در سازمان‌های غیرانتفاعی دو رکن هیئت مدیره و مدیرعامل به سازمان کمک میکنند که ماموریت خود را انجام دهد. در این راستا، نقشهای اصلی هیئت مدیره و مدیرعامل و چگونگی پشتیبانی آن‌ها از یکدیگر باید مد نظر قرار بگیرد.
پایگاه داده‌‌‌ای «میژن باکس» (Mission Box) در مقاله‌‌‌ای رابطه ایده‌‌‌آل میان هیئت مدیره یا هیئت امنا در یک سازمان غیرانتفاعی با مدیرعامل یا مدیر اجرایی را بررسی کرده است.
به‌طور کلی، هیئت مدیره چشمانداز آینده سازمان غیرانتفاعی را برنامه‌‌‌ریزی میکند و مدیرعامل یا مدیر اجرایی این چشمانداز را به واقعیت تبدیل میکند. در واقع هیئت مدیره عهده‌‌‌دار نظارت بر امور است و مدیر عامل مسئولیت اجرای آن را بر عهده دارد.
با توجه به اهمیت ارتباط مناسب این ارکان، خطوط راهنمای کلی زیر میبایست مورد توجه قرار بگیرند.
نقشهای اصلی
همکاری هیئت مدیره و مدیرعامل یا مدیر اجرایی با یکدیگر به سازمان غیرانتفاعی کمک میکند که به بهترین وجه ماموریت خود را به انجام برساند. در این راستا، از هر یک از این دو رکن انتظاراتی در چهار زمینه اصلی – ماموریت، منابع مالی، برنامهها و منابع انسانی – وجود دارد که به شرح زیرند:
ماموریت
| هیئت مدیره یا هیئت امنا | مدیرعامل یا مدیر اجرایی |
|---|---|
| تصویب ماموریت، چشمانداز، ارزش‌ها، برنامه استراتژیک | تعامل با هیئت مدیره برای پیشبرد ماموریت، چشمانداز، ارزش‌ها، برنامه استراتژیک |
| بررسی و تصویب برنامه پیاده‌سازی سالانه برای اطمینان از سازگاری آن با برنامه استراتژیک | توسعه برنامه پیاده‌سازی سالانه و ارائه توصیه به هیئت مدیره هنگام رسیدن به مقاطع مهم اجرا |
| اطمینان از سلامت قانونی و اخلاقی | |
| حفظ مسئولیت‌پذیری، از جمله مطابقت با الزامات گزارش‌دهی و حسابداری | |
| آگاهی داشتن از ریسک‌های مهم و استراتژی‌های مواجهه |
منابع مالی
| هیئت مدیره یا هیئت امنا | مدیرعامل یا مدیر اجرایی |
|---|---|
| تصویب بودجه سالانه | توسعه بودجه سالانه، تعیین پارامترهای درآمد و هزینه، تعیین هزینه‌های خاص در ردیف‌های بودجه مصوب |
| تصویب سیاست‌های کنترل و پایش داخلی | کار با هیئت مدیره برای توسعه سیاست‌های مالی و کنترل‌های داخلی |
| استخدام و یا به‌کار‌گیری حسابرس | پاسخ به یافته‌های حسابرس |
| مرور کردن شاخص‌های مالی و اطمینان حاصل کردن از این موضوع که اصلاحات انجام شده است | ارائه گزارش به هیئت مدیره در خصوص جریان نقدینگی، تحلیل بودجه نسبت به عملکرد واقعی و دیگر سنجه‌های مالی کلیدی |
| تصویب سیاست‌های سرمایه‌گذاری و اطمینان از انطباق با الزامات نظارتی | انطباق با سیاست‌های مصوب هیئت مدیره و نیازمندی‌های گزارش‌دهی |
| حمایت از فعالیت‌های جمع‌آوری و تامین کمک‌های مالی | کار با هیئت امنا/هیئت مدیره برای توسعه و اجرای استراتژی‌های جمع‌آوری و تامین کمک‌های مالی |
برنامهها
| هیئت مدیره یا هیئت امنا | مدیرعامل یا مدیر اجرایی |
|---|---|
| اطمینان حاصل کردن از این‌که برنامهها، اهداف را محقق میکنند | توسعه و اجرای برنامهها |
| ارائه شواهدی مبنی بر اثربخشی برنامهها |
منابع انسانی
| هیئت مدیره یا هیئت امنا | مدیرعامل یا رییس اجرایی |
|---|---|
| استخدام و ارزیابی عملکرد مدیرعامل | استخدام و نظارت بر عملکرد سایر کارکنان |
| تصویب سیاست‌های نیروهای موظف و داوطلب و بررسی اطلاعات حقوق و دستمزد | تعیین حقوق و مزایای هر یک از کارکنان موظف و داوطلب در چارچوب سیاست‌های سازمان غیرانتفاعی |
| تهیه پیش‌نویس سیاست‌های محرمانگی و افشای اطلاعات و شکایت و گزارش تخلفات |
چرا رابطه رهبری در سازمان اهمیت دارد؟
یک تیم رهبری موثر برای سازمان غیرانتفاعی مزایای مختلفی به همراه دارد از جمله انرژی‌‌‌بخشی، بهره‌‌‌وری، ارتباط با شبکه‌‌‌های متعدد، دسترسی به اطلاعات و بهبود فرایند تصمیم‌‌‌سازی که همه آن‌ها در موفقیت یک سازمان حائز اهمیت بسیار هستند.
این‌که چگونه هیئت مدیره و مدیرعامل یا مدیر اجرایی با یکدیگر تعامل میکنند فضای کل سازمان را شکل می‌‌‌دهد. تهیه الگویی برای سبک همکاری که به دیدگاه‌‌‌های متفاوت احترام بگذارد بسیار حیاتی است. البته که یک ارتباط قوی میان هیئت مدیره و مدیرعامل صرفا به معنای رعایت حد و مرزها و به‌اشتراک‌‌‌گذاری اطلاعات نیست، بلکه نیازمند افزایش اعتماد متقابل است.
هیئت مدیره‌‌‌ای که به مدیر اجرایی اعتماد دارد، کمتر احساس میکند که میبایست به اعمال قدرت متوسل شود. به همین ترتیب، مدیر عاملی که به هیئت مدیره اعتماد دارد، نیازی نمی‌‌‌بیند که هیئت مدیره را بی خبر و یا دور از کارهای خود نگه دارد.
چگونه از یکدیگر حمایت کنیم؟
یک مدیر عامل توانا نخستین بار که به سازمانی می‌‌‌پیوندد برای شناخت هیئت مدیره وقت می گذارد تا با اعضای هیئت مدیره از طریق تلفن، ارتباطات مجازی و یا به صورت حضوری آشنا شود. این فرصتی برای طرح سوالات و شناخت انتظارات است. نخستین گفتگو باید یک بحث صریح پیرامون انتظارات، سبک‌‌‌های مدیریتی و ترجیحات ارتباطی باشد.
خواه عضو هیئت مدیره باشید یا مدیر عامل، در نخستین جلسه این سوالات میبایست پرسیده شوند:
• برای حمایت از ایده‌ها، پیشنهادات و فعالیت‌های شما چه کاری می‌‌‌توانم انجام دهم؟
• انجام چه کاری از سوی من در راستای اهداف یک سازمان غیر انتفاعی بیشترین ارزش را برای شما دارد؟
• بیش از همه نگران محقق نشدن چه انتظاری از سوی من هستید؟
روش‌های عملی دیگر برای ایجاد یک ارتباط موثر و پایدار
| هیئت مدیره یا هیئت امنا | مدیرعامل یا مدیر اجرایی |
|---|---|
| درک میزان مسئولیت‌های حاکمیتی هیئت مدیره یا هیئت امنا | شفاف‌سازی انتظارات اعضا از قبیل پشتیبانی مالی، حضور در جلسه و انتظارات داوطلبانه |
| اعتماد به مدیرعامل یا مدیر اجرایی در خصوص اداره سازمان غیرانتفاعی | منتقل کردن آن‌چه هیئت مدیره لازم است بداند، و تکرار در صورت نیاز |
| تسهیل ارزیابی‌های منظم عملکرد مدیرعامل یا مدیر اجرایی، از جمله ارائه ورودی‌های معنادار از سوی اعضای هیئت مدیره و کارکنان کلیدی و داوطلبان | تفویض اقدامات عملی به تک تک اعضای هیئت مدیره |
• اگر مدیر عامل یک سازمان غیرانتفاعی هستید یا در مقام مدیر اجرایی فعالیت می‌کنید، نقشهای تعریف شده در این یادداشت را چگونه می‌بینید؟ اگر درس‌آموخته و یا تجربه‌ای در این زمینه دارید، آیا می‌توانید با ما هم به اشتراک بگذارید؟
• اگر در عضویت هیئت مدیره یک سازمان داوطلبانه و غیرانتفاعی هستید، تجربیات شما در سیاست‌گذاری و رهبری سازمانی چیست؟ آیا برای سازمان شما تفکیک وظایف و نیز نکات مربوط به همکاری و پشتیبانی ارائه شده در این یادداشت می‌تواند مفید باشد؟
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن