راهنمای گام به گام «مدیریت تغییر» در موسسات نیکوکاری

| مقاله‌ها, موسسات نیکوکاری
زمان تقریبی مطالعه : 8 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

موسسات نیکوکاری با دوره­‌ای از تغییر غیرمنتظره مواجه شده‌­اند، و «کووید-۱۹» همچنان در سال­‌های آینده، بر روند کارهای آنها تاثیر خواهد گذاشت. اجرای سریع اولین دور  lockdown یا منع رفت ­و آمد سبب شد موسسات نیکوکاری مجبور شوند سریعا خود را با شیوه‌­های جدید کار کردن منطبق کنند. دسترسی به اطلاعات مالی کلیدی یکی از مهمترین عواملی بود که نشان می­‌داد سازمان‌­ها در ابتدا، چطور به همه­‌گیری ویروس کرونا واکنش نشان دادند. در این مقاله گام‌­هایی کلیدی را مطرح کرده‌­ایم که ممکن است یک موسسه نیکوکاری تمایل داشته باشد انجام دهد تا برای تغییرات آینده در محیط عملیاتی خود آماده شود و هنگام تصمیم‌­گیری درباره تغییرات پیش رو، با اطلاعات بیشتری تصمیم‌­گیری کند.

موسسات نیکوکاری با دوره­‌ای از تغییر غیرمنتظره مواجه شده‌­اند، و «کووید-۱۹» همچنان در سال­‌های آینده، بر روند کارهای آنها تاثیر خواهد گذاشت. اجرای سریع اولین دور  lockdown یا منع رفت ­و آمد سبب شد موسسات نیکوکاری مجبور شوند سریعا خود را با شیوه‌­های جدید کار کردن منطبق کنند. دسترسی به اطلاعات مالی کلیدی یکی از مهمترین عواملی بود که نشان می­‌داد سازمان‌­ها در ابتدا، چطور به همه­‌گیری ویروس کرونا واکنش نشان دادند.

در این مقاله گام‌­هایی کلیدی را مطرح کرده‌­ایم که ممکن است یک موسسه نیکوکاری تمایل داشته باشد انجام دهد تا برای تغییرات آینده در محیط عملیاتی خود آماده شود و هنگام تصمیم‌­گیری درباره تغییرات پیش رو، با اطلاعات بیشتری تصمیم‌­گیری کند.

بر اساس گزارش «چریتی دیجیتال» (Charity Digital)، مدیریت تغییر را می‌­توان به عنوان رویکردی ساختاریافته تعریف کرد که به وسیله آن می‌­توان اطمینان یافت، تغییرات به آسانی در محیط ما سازگار می‌­شوند. فرآیند مدیریت تغییر، اطمینان ایجاد می‌­کند سازمان‌­های نیکوکاری به گونه­‌ای عمل می­‌کنند که از تاثیرات بلندمدت یک تغییر، بهره‌­مند شوند. یک جزء کلیدی در این روند، ارزیابی تاثیر تغییرات است.

بنابراین سازمان چطور باید تغییرات را بسنجد و به آنها واکنش نشان دهد؟ آنها از گزارش­‌ها چه نتایجی می­‌گیرند و چطور می‌­توانند از اطلاعات گزارش برای مدیریت تغییر و تصمیم­‌گیری­‌های استراتژیکی و عملیاتی استفاده کنند؟ در اینجا ۱۰ نکته را مطرح می­‌کنیم که کمک می­‌کند تصمیمات صحیحی اتخاذ کنید.

  1. درک هدف سازمان‌­تان به شما کمک می­‌کند استراتژی خود را برنامه‌­ریزی کنید.
  • هدف موسسه نیکوکاری شما چیست؟
  • مقاصد مورد نظر شما چیست؟
  • حیات موسسه یا پروژه شما به چه شکل است؟

داشتن دیدگاه شفاف درباره زمینه مدل‌سازی و تصمیم‌­گیری مالی، پیش از انجام هر نوع سنجش درباره تغییر، ضروری است. پایداری مالی نباید یک هدف در نظر گرفته شود.

  1. فهرستی از پرسش­‌هایی که باید هنگام در نظر گرفتن پایداری مالی به آن پاسخ داد، تهیه کنید. این کار به شما کمک می­‌کند مشخص کنید چه اطلاعاتی نیاز دارید.
  • آیا با استفاده از ابزارهای خودتان کار می‌­کنید؟
  • چقدر می‌­توانید درباره آینده مالی خود مطمئن باشید؟
  • درآمد شما چقدر ایمن است؟
  • درآمد شما چقدر قابل‌­ پیش­‌بینی است؟
  • درآمد شما چقدر متنوع است؟
  • آیا می­‌توانید به آسانی بگویید پول در کجا خرج می‌­شود؟
  • آیا تعادل در مخارج، نشان‌­دهنده استراتژی شما و اولویت‌­هایی است که تعیین کرده‌­اید؟
  • آیا پس­‌انداز کافی برای روز مبادا دارید؟
  • آیا بدهی خاصی دارید که قابل ­مدیریت باشد؟
  1. چه اطلاعاتی دارید؟
  • آیا می­‌توانید به سادگی به اطلاعات کلیدی دسترسی یابید؟
  • آیا سنجش کافی از پایداری و تاثیرگذاری انجام شده است؟
  • علاوه بر داده­‌های گذشته درباره درآمد و هزینه­‌های واقعی، برای انجام پیش‌­بینی‌­های آینده و طرح سناریوهای برنامه‌­ریزی و مدل‌سازی، به چه چیز نیاز دارید؟
  1. ابزارها و منابعی که در دسترس­‌تان است را ارزیابی کنید.
  • آیا راهکار مالی در سازمان شما، قادر به تحلیل اطلاعاتی که در دست دارید، هست؟
  • آیا می­‌تواند اطلاعاتی به موقع درباره آینده تهیه کند تا از فرآیند تغییر در سازمان شما پشتیبانی کند؟
  • سنجش را چه کسی انجام می‌­دهد؟
  • آیا افرادی که سنجش را انجام می‌­دهند، زمان و مهارت لازم را دارند؟
  1. ریسک­‌های کلیدی خود را تعیین کنید.

سناریوهای واقع­‌بینانه‌­ای درباره واکنش­‌هایی که احتمالا باید نشان دهید، تهیه کنید. این سناریوها می‌­تواند شامل موارد زیر باشد:

  • کاهش درآمد (یا افزایش آن) در همه جریان­‌های درآمد
  • هزینه‌­های غیرمنتظره، مانند هزینه­‌های مربوط به تعمیرات اساسی دارایی­‌های اصلی
  • قبض­‌هایی با مبالغ بیشتر از حد انتظار – اگر قبض به موقع پرداخت نشود چه اتفاقی خواهد افتاد؟
  • قوانین و مقرراتی که تبعیت از آنها ضروری است
  1. تفکیک سنجش تاثیرگذاری این سناریوها به بلوک‌­های مجزا

هرچند در نهایت، در مدیریت تغییر قرار است تاثیر تغییر روی کل سازمان سنجیده شود، اما این کار شامل درک چگونگی ترکیب نواحی مختلف سازمان با یکدیگر نیز هست. شناسایی بلوک‌­های ساختمانی برای سنجش تاثیر کلی تغییرات بر سازمان شما، ضروری است، از جمله تاثیر تغییرات بر ساختارهای هزینه، جریان نقدی پول در سازمان، نوآوری‌­های فردی، کارکنان و ذینفعان سازمان.

  1. بررسی کنید وقتی سنجش تاثیر تغییر انجام شد، چه کسی به اطلاعات آن نیاز دارد و این اطلاعات باید چگونه ارائه شود.

از نظر بعضی افراد، ارائه داده‌­های عددی به تنهایی کافی نیست. مثلا همه متولیان سازمان، تخصص مالی مورد نیاز برای ارزیابی این قبیل اطلاعات را ندارند. سعی کنید مثال‌­هایی از چشم­‌انداز مدیریتی مطرح کنید و توضیحات توصیفی بیشتری درباره سناریوهایی که ارزیابی شده است، فراهم کنید.

  1. تصمیم بگیرید چه کسی مسئول اجرای تغییر، و عمل کردن به تصمیماتی است که اتخاذ شده است.

لازم است مسئولیت اقدامات کلیدی در سازمان را تعیین کنیم. سپس باید نظارت دقیقی از پیشرفت کار صورت گیرد و پیشرفت کار به موقع گزارش شود تا اطمینان حاصل شود همه کارها طبق برنامه پیش می­‌روند و همه مشکلات، به موقع بررسی و رفع می‌­شوند.

  1. تمرکز بر مسائل مهم

احتمالا اطلاعات مالی زیادی خواهید داشت. نسبت به این اطلاعات، رفتاری منطقی و مناسب در پیش بگیرید – نمی‌­توانید همه چیز را اندازه‌­گیری و ارزیابی و تحلیل و پیش­‌بینی کنید.

  1. تغییر را با دید مثبت بنگرید.

تغییر ترسناک است. ممکن است موجب برانگیختن حس احتیاط در شما شود. اما مدیریت تغییر قرار نیست فقط به معنی کاهش ریسک باشد. بلکه به جای تمرکز محض بر سناریوهایی ترسناک، باید تغییر را به شکل فرصتی برای عملکرد استراتژیک‌­تر، ساخت زیرساخت، و سرمایه‌­گذاری در فناوری ببینیم.

اهداف احیا، انعطاف‌­پذیری و مثبت‌­نگری را در ذهن داشته باشید. برای ساخت فرصت­‌هایی با اطمینان، لازم است مدیریت ارشد، تصمیمات قابل­ اطمینانی بر اساس داده‌­های مالی درست و سنجش تغییر اتخاذ کند.

موسسات نیکوکاری مایلند همه تلاش خود را به کار گیرند و موفق باشند. برای این کار لازم است درک کنند قصد دستیابی به چه چیزی را دارند، و برای بهبود عملکرد خود چه کار می­‌توانند انجام دهند. آماده بودن کمک می‌­کند موسسه نیکوکاری هنگامی که تغییر رخ می‌­دهد، با آمادگی با آن برخورد کند.

همچنین آمادگی کمک می‌­کند تا سازمان، بر کاری که اکنون انجام می‌­دهد متمرکز شود، و بداند برای تحقق اهداف استراتژیک خود و پایداری مالی و تاثیرگذاری مد نظر خود، باید چه کارهایی را به صورت پیوسته انجام دهد.

 

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org