حفظ داوطلب یکی از اساسی‌ترین و مهمترین کارها برای هر موسسه نیکوکاری و خیریه و سازمان مردم‌نهاد است. برای اینکه سازمان غیر انتفاعی شما بتواند به‌نحوی مؤثر به سمت اهدافش گام بردارد و با موفقیت به میزبانی رویدادها بپردازد، به حمایت داوطلبان نیاز دارد. اما پیدا کردن داوطلب ماهر و قابل اعتماد، کار آسانی نیست. هر زمان که رویداد یا برنامه‌ای را برگزار می‌کنید، برای جذب و حفظ داوطلبانی مشتاق و با مهارت زیاد که بشود به کمک‌شان اعتماد کرد، باید برنامه‌ریزی داشته باشید.
بهبود میزان حفظ داوطلب به تلاش‌ها در بخش مدیریت کارآمد داوطلبان بستگی دارد تا فضایی مثبت ایجاد کرد و به داوطلبان نشان داد که سازمان برای حمایت‌های آنها ارزش قایل است. پیشنهاد می‌کنیم قبل از خواندن این مطلب، ابتدا مطلب زیر را بخوانید تا ببینید چه دلایلی ممکن است باعث جدایی داوطلب‌ها از سازمان رمدم نهاد شما شود:
در این مقاله افرا از همه لحاظ به مسئلۀ حفظ داوطلبان نگاه خواهیم کرد و استراتژی‌های لازم برای حفظ داوطلب را بازگو خواهیم کرد.
اهمیت حفظ داوطلب برای چیست؟
سازمان شما به دو دلیل باید موضوع حفظ داوطلب را در دستور کار خود قرار دهد:
- حفظ داوطلبان مقرون‌به‌صرفه است. استخدام و تربیت مستمر داوطلبان جدید زمان و منابع سازمان شما را می‌بلعد. با ارتقای میزان حفظ داوطلب در سازمان‌تان، کمتر به بازاریابی و استخدام می‌پردازید و در عوض بیشتر وقت خود را صرف مأموریت‌تان می‌کنید.
- نگه داشتن داوطلبان مهارت‌ها و دانش بیشتری را در اختیار شما قرار می‌دهد. داوطلبان فعلی فرآیند آموزش را سپری کرده‌اند و مهارت‌های بیشتری در اختیار شما قرار می‌دهند. راحت‌تر می‌توانید برنامه‌هایتان را پیش ببرید و در نهایت نرخ بازگشت سرمایه (ROI) خود را افزایش دهید.
معادله حفظ داوطلب
برای محاسبۀ میزان حفظ داوطلب، در ابتدا تاریخی که قصد بررسی‌اش را دارید مشخص کنید. در واقع تاریخ‌های شروع و پایان خود را انتخاب کنید. غالب سازمان‌ها این مسئله را برای دوره‌های سالانه خود انجام می‌دهند.
سپس، تعداد داوطلبانی را مشخص کنید که هم پارسال و هم امسال در رویدادهایتان شرکت کرده‌اند. این معادله چیزی شبیه به این است:
برای نمونه، اگر سال گذشته 100 داوطلب در مناسبت‌هایتان شرکت داشتند، اما امسال فقط 60 نفر از آنها باقی مانده‌اند، میزان حفظ داوطلب شما %60 است.
- بیشتر بخوانید: 7 روش ایجاد انگیزه در نیروهای داوطلب
استراتژی‌های حفظ داوطلب برای حفظ مشارکت
در این قسمت مراحلی را ذکر می‌کنیم تا سازمان‌های مردم نهاد و موسسه‌های نیکوکاری بتوانند برای ارتقای مشارکت داوطلبان و حفظ‌شان از آن بهره ببرند. 9 استراتژی حفظ داوطلب:
1- جذب داوطلبان مشتاق
فرآیند استخدام‌تان را با جذب داوطلبان مشتاق به‌درستی آغاز کنید. از بسترهای آنلاین استفاده کنید که داوطلبان بتوانند در آن ثبت‌نام کنند. اطلاعاتی در اختیارشان قرار دهید تا راجع به اینکه چطور مایلند اوقات داوطلبی خود را سپری کنند تصمیم‌های آگاهانه‌ای بگیرند. به صورت کاملا شفاف فهرستی از نقش‌ها همراه با توضیحات مفصل، سلسله‌مراتب رهبری، فهرستی از سیاست‌گذاری‌ها و رویکردهای ایمنی، و اطلاعات تماس با کارکنان را در اختیارشان قرار دهید.
2- توانمند ساختن داوطلب با کلاس‌های آموزشی
داوطلبان خود را به‌شکل آنلاین یا حضوری با قسمت‌های مختلف سازمان آشنا کنید و تمامی اطلاعاتی را که برای انجام درست نقش‌هایشان لازم است در اختیارشان قرار بدهید. راهنمایی‌های ویدیویی یا مکتوب تهیه کنید تا بعد از آموزش داوطلبان بتوانند به آنها رجوع کنند.
3- ارائۀ برنامۀ زمانبندی منعطف به داوطلبان
اجازه دهید خود افراد برای شیفت‌ها و فرصت‌هایی که بیشتر مناسب‌شان است تصمیم‌گیری کرده و ثبت‌نام کنند. این مسئله جدای از فراهم ساختن انعطاف و استقلال بیشتر برای داوطلب، به تیم‌تان کمک می‌کند در وقت صرفه‌جویی کنند و لازم نباشد هر یک از داوطلبان را به‌طور دستی در جدول کارها و برنامه‌ها جای دهند.
4- منظم نگه داشتن رویدادها برای داوطلب
از نرم‌افزار مدیریت مناسبی استفاده کنید تا شیفت‌های داوطلبان را مرتب نگه دارید. به عنوان مثال سیستم مدیریت داوطلب نظیر بلومرنگ به‌طور خودکار تأییدات مرتبط با شیفت‌ها و یادآوری‌ها را ارسال می‌کند و حضور و غیاب داوطلبان را زیر نظر دارد. می‌توانید با استفاده از تقویم‌های متعدد، لیست ویوها، فیلترها، و دستورالعمل‌های عمده، نرم‌افزار را بر اساس نیازهای زمانی خود تنظیم کنید.
5- بخش‌بندی ارتباطات داوطلب
بخش‌بندی به فرآیند دسته‌بندی داوطلب ها بر اساس ویژگی‌های مشترک‌شان اطلاق می‌شود. برای نمونه، ممکن است بخش‌هایی برای داوطلبان جدید، داوطلبان قدیمی یا داوطلبانی که نقش‌های مختلفی بر عهده دارند ایجاد کنید.
با ایجاد چنین بخش‌هایی، می‌توانید پیام‌های مخصوصی را متناسب با نیازها و علایق هر دسته‌بندی برایشان بفرستید. برای نمونه، اگر داوطلبان را بر اساس نقش‌شان دسته‌بندی کرده باشید، می‌توانید برای هر گروه اطلاعاتی راجع به مواد یا ابزارهایی که باید در شیفت بعد همراه داشته باشند ارسال کنید.
این راهبرد ارتباطی تضمین می‌کند با ارسال اطلاعات غیرمرتبط داوطلبان را سردرگم نخواهید کرد. بدین شکل می‌توانند به اطلاعاتی فکر کنند که بیشتر از همه به آنها مربوط است، و صندوق پیامک‌شان شلوغ نمی‌شود.
6- ارسال پرسشنامه برای داوطلب
همانطور که گفتیم، درخواست نظرات داوطلبان روشی بسیار قدیمی برای کسب اعتماد و احترام آنهاست. از جمله مؤثرترین روش‌های آغاز گفتگو با داوطلبان ارسال پرسشنامه برای دریافت بازخوردهایشان است.
می‌توانید از داوطلبان سوال‌هایی مثل این‌ها را بپرسید:
- به‌نظرتان فرآیند استخدام، شما را به‌طور دقیق برای شیفت‌های داوطلبانه‌تان آماده کرد؟
- از کدام نقش‌های سازمان یا موسسه ما بیشتر خوشتان آمد؟
- آیا پیشنهادی برای بهبود تجربۀ داوطلب‌هایمان دارید؟
- آیا مایل هستید برنامه ما را به دوستان خود معرفی کنید؟
- ترجیح می‌دهید از کدام کانال ارتباطی با ما در ارتباط باشید؟
یافته‌هایتان را در گزارشی گرد آورید و با داوطلبان به اشتراک بگذارید و مراحل رسیدگی به بازخوردهایشان را ذکر کنید.
7- همخوانی نقش داوطلب با مهارت‌ها و علایقش
با بهره‌گیری از اطلاعات جمع‌آوری شده از پرسشنامه‌ها و داده‌های مرتبط با تجارب گذشتۀ داوطلبان، می‌توانید نقش‌هایی را که با مهارت و علایق‌شان تطابق دارد به اطلاع‌شان برسانید. چنانچه آنها در مورد وظایف‌شان راحت باشند و اشتیاق نشان دهند کارها بسیار کارآمدتر پیش می‌رود. این موضوع نگه‌داشت افراد را ارتقا می‌دهد و حمایت بیشتر و مؤثرتری برای مأموریت‌تان به‌همراه دارد.
8- ایجاد فرصت رهبری و رشد برای حفظ داوطلب
ممکن است داوطلبان قدیمی در مورد افزایش دامنۀ کارهایشان احساس آمادگی کنند و بخواهند نقش‌های جدیدی در سازمان شما بر عهده گیرند. فرصتی در اختیار این افراد باتجربه قرار دهید تا رشد کنند و سِمت‌های جدیدی را در دست بگیرند. برای نمونه، می‌توانید آنها را برای جلسات آشنایی با سازمان یا شیفت‌ها به‌خدمت گیرید.
9- اهدای هدایای قدردانی به منظور حفظ داوطلب
پیش از این راجع به اهمیت انجام هر کاری برای نشان دادن قدردانی‌تان به داوطلبان بحث شد. از جمله بهترین روش‌ها برای این کار اعطای پاداش‌ها و هدایای ملموس به داوطلب‌ها است.
در اینجا تعدادی ایدۀ هدیه ذکر کرده‌ایم تا بدین شکل از داوطلبان خود تشکر کرده باشید:
- کتاب
- تیشرت
- کلاه
- ماگ
- بطری آب
- کارت هدیه
- گلدان
حتماً هدایایتان مزین به لوگو و شعار و طرح سازمان باشد تا برندتان بهتر به چشم بخورد. اگر قصد دارید چندین هدیه اعطا کنید، ببینید قبلاً به هر داوطلب چه چیزهایی داده‌اید. اینکار باعث می‌شود یک هدیه را دوبار ارسال نکنید، و نیز نشان می‌دهید که سازمان‌تان باملاحظه است و به وضعیت هر یک از افراد توجه دارد.
سخن پایانی در مورد استراتژی حفظ داوطلب
در پایان باید عرض کرد که حفظ داوطلب به توانایی سازمان در ایجاد رابطه‌ای صادقانه و طولانی با داوطلبان بر می‌گردد. داوطلبان در مراسم‌ها شرکت می‌کنند چون حامی مأموریت شما هستند، اما دوست دارند احساس کنند قسمتی از چیزی بزرگ‌تر هستند. این مشارکت‌ها و قدردانی‌ها حس قوی‌تری از اجتماع و تعلق را در افراد به‌وجود می‌آورد.
به‌خاطر داشته باشید: سیستم مدیریت داوطلب‌تان نقشی عمده در رسیدگی به لجستیک و طرح‌بندی برنامه‌تان ایفا می‌کنند، و با آن می‌توانید به همه چیز نظم دهید و پیوسته تجربه‌ای مثبت و روان برای همه فراهم کنید.
از اینکه تا انتهای این مقاله با افرا همراه شدید، بی‌نهایت سپاسگذاریم.
آشنایی بیشتر با افرا و خدمات آن