تعریف قوانین و انتظارات از داوطلبان (بخش چهارم)

| مقاله‌ها | 0 دیدگاه
زمان تقریبی مطالعه : 5 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

آیا گروه شما برای داوطلبان، سیاست­ و روش کار دارد یا نه؟ آیا هر کسی می­‌تواند برای گروه شما یک داوطلب محسوب شود؟ گروه شما چگونه می‌­تواند داوطلبانی را که ممکن است برای ارباب رجوع‌­های شما یک ریسک محسوب شوند را شناسایی کند؟ آیا همه داوطلبانی که قصد همکاری دارند، ­باید فرم پرسشنامه تکمیل کنند؟ سیاست­‌ها، تعیین‌­کننده پاسخ­‌های گروه شما به این پرسش­‌ها است. سیاست‌­ها، تعیین­‌کننده قوانین، اعتقادات و ارزش‌­های گروه شما هستند. آنها به شما کمک می­‌کنند که با همه به صورت عادلانه رفتار کنید. از همه مهمتر اینکه شما می­‌توانید با استفاده از سیاست­گذاری‌­هایی که پله به پله مراحل حمایت از داوطلبان و ارباب رجوع را تعیین می‌­کند، از گروه خود حفاظت کنید.

آیا گروه شما برای داوطلبان، سیاست­ و روش کار دارد یا نه؟ آیا هر کسی می­‌تواند برای گروه شما یک داوطلب محسوب شود؟ گروه شما چگونه می‌­تواند داوطلبانی را که ممکن است برای ارباب رجوع‌­های شما یک ریسک محسوب شوند را شناسایی کند؟ آیا همه داوطلبانی که قصد همکاری دارند، ­باید فرم پرسشنامه تکمیل کنند؟ بررسی بهترين شيوه‌های مديريت داوطلبان محور سلسله گزارش‌های هفتگی است كه قرار است با هدف كمک به افراد در سازمان‌های كوچك غيرانتفاعی در جهت تقويت مديريت داوطلبان منتشر شود. در این بخش دومین مورد از موارد ۱۰گانه بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان را توضیح می‌دهیم؛ یعنی تعریف قوانین و انتظارات.

سیاست­‌ها تعیین‌­کننده پاسخ­‌های گروه شما به پرسش­‌هایی است که در ابتدای گزارش عنوان شد. سیاست‌­ها تعیین­‌کننده قوانین، اعتقادات و ارزش‌­های گروه شما هستند. آنها به شما کمک می­‌کنند که با همه به صورت عادلانه رفتار کنید. از همه مهمتر اینکه شما می­‌توانید با استفاده از سیاست­گذاری‌­هایی که پله به پله مراحل حمایت از داوطلبان و ارباب رجوع را تعیین می‌­کند، از گروه خود حفاظت کنید.

نوشتن سیاست‌­ها کار آسانی است. با مثال‌­هایی از گروه­‌های مشابه آغاز کنید و بر مسائلی که از همه بیشتر فشار وارد می‌­کنند تمرکز کنید. سایرین را در این فرآیند دخیل کنید و نتایج را با همه کارکنان و داوطلبان در میان بگذارید. اجازه ندهید سیاست­‌ها رو طاقچه بمانند و خاک بخورند. از آنها استفاه کنید و آنها را به روزرسانی کنید.

ارزیابی عملکرد برنامه داوطلبانه

آیا گروه شما سیاست­‌ها و راهکارهایی برای داوطلبان دارد یا خیر؟ آیا شما برای داوطلبان خود یک سیستم ثبت و نگهداری داده‌­ها دارید یا خیر؟ آیا سیاست­‌های مربوط به داوطلبان شما به طور موثر مورد بازبینی قرار می‌­گیرد یا خیر؟ آیا معتقدید که داوطلبان شما به طور کلی به هرگونه سیاست‌­های گروه که بر آنها تاثیرگذار است، واقف هستند یا خیر؟ آیا شما اعتقاد دارید که سیاست­‌های داوطلبانه شما به صورت منصفانه و مداوم به کار گرفته می‌­شوند یا خیر؟

اگر پاسخ شما به همه این پرسش­‌ها مثبت است مرحله بعد در گزارش هفته آینده تشریح می‌شود، اما اگر پاسخ شما به هر یک از این پرسش‌­ها منفی است روی این قسمت کتابچه راهنما بیشتر تمرکز کنید.

بسیاری از افراد فکر می‌­کنند که سیاست‌­ها و تعیین راهکارها یک سری موارد غیرضروری هستند که حوزه اختیارات افراد را محدود می‌­کنند، اما افراد باید سعی کنند که به این سیاست­‌ها به عنوان ابزارهای ارزشمند ارتباطی نگاه کنند. زیرا آنها کمک می‌­کنند تا فضایی ایجاد شود که در آن همه، قوانین بازی را بلد هستند. سیاست­گذاری­‌ها یک نقشه راه با ارزش را در اختیار می‌­گذارند که معرف اعتقادات، ارزش‌­ها، چارچوب‌­های گروه شما و انتظارات داوطلبان از آنها هستند. سیاست‌­ها همچنین می­‌توانند به شما در موقعیت خطر کمک کنند و اطمینان دهند که با همه به طور یکسان و منصفانه رفتار خواهد شد.

یک سیاست خوب دست­کم یکی از این چهار عملکرد را باید داشته باشد:

۱- مدیریت خطر (چه گام‌­هایی باید برداشته شود تا از گروه، ارباب رجوع‌­ها و داوطلبان حمایت شود؟)

۲- مرامنامه (جایگاه‌­های افراد در این گروه چیست؟ فلسفه آن در رابطه داوطلبان کدام است؟ رویکرد کلی آن نسبت به کارش چیست؟)

۳- قوانین (در موقعیت‌­های خاص چه اتفاقی باید روی دهد؟ حداقل استانداردهایی که باید رعایت شود کدام است؟)

۴- بهبود برنامه (چه گام‌­هایی باید برداشته شود تا بازخورد مربوط به برنامه جمع­‌آوری شود؟ چه فرآیندی باید در پیش گرفته شود تا سیاست‌­های مربوط به برنامه مورد بازبینی قرار بگیرد.

طی سال­‌های متمادی ممکن است گروه شما تصمیمات رسمی یا غیررسمی زیادی درباره چگونگی رفتار با داوطلبان، آموزش‌­های مورد نیاز آنها و غیره اتخاذ کرده باشد. سیاست‌­ها اساسا یک متن ثبت شده از همین تصمیمات هستند. با جمع‌­آوری همه این تصمیمات در یک­جا امکان انتقال آنها به افراد تازه وارد و تداوم آنها در طول زمان آسان­‌تر خواهد شد.

طرح اقدام

  • برای برنامه داوطلبان سیاست­گذاری کنید و آن را به تصویب برسانید: برای تعیین سیاست­‌ها ایده خوبی‌ست که تعدادی از افراد سازمان خود را مشارکت دهید. به این ترتیب می‌­توانید اطمینان حاصل کنید که تصویری گسترده در اختیار دارید و با دیگر سیاست­‌های گروه هم‌­راستا هستید. البته سیاست‌­ها از گروهی به گروه دیگر تفاوت دارند؛ بنابراین نباید از سیاست­‌های یک گروه دیگر استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که سیاست­‌های شما در راستای قوانین حقوق بشر و دیگر قوانین منطقه شما است. در اغلب گروه­‌های کوچک هیات مدیره می­‌خواهد همه سیاست­‌ها را به تصویب برساند اما برای روش‌­های جزیی‌­تر این کار لازم نیست.
  • به طور منظم سیاست­‌های مربوط به داوطلبان را مرور و به روزرسانی کنید: اگر از پیش سیاست‌­هایتان را به اجرا گذاشته‌اید یا آنها را تکمیل کرده‌اید، این موضوع بسیار مهم است که همه داوطلبان و کارکنان سیاست‌­های مرتبط با وظایف­شان را درک کنند. به عنوان مثال آیا داوطلبان می‌­دانند که در رابطه با موضع سازمان شما در قبال یک موضوع بحث برانگیز می‌­توانند با رسانه­‌ها صحبت کنند یا خیر؟ نخستین گام در ارائه سیاست‌­های شما این است که مطمئن شوید که آنها به زبانی بسیار صریح نوشته شده­‌اند. سپس مطمئن شوید که در دسترس همه افراد قرار دارد. اطمینان حاصل کنید که سیاست‌­هایتان بلااستفاده باقی نمانده‌­اند، از آنها استفاده کنید، مرورشان کنید و آنها را به روز­رسانی کنید. اگر می‌­شنوید که کسی می­‌گوید یک سیاست، دیگر کارآیی ندارد، بنابراین زمان آن فرا رسیده است که بر آنچه دارید مروری کنید و دریابید که چه چیزهایی نیاز به اصلاح دارد. دست کم یکبار در سال باید از کارکنان و داوطلبان بازخورد بگیرید و سیاست‌­هایتان را مرور کنید. با خودتان این پرسش را مطرح کنید که هدفتان از این سیاست چیست و آیا آن سیاست درست عمل می­‌کند یا نه؟ مرور شما همچنین می­‌تواند نشان بدهد که آیا شما خلأیی در سیاست­‌هایتان دارید. شاید حوزه‌­ای وجود دارد که در آن نیاز به توضیح بیشتر برای شفافیت و ایمنی سازمان‌­تان، مشتریان‌­تان و داوطلبان‌تان مورد نیاز است. یاداشت تهیه کنید تا وقتی این مسائل پیش می­‌آیند برای آنها آماده باشید.

جمع­‌بندی

اگرچه سیاست­‌ها ممکن است جذاب‌­ترین جنبه مدیریت داوطلبان نباشد، اما به شما کمک می‌­کنند که از بروز مشکلات اجتناب کنید و با مساوات و به طور یکسان با همه رفتار کنید. این موضوع به شما کمک می­‌کند که روابطی قدرتمند بین کارکنان، داوطلبان و ارباب رجوع‌­هایتان داشته باشید. ایجاد سیاست­‌ها ارزش این تلاش را دارد. وقتی که شما این اهداف را کامل می‌­کنید اساس یک برنامه داوطلبانه قوی را بنیان می­‌نهید. گام بعدی در این پایه‌­ریزی این است که اطمینان حاصل کنید، یک شخص یا کمیته رهبری برای هدایت مسیر وجود دارد.

متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده كنيد. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org