موسسات نیکوکاری باید اطلاعاتی در مورد تاریخچه، ماموریت و ساختار خود در اختیار همه داوطلبان قرار دهند؛ زیرا که دانستن این اطلاعات مرتبط و آموزش‌های لازم به آنها کمک می‌کند در انجام وظایف خود در راستای اهداف موسسه به نحو موثرتری مشارکت کنند. در ضمن ارائه آموزش‌های مداوم باعث می‌شود داوطلبان به کار خود علاقمند شوند. در این گزارش، هفتمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی هدایت و آموزش داوطلبان.
هدایت: هر سازمانی وظیفه دارد به داوطلبان جدید و کارکنان در مورد تاریخچه، ماموریت، ساختار و اهداف خود توضیحات لازم را ارائه کند.
آموزش: آموزش، فعالیت‌های رسمی و غیررسمی را شامل می‌شود که افراد را برای انجام کارها آماده می‌کند. این فعالیت‌ها می‌تواند شامل ارائه اطلاعات یا انجام فعالیت‌های آموزشی و تحصیلی باشد.
هنگامی که برای نخستین بار به یک شهر جدید می‌روید، کمک‌های یک راهنمای محلی در شناخت مکان‌های مختلف می‌تواند اطلاعات خیلی بیشتری از یک نقشه یا بروشور در اختیار شما قرار دهد که در هیچ جزوه توریستی به آنها حتی اشاره هم نشده است.
هدایت برای داوطلبان می‌تواند مانند همان تور راهنمای محلی عمل کند. هر داوطلبی، از جمله اعضای هیات مدیره نیز باید از هدایت برخوردار شوند. این موضوع باعث می‌شود که آنها با طرز کار، اهداف و دیگر افرادی که در موسسه مشارکت دارند آشنا شوند. ارائه اطلاعات به داوطلبان در مورد تاریخچه، ماموریت و ساختار، می‌تواند به آنها درک بهتری بدهد که چگونه به انجام ماموریت کمک کنند. اگر می‌خواهید مطمئن شوید که داوطلبان در موسسه شما می‌مانند، آنها را هدایت کنید.
آموزش با هدایت تفاوت دارد. آموزش شامل ارائه اطلاعات و مهارت‌هایی است که داوطلبان برای انجام وظایف به آنها نیاز دارند. در واقع آموزش فرصتی است تا اطلاعات لازم در مورد حدود وظایف، سیاست‌های مربوطه و اقدامات احتیاطی ایمنی که داوطلبان باید رعایت کنند را در اختیارشان قرار می‌دهد. آموزش باید تا زمانی که داوطلب با شما کار می‌کند، ادامه داشته باشد. آموزش یک روش عالی برای حفظ داوطلبان و انجام بهتر کارها است.
هدایت و آموزش داوطلبان برای رویداد خاص
اکثر سازمان‌های خیریه در طول سال، مراسم خاصی را میزبانی می‌کنند که از جمله آنها می‌توان به برگزاری جشنواره‌ها در فضای باز، رویدادهای ورزشی و… اشاره کرد. برگزاری هر یک از این رویدادها نیازمند همکاری تعداد زیادی از داوطلبان است که باید هدایت شوند و آموزش‌های مرتبط نیز به آنها داده شود. در ادامه به چند ایده برای اینکه آموزش‌ها تاثیرگذارتر و کارآمدتر باشند، اشاره شده است:
- از میان خود داوطلبان افرادی را به رهبری آنها برگزینید تا برگزاری رویداد تسهیل شود.
- به افرادی که جهت رهبری برگزیده‌اید در خصوص سازمان خود، رویداد مورد نظر و اقدامات اضطراری آموزش‌های لازم را بدهید.
- رویدادها را با رهبران مرور کنید.
- پس از آنکه آنها آموزش‌های لازم را به خوبی گذراندند، قادر خواهند بود تعداد بیشتری از داوطلبان را آموزش دهند.
- همیشه با افرادی که به عنوان رهبر انتخاب کرده‌اید ارتباط نزدیک داشته باشید تا بتوانند پرسش‌های خود را بپرسند و نگرانی‌های خود را با شما در میان بگذارند.
طرح اقدام
هدف شماره 1: توسعه فرآیند هدایت و تهیه مطالب در این خصوص
در زمینه فعالیت‌های هدایتی سه حوزه اصلی وجود دارد. نخست، باید اطمینان حاصل کنید که داوطلب در مورد هدف موسسه شما آگاهی دارد. علاوه بر تشریح ماموریت، ارزش‌ها و تاریخچه موسسه، باید در مورد برنامه‌های مختلف، اقشار دریافت‌کننده خدمات و اهداف آینده توضیح دهید.
این اطلاعات به داوطلبان کمک می‌کند تا ببینند که چگونه تلاش‌هایشان به کل موسسه در رسیدن به هدف کمک می‌کند. داوطلبان مانند سفیران شما در جامعه خواهند بود. هنگامی که مردم متوجه می‌شوند آنها با شما همکاری می‌کنند، ممکن است سوالاتی در مورد ماموریت و اهداف شما بپرسند، بنابراین اطمینان حاصل کنید که مردم پاسخ‌هایی را که شما می‌خواهید، از زبان آنها بشنوند.
حوزه دیگری که در مورد فعالیت‌های هدایتی باید به آن توجه شود، جزییات عملی نحوه کار است. مثلا امکاناتی که در دفتر وجود دارد را به آنها بگویید (به عنوان مثال به آنها نشان دهید که چای و قهوه کجاست، لباس خود را کجا می‌توانند آویزان کنند، در صورت لزوم از کدام تلفن استفاده کنند). افراد موسسه را به آنها معرفی کنید و بگویید آنها هر کدام چه وظایفی دارند و اگر داوطلبان پرسشی داشتند به چه کسی مراجعه کنند. اطلاعاتی در مورد رویدادهای آینده و کل برنامه‌های داوطلبانه خود در اختیار آنها بگذارید.
سومین کاری که باید انجام دهید معرفی داوطلبان است! اطمینان حاصل کنید که داوطلبان با افرادی که قرار است با آنها کار کنند، آشنا شوند. سعی کنید که طوری رفتار کنید آنها احساس خوبی داشته باشند، زیرا به افراد در شروع کار مشترک کمک می‌کند.
این سه مرحله را می‌توان از طرق مختلف انجام داد. مثلا ممکن است یک گروه جزوه‌ای را تهیه کرده باشد که در آن اطلاعاتی در مورد تاریخچه و هدف موسسه مرقوم کرده باشد و آن را هم در اختیار داوطلبان و هم در اختیار عموم مردم قرار دهد. دیگر روش هدایت داوطلبان، گفتگو و مصاحبه با آنان است. ممکن است شما این امکان را داشته باشید که هر چند ماه، یک شب میزبان داوطلبان احتمالی خود باشید و در مورد موسسه و اهداف آن، اطلاعاتی در اختیار آنها قرار دهید. اگر موسسه شما در حال برگزاری یک رویداد بزرگ است، برگزارکنندگان می‌توانند یک یا دو جلسه هدایتی برای این رویداد برگزار کنند تا همه افراد در مورد این رویداد و نحوه حمایت از شما با سرعت بیشتری اطلاعات کسب کنند. اینچنین جلساتی، ترکیبی از هدایت و آموزش خواهد بود. زیرا که در جلسات اینچنین اطلاعات کلی در مورد موسسه و مشخصات مربوط به رویدادی را که فقط آن گروه از داوطلبان نیاز به دانستن دارند ارائه می‌شود.
هدف شماره 2: تهیه یک برنامه آموزشی
بسیاری از موسسات کوچک ممکن است آموزش را یک موضوع لوکس بدانند که استطاعت انجام آن را ندارند. اما آموزش داوطلبان لازم نیست هزینه‌بر باشد. در واقع، اغلب اوقات می‌توان آن را به صورت رایگان انجام داد.
نخست، مهارت‌ها و دانش‌هایی را که داوطلبان شما برای انجام یک کار خوب نیاز دارند را شناسایی کنید. آنها چه مهارت‌هایی دارند و شما چه خلاهایی را باید پر کنید؟ آموزش‌هایی که شما ارائه می‌کنید برای پر کردن این خلاها است.
یکی از راه‌های تشخیص اینکه چه آموزش‌هایی باید به داوطلبان ارائه شود این است که از داوطلبان فعلی خود بپرسید در هنگام شروع همکاری خود دوست داشتند چه آموزش‌هایی می‌دیدند و چه اطلاعاتی در اختیارشان قرار داده می‌شد و اینکه احساس می‌کنند هنوز چه نیازهایی دارند. گام‌های منطقی برای ارائه آموزش بردارید. زیراکه در غیراینصورت ممکن است داوطلبان احساس سرخوردگی کنند.
ارائه آموزش همچنین یک ابزار مهم برای مدیریت ریسک است. در برخی موارد، ممکن است داوطلبان برای محافظت از خود و دریافت‌کنندگان خدمات به بعضی از آموزش‌های کمک‌های اولیه یا سایر آموزش‌های بهداشت و ایمنی نیاز داشته باشند.
آموزش‌ها می‌تواند در زمان‌های مختلف، در بدو ورود یا حین همکاری، توسط مربیان یا داوطلبان قدیمی به تازه‌واردها داده شوند. حتی برای داوطلبانی که مشکلی در کار خود ندارند، باید فرصت‌های جدید آموزش و یادگیری فراهم شود. زیرا مردم اغلب به این دلیل داوطلب می‌شوند که می‌خواهند بیشتر بیاموزند. هنگام ارائه فرصت‌های آموزشی، اطمینان حاصل کنید که در رویکرد خود ثابت قدم و در تصمیم‌گیری‌های خود شفاف هستید.
نتیجه‌گیری
اگر هدایت و آموزش‌های تاثیرگذار به داوطلبان خود ارائه می‌کنید، آنها خواهند فهمید که چگونه در موسسه شما مفید واقع می‌شوند و ابزارهای لازم برای انجام ماموریت در اختیارشان قرار می‌گیرد. رعایت این موضوع نخستین اقدامی است که کمک می‌کند تا داوطلبان احساس می‌کنند ورودشان به موسسه شما با استقبال روبه‌رو شده است و به آنها حس تعلق را القا خواهد کرد. اقدام بعدی پشتیبانی مداوم از طریق نظارت و بازخورد منظم است.
متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن