، وسایل نقلیه جدید و غیره)، سبب می‌­شود کنترل هزینه‌­های کلی با ارائه چارچوبی برای اندازه­‌گیری آنها، آسان‌­تر شود.

۵٫کنترل هزینه

بعضی از افراد، کنترل هزینه را خسته­‌کننده می‌­دانند اما این موضوع اهمیت بسزایی دارد – خسته­‌کننده اما ارزشمند. در ابتدایی‌­ترین حالت، می‌­توان گفت لازم است پولی کمتر از آنچه به دست می‌­آید را خرج کنیم. با رشد خیریه‌­ها، ساختارهای هزینه‌­ها نیز پیچیده‌­تر می‌­شود و ممکن است مدیریت آن، چالش‌­های بیشتری ایجاد کند.

هرچند ممکن است یک سازمان کوچک در ابتدای کار مجبور باشد دست به دهان زندگی کند – درآمدی به دست آورده و همان را خرج کند – وقتی شرایط به گونه‌­ای شود کارمندان و مخارج کلی ثابت باید در نظر گرفته شود، لازم است برای این هزینه‌­های همیشگی، برنامه­‌ریزی شود. اگر درآمد کاهش یابد، لازم است هزینه­‌ها را نیز کاهش دهید.

داشتن یک برنامه موثر کسب‌­وکار به کاهش هزینه‌­ها کمک می‌­کند، اما لازم است دائما حواسمان به شناسایی موارد زائد و حذف آنها باشد. اطمینان از ارزش موجود در تدارکات نیز مهم است. لازم است به سادگی فقط به دنبال کاهش همه هزینه‌­ها نباشید. کنترل‌­های بیش از حد سختگیرانه ممکن است ضرورتا منجر به خرج شدن پول در حوزه­‌های کلیدی نشود و تحویل خدمات را به خطر انداخته و تلاش برای جمع‌­آوری سرمایه را تحلیل برد.

۶٫جریان پول نقد

مباحث جریان پول نقد از جمله بزرگترین دلایلی هستند که موجب شکست بسیاری از کسب‌­وکارها می­‌شوند و ریسک این موضوع برای سازمان‌­های خیریه نیز وجود دارد. هرچند متعادل‌­سازی هزینه و درآمد به صورت سالانه اهمیت دارد، اما برای تضمین جریان پول نقد و پرداخت دیون کافی نیست. نکته کلیدی، زمان‌­بندی است.

مثلا مخارج سرمایه می‌­تواند پول نقد را تحلیل ببرد – حتی وقتی تاثیرگذاری و اختصاص سرمایه در «صورت وضعیت فعالیت‌­های مالی» در چندین سال در نظر گرفته می‌­شود. ممکن است کمک­‌های مالی صرف پرداخت بدهی معوق شود و ممکن است پرداخت فاکتورها با تاخیر انجام شود. این روند می‌­تواند تاثیری اساسی بر جریان پول نقد داشته باشد و منجر به تمام شدن پول خیریه و بنابراین از بین رفتن آن شود. اگر یک برنامه مالی داشته باشید که به خوبی درباره آن فکر شده باشد و به طور منظم بر آن نظارت شود، مدیریت جریان پول نقد، آسان‌­تر می‌­شود.

۷٫متنوع‌سازی

درحالیکه پرورش روابط برای تامین سرمایه سبب می‌­شود موسسه خیریه، تاثیرگذاری خود را تا حد زیادی افزایش دهد، اما تکیه بیش از حد بر یک تامین‌­کننده سرمایه یا یک مسیر جمع­‌آوری سرمایه، ممکن است آسیب بسیار زیادی به همراه داشته باشد. استعاره قرار دادن تخم ­مرغ‌­ها در یک سبد در دوره همه­‌گیری ویروس بسیار مشهود شد زیرا عملا ظرف یک شب، جمع­‌آوری پول در یک رویداد فیزیکی متوقف شد. درحالیکه این واقعیت جدید، ابتکاری چشمگیر و شیوه­‌های جدید فکر کردن را به وجود آورده است، تغییر رویه و تطبیق یافتن با شرایط جدید نیز سبب شده است مشخصا، تامین سرمایه از پایگاه گسترده‌­تر، آسان‌­تر شود.

هرچند قانون سفت و سختی در این باره وجود ندارد اما می‌­توان گفت در حداکثر حالت ممکن، ۲۰ درصد سرمایه یک خیریه باید از یک منبع به دست آید. اگر به شدت بر یک سرمایه­‌گذار متکی باشید، بررسی و برنامه‌­ریزی کنید که چطور می­‌توانید در صورت از بین رفتن ناگهانی این منبع سرمایه، هزینه­‌ها را مجددا و به سرعت تنظیم کنید یا منبع سرمایه جدیدی بیابید.

۸٫فرهنگ

همراه با در نظر گرفتن وجوه مالی و روندی مدیریت مالی و حسابداری، لازم است عناصر «ملایم‌­تر» نیز در نظر گرفته شوند که برای موفقیت هر سازمانی ضروری هستند. در اینجا پای فرهنگ به میان می‌­آید. فرهنگ به باورها و ارزش‌­های یک سازمان اشاره دارد و با رفتاری که در سازمان دیده می‌­شود، مشخص می­‌شود. این موضوع به ویژه برای سازمان‌­های خیریه مهم است – درحالیکه کسب­‌وکارهای مالی ممکن است وفاداری را با انگیزه‌­های مالی ایجاد کنند، اما یک خیریه به ندرت می‌­تواند چنین روشی در پیش بگیرد.

داشتن فرهنگ مثبت، برای ساخت وفاداری و تعهد از سوی حامیان و اطمینان از تاثیرگذاری سازمان، ضروری است. اما وجود فرهنگ منفی برای سازمانی که انصاف، برابری و تنوع در آن امری الزامی است، می­‌تواند بسیار آسیب‌­زا باشد. خطر آسیبی که قصورهای سازمانی در خیریه‌­ها می‌­تواند برای حمایت و اعتماد عمومی ایجاد کند، بسیار زیاد است. به خاطر داشته باشید که فرهنگ فقط مربوط به این نیست که سازمان از بیرون چطور دیده می‌­شود، بلکه مربوط به این است که چطور با کارکنان و داوطلبان رفتار می‌­شود، که همین امر تعیین می­‌کند آیا آنها انعکاسی از ارزش­‌های سازمان شما هستند و تاثیری بر این ارزش‌­ها دارند یا خیر.

۹٫رهبری

درحالیکه باید بهترین اقدامات و فرایندهایی که پیشتر ذکر شد در سازمان به کار گرفته شود تا کار سازمان خوب پیش برود، اما رهبری سازمان در کسب هدف آن، اهمیتی اساسی دارد. «قوانین اداره خیریه» می‌­گوید رهبری قوی و موثر به خیریه کمک می­‌کند استراتژی مناسبی برای تحویل موثر اهداف خود به کار گیرد. همچنین روند کار سازمان را تنظیم می‌­کند از جمله دیدگاه، ارزش‌­ها، و اعتبار آن. رهبری در تهیه راهنمایی روزمره، اطمینان از حفظ مسیر، و جلوگیری از انحراف از مسیر نیز اهمیت بسزایی دارد.

ارتباطات، بخش ضروری رهبری است. ارتباط با متولیان برای تنظیم استراتژی یا ارتباط مدیران ارشد با کارمندان یا داوطلبان به صورت منظم برقرار می‌­شود. همه باید اطلاعات به‌روز داشته باشند و کاملا از روند انجام کارها مطلع باشند. ارتباطات و رهبری قوی برای پیشگیری از انبار کردن داده‌­ها و اطمینان از شفافیت و کارآمدی فرایندهای مالی نیز ضرورت دارد.

۱۰٫ابزاربندی و زیرساخت

۹ نکته قبلی همگی مربوط به حوزه­‌هایی بود که یک خیریه موفق باید بر آن تمرکز کند تا از بهره‌­وری پایدار آن اطمینان حاصل شود. همه این موارد از استفاده از راه‌­حل‌­ها و زیرساخت­‌های مناسب فناوری بهره خواهند برد. مثلا تولید درآمد سودمند با CRM صحیح و نرم‌­افزار مناسب جمع‌­آوری سرمایه، افزایش خواهد یافت.

استفاده از اپلیکیشن‌­هایی مانند زوم و تیمز برای حفظ ارتباطات روزمره و بسیاری از کارهایی که سازمان از راه دور یا با مدل ترکیبی انجام می‌­دهد ضروری خواهد بود. ابزار اولیه برای پیشرفت به سوی پایداری یک خیریه، نرم‌­افزار مالی است. هرچند می­‌توان از یک برنامه ساده تجاری در یک صفحه گسترده استفاده کرد، اما نظارت بر عملکرد مطابق با برنامه، بدون داشتن ابزارهای صحیح کار دشواری است. کنترل هزینه و تحلیل جریان پول نقد، بخش‌­های کلیدی نرم‌­افزار مالی است و تحلیل متنوع‌­سازی جریان سرمایه و انعطاف­پذیری اهمیت زیادی دارد.

سواد مالی سازمانی بیشتر و درک مواردی که در بالا مطرح شد می‌­تواند منفعت ارزشمندی به همراه داشته باشد، همان­طور که استفاده از فناوری دیجیتال نیز می‌­تواند بهره‌­وری فرایندها را به حداکثر برساند. اما باید استراتژی برای حفظ پایداری سازمان نیز در نظر گرفته شود – به جای آتش­نشانی، نگاه رو به جلو داشته باشید.

کووید-۱۹ شرایطی را به وجود آورد که سازمان­‌های خیریه مجبور شده‌­اند درباره جای پای خود فکر کنند و به شرایطی که خارج از کنترل آنهاست و برنامه‌­ریزی برای آن نیز ممکن نیست، واکنش درست نشان دهند. اما فرصتی برای نگرش مجدد به پایداری و در نظر گرفتن شیوه­‌های دیجیتالی انجام کارها نیز هست.

 

 

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org