هیچ‌کس نمی‌خواهد بیهوده وقت بگذارد. یکی از راه‌های عمل به این اصل، این است که به صورت دوره‌ای ارزیابی کنیم که داوطلبان کار محوله را چقدر درست انجام می‌دهند تا هم تلاش‌های ارزشمند افراد را تحسین کنیم و هم مشکلات را بهبود ببخشیم یا اصلاح کنیم.
در ارزیابی عملکرد داوطلبان چند نکته حائز اهمیت است. نخست اینکه نام این فرایند را «ارزیابی» نگذارید، چون خاطرات ارزشیابی‌های دانش‌آموزان را تداعی می‌کند و بر گذشته تأکید دارد. به جای آن، از عبارات خنثی‌تری مانند ارزیابی متقابل، طرح پیشرفت، یا بررسی اینکه «ما کجا هستیم» استفاده کنید.
به علاوه، ارزیابی عملکرد داوطلب را نوعی شناخت در نظر بگیرید. هر گونه بازخورد سازنده‌ای که به داوطلبان می‌دهید به آنها کمک می‌کند تا بهتر عمل کنند و در نتیجه مشارکت سازنده‌تری داشته باشند. اگر به اشتباهات اشاره نکنید، به داوطلبان این اجازه را می‌دهید که وقت خود را تلف کنند که هیچ یک از شما آن را نمی‌خواهید.
این فرایند را به طور عادلانه و یکسان برای همه داوطلبان اجرا کنید. به همه داوطلبان جدید بگویید که ارزیابی بخش همیشگی کار است، چراکه همه می‌خواهند بهترین خدمات را ارائه دهند.
اطمینان حاصل کنید که فرایند ارزیابی دوطرفه باشد. این امر یک فرصت عالی برای کسب شناخت بیشتر درباره سازمان خودتان از دیدگاه داوطلبان است. (ما همیشه می‌گوییم داوطلبان دیدگاه‌های جدیدی را برای ما به ارمغان می‌آورند)
با شرح وظیفه شروع کنید
بدون شرح کتبی وظیفه داوطلب که او در ابتدای خدمت به آن متعهد شده است، هیچ مبنایی برای تعیین اینکه داوطلب در انجام وظیفه موفق بوده یا نه، وجود نخواهد داشت.
بنابراین با مراجعه مجدد به شرح وظیفه داوطلب شروع کنید:
-از زمانی که داوطلب شروع به کار کرده، واقعا چه چیزی حاصل شده است؟ چه چیزی حاصل نشده است و چرا؟
-داوطلب چه کاری (مثبت یا منفی) انجام داده که در شرح وظیفه اولیه قید نشده است؟
-اصلاح شرح وظیفه باید چگونه باشد تا تغییراتی که از زمان نگارش آن در کار ایجاد شده است در نظر گرفته شود؟
-آیا برای کمک به موفقیت بیشتر، به آموزش بیشتر یا منابع تکمیلی نیاز است؟
داوطلب را در بررسی چگونگی برطرف کردن هرگونه مسئله احتمالی شرکت دهید. در صورت امکان، و اگر فکر می‌کنید داوطلب از آن استقبال می‌کند، برای حفظ نشاط چند گزینه جایگزین ارائه دهید، مانند فرصتی برای استراحت و کار موقت روی یک پروژه خاص؛ کمک کنید آموزش داوطلبان جدید در همان نقش به‌روزرسانی شود. موقعیت مدیریت و رهبری کردن را برایشان به ارمغان بیاورید که به بخش دیگری از سازمان جابه‌جا شوند. یا اینکه، برای یک دوره دیگر وظیفه خاصی را مجددا انجام دهند.
برای اقدام به عمل آماده باشید
ارزیابی‌های فردی اغلب مسائل غیرمنتظره‌ای را نشان می‌دهد. آیا آماده هستید عملکردهای ضعیف را اصلاح کنید؟ اگر نیستید، دارید به همه داوطلبان دیگر این پیام را می‌دهید که زحماتشان ارزشی ندارد. همچنین به کارکنانی که حق‌الزحمه‌ای دریافت می‌کنند، این پیام را می‌دهید که نمی‌توانند انتظار بالایی از استانداردهای کیفی داوطلبان داشته باشند.
آیا آماده هستید که پاسخگوی نیازهای شناسایی‌شده باشید؟ آیا می‌توانید به داوطلبان آموزش تکمیلی بدهید؟ اگر این روند نشان دهد کارکنانی که حق‌الزحمه دریافت می‌کنند نیاز به آموزش بیشتر دارند، چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر فضای کار یا دسترسی کافی به رایانه‌های موجود در محل وجود نداشته باشد، چه؟ به عبارت دیگر، اگر در برابر عملکرد عالی داوطلبان موانعی وجود داشته باشد، آیا برای ایجاد تغییرات رایزنی می‌کنید؟
به جلو نگاه کنید، نه به عقب. این امر فرصتی است برای تعهد دوباره و بهترین حالت پرداختن به آن، این است که آن را نوعی شناخت بدانیم. موفقیت‌های داوطلبان را جشن بگیرید! اما برای حل و فصل مستقیم مشکلات احتمالی، هر دلیلی که داشته باشند، نیز تمایل نشان دهید.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن