گام‌های نخست برای مدیریت افراد داوطلب (بخش دوم)

| مقاله‌ها | 0 دیدگاه
زمان تقریبی مطالعه : 7 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

سازمان‌­های داوطلبانه کمی وجود دارند که برای انجام کارها وقت زیادی در اختیار داشته باشند. طرح­‌ریزی یک برنامه داوطلبانه زمان می‌­برد و شما باید به این موضوع واقف باشید. اغلب افرادی که این مسئله را در نظر می‌­گیرند، می­‌توانند پیگیر نیازهای دیگر هم باشند.

بررسي بهترين شيوه‌هاي مديريت داوطلبان محور سلسله گزارش‌هاي هفتگي است كه قرار است با هدف كمك به افراد در سازمان‌هاي كوچك غيرانتفاعي در جهت تقويت مديريت داوطلبان منتشر شود. ایده­‌هایی برای بهبود شیوه‌­های مدیریت داوطلبان و نکاتی مهم در این خصوص وجود دارد که در اینجا به آنها می‌­پردازیم (متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده كنيد). این موارد براساس برداشت­‌هایی است که از ۶ گروه تحت بررسی و تجربیات کار با سازمان­‌های غیرانتفاعی به دست آمده است.

  • به عنوان یک مدیر اطمینان حاصل کنید که مورد حمایت گروه خود هستید

برای برخی از افراد، درک ارزش وقت و انرژی که برای پیشبرد یک برنامه داوطلبانه گذاشته می‌­شود، دشوار است. آنها ممکن است درک نکنند که کار کردن با داوطلبان، نیازمند توجه به احتیاجات و انگیزه‌­های آنها برای کمک به انجام ماموریت است. ممکن است بعضی از گروه‌­ها خوش‌­شانس باشند و داوطلبان زیادی به درب سازمان آنها مراجعه کنند و تا انتهای ماموریت و برای ماه­‌ها همراهی‌­شان کنند. بیشتر اوقات اما در گروه‌­های کوچکتر، داوطلبان با فرسودگی مفرط  مواجه می­‌شوند و بسیاری از آنها گروه را ترک می­‌کنند. این گروه‌­ها همیشه برای یافتن افراد مناسب برای ماموریت­‌هایشان در تلاش هستند. به احتمال زیاد چنین گروه‌­هایی روش‌­های استانداردی برای کاهش خطرات و تعهدات­شان ندارند.

ابتدا باید اطمینان حاصل کنید که هیات مدیره، کارکنان و داوطلبان یک سازمان از تلاش­‌ها و وقتی که برای کار روی یک برنامه می‌­گذارید، حمایت می­­‌کنند. این موضوع به رفع نگرانی‌­های شما کمک شایانی می­‌کند. در زمان‌­های مختلف، باید از حمایت هیات مدیره، کارکنان و داوطلبان یا ایده‌­های آنها برای اقدامات مهم برخوردار شوید. در پایان، اطمینان داشته باشید که نتایح کارهایتان مورد استفاده قرار می‌­گیرد، خواه در آن سازمان حضور داشته باشید یا نه. به عنوان یک مدیر ­باید در ابتدا برای خود حمایت جلب کنید. جلسه‌­ای برای بحث درباره اهدافتان برگزار کنید. مثال­‌های واضح مطرح کنید که لزوم یک برنامه دارای ساختار را به تصویر می‌­کشد.

  • یک چشم‌­انداز خلق کنید!

با ایجاد یک چشم­‌انداز برای مشارکت داوطلبان در سازمان‌­تان می‌­توانید برای کارتان در گروه خود انرژی ایجاد کنید. اگر مجموعه نیروهایی تماما داوطلب را که با هم همکاری می‌­کنند برای ماموریت‌­تان داشته باشید، چشم­‌انداز چگونه خواهد بود؟ می­‌خواهید چند نفر مشارکت داشته باشند؟ چه کارهایی را داوطلبان انجام دهند؟ انتظار دارید داوطلبان چه روحیه‌­ای داشته باشند؟ و پرسش‌­هایی از این قبیل به بسط و گسترش چشم­‌انداز شما در خصوص تعیین جهت کارتان کمک بسیار خواهد کرد.

  • گام­‌های کوچک، زمان‌­بندی طولانی

سازمان‌­های داوطلبانه کمی وجود دارند که برای انجام کارها وقت زیادی در اختیار داشته باشند. طرح­‌ریزی یک برنامه داوطلبانه زمان می‌­برد و شما باید به این موضوع واقف باشید. اغلب افرادی که این مسئله را در نظر می‌­گیرند، می­‌توانند پیگیر نیازهای دیگر هم باشند. این یک واقعیت است. بنابراین برای این کار به خودتان روحیه بدهید.

در این کتابچه راهنما به برخی از نکات اشاره شده است که می­‌توان آنها را تک نفره و تنها در چند ساعت یا کمتر انجام داد. برخی دیگر از کارها اما برای آنکه کاملا تکمیل شوند به هفته‌­ها یا ماه‌­ها زمان نیاز دارند. این بستگی به شرایط جاری برنامه شما دارد و اینکه چند نفر برای بهبود آن شرایط همکاری می­‌کنند. باید واقع‌­گرا باشید. وظایفی را تعریف کنید که توان تحقق آنها را خواهید داشت. با وظایف آسان شروع کنید که به همه حس پیشبرد کارها را می‌­دهد. به خاطر داشته باشید که معمولا کارها بیشتر از انتظار زمان می‌­برند! گروه خود را برای موفقیت بچینید نه برای مایوس شدن یا احساس گناه کردن!

  • این کار را به تنهایی انجام ندهید!

تدوین یک برنامه داوطلبانه موقعیت خوبی است برای آموزش‌­های شما؛ در این کار کمک بگیرید و از دیگر داوطلبان در این فرآیند مشارکت بخواهید. برای اعضای کمیته که می‌­توانند به گروه شما در ایجاد یک برنامه داوطلبانه موثر و نتیجه‌­بخش کمک کنند، وظایف کوتاه تعریف کنید. این فرصتی مناسب است که افرادی با مهارت‌­هایی که شاید در حوزه‌­های دیگر هرگز از آنها استفاده نکنید را در این کار مشارکت دهید. اگر روی سیاستگذاری‌­های مربوط به فعالیت‌­های داوطلبانه کار می­‌کنید آیا کسی در محفل شما حضور دارد که پیشینه‌­ای در این زمینه داشته باشد. مطمئن شوید که از چنین افرادی برای بازخورد و مشارکت در فرآیند هرگاه که لازم باشد استفاده می‌­کنید.

  • شما اولین کسی نیستید که این کار را انجام می‌­دهید!

سازمان­‌های زیادی هستند که برنامه‌­های کاملا داوطلبانه یا نیمه داوطلبانه دارند. بعضی از آنها در جامعه اطراف خودتان حضور دارند. برخی دیگر ممکن است گروه‌­هایی باشند که شما به واسطه شبکه کاری­تان در مناطق دیگری با آنها کار می‌­کنید. با این گروه‌­ها در تماس باشید تا بفهمید که چه نکاتی در رابطه با برنامه‌­های داوطلبانه را می‌­توانند با شما به اشتراک بگذارند. بسیاری از منابع به نگارش درآمده و اینترنتی هم هستند که نمونه‌­ها و الگوهایی در این رابطه در اختیار شما قرار می­‌دهند. لازم نیست چرخ را دوباره اختراع کنید، از منابع موجود استفاده کنید.

  • دستاوردهایتان را جشن بگیرید

وقتی که یک فعالیت قابل توجه را به مرحله تکمیل می‌­رسانید، آن‌را جشن بگیرید. مشارکت تک تک افرادی را که در آن دخیل بوده‌­اند، شناسایی کنید. یک ایمیل برای توضیح آنچه که بدان دست یافته­‌اید ارسال کنید شاید حتی ارزش آن را داشته باشد که در نشریه داخلی آینده سازمان‌تان آن را مورد تاکید قرار دهید. بگذارید همه بدانند که شما بخشی از اهم برنامه خود را محقق کرده­‌اید و حواستان به داوطلبان همکارتان هست.

  • برنامه داوطلبانه خود را قابل انتقال کنید

وقتی روی بهترین عملکردهای مختلف کار می­‌کنید، به این فکر کنید که آن عملکردها چگونه می‌توانند دوباره و دوباره تکرار شوند. هدفتان باید دستیابی به رویکردهایی باشد که توسط خودتان و دیگر اعضای گروه برای مدت طولانی مورد استفاده قرار گیرد. یک برنامه داوطلبانه قابل انتقال این اطمینان را می‌­دهد که اطلاعات کلیدی در یک­جا جمع شده­‌اند و برای افراد جدیدی که به گروه شما ملحق می‌­شوند به آسانی قابل پیگیری هستند. در بسیاری از مواقع گروه‌­ها زمان زیادی را صرف ایجاد چیزی مي‌­کنند، اما ناگهان یک یا دو فرد کلیدی با تمام اطلاعات در ذهن شان گروه را ترک می­‌کنند. تدوین یک برنامه قابل انتقال درست در بدو شروع، به شما در ایجاد یک برنامه داوطلبانه پایدار کمک می­‌کند.

  • ایجاد پوشه­‌هایی از منابع یا اطلاعات قابل انتقال

از زمانیکه شما کار کردن روی بهترین فعالیت خود را آغاز می‌­کنید به احتمال زیاد منابع بسیاری را جمع­‌آوری می‌­کنید. احتمالا نسخه‌­هایی از مقالات، مثال‌­های دقیق و الگوهایی از دیگر گروه‌­ها، فهرستی از کتاب­‌ها و وب­سایت‌­ها و خیلی چیزهای دیگر را به دست خواهید آورد. بنابراین، علاوه بر نحوه چگونگی تنظیم یک برنامه داوطلبانه قابل انتقال، باید پوشه‌­هایی از منابع یا یک برنامه قابل انتقال جداگانه را تنظیم کنید، به نحوی که بتوانید به آسانی مطالب منابعی را که در طول کار جمع­‌آوری کرده‌­اید، دسته‌­بندی و سازماندهی کنید.

  • برای خود حمایت ایجاد کنید

همه ما می­‌دانیم که توجه به مسائل درازمدتی که طی زندگی انجام می‌­دهیم معمولا به خاطر نیازهای کوتاه مدت­‌تر به عقب رانده می‌­شوند. برخی از ما نیازمند تشویق یا تعیین ضرب‌­الاجل برای پیشرفت و باقی ماندن در مسیر خود هستیم. اگر بدانیم که کسی در حال کنترل پیش­برد امور است، آن­وقت ما بر پیشرفت‌مان بیشتر تمرکز می­‌کنیم. حالا در نظر بگیرید کسی باشد که مسئولیت هدایت یا نظارت بر کار شما را عهده‌­دار باشد این شخص می­‌تواند به شما کمک کند که گام­‌های کلیدی که می‌­خواهید بردارید را خلاصه کند و سپس به طور منظم با همراهی شما چگونگی پیشبرد کارها را چک کند، شما را تشویق کند و ایده‌­هایی برای مواجهه با هر چالشی را ارائه کند. این مربی لزوما نباید تخصصی در زمینه مدیریت امور داوطلبانه داشته باشد، اما بهتر است در صورت امکان مهارت‌­هایی در زمینه مدیریت برنامه و پروژه داشته باشد تا آنها را با شما در میان بگذارد.

  • لزومی ندارد که بی عیب و نقص باشید!

تنظیم یک برنامه جدید یا اصلاح برنامه‌­ای که در دست دارید، یک تجربه آموزنده خواهد بود. گاهی دشوار خواهد بود که بفهمید چه زمانی اطلاعات شما برای اتخاذ یک تصمیم کافی است. اما نگران این موضوع نباشید که از همان ابتدا بی‌­عیب و نقص عمل کنید. همه برنامه­‌ها با گذشت زمان تغییر می‌­کنند و شما همیشه می­‌توانید در حین اینکه به جلو پیش می‌­روید آنها را اصلاح کنید. چارچوبی از بهترین فعالیت­‌ها را به دست بگیرید و در حین پیش رفتن به سمت جلو، افزودن جزئیات بیشتر برایتان آسان­تر خواهد شد.

هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org