بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان

| مقاله‌ها | 0 دیدگاه
زمان تقریبی مطالعه : 5 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

چگونه یک گروه می‌­تواند داوطلبان مناسب خود را برای کاری که می‌­خواهد انجام دهد، پیدا کند؟ چگونه یک گروه باید داوطلبان خود را چنان مدیریت کند که در مسیر خود باقی بمانند و وقت و مهارت‌شان را به اشتراک گذارند؟ چگونه یک گروه با خطرات بالقوه‌­ای که داوطلبان و دریافت‌­کنندگان کمک­‌هایشان را تهدید می­‌کند، مقابله کند؟

سازمان­‌های غیرانتفاعی در هر کجا برای ادامه فعالیت­‌هایشان به داوطلبان خود وابسته هستند. این افراد در طیف وسیعی از گروهای مختلف وقت، انرژی و مهارت خود را به اشتراک می‌­گذارند. آنها پیام‌­آور ایده­‌ها، مهارت­‌ها و روش‌­های جدید برای گروه‌­هایی هستند که با آنها کار می‌­کنند. این افراد با دلایل بسیار متفاوت در انواع فعالیت‌­های داوطلبانه مشارکت می­‌کنند.

اما چگونه یک گروه می‌­تواند داوطلبان مناسب خود را برای کاری که می‌­خواهد انجام دهد، پیدا کند؟ چگونه یک گروه باید داوطلبان خود را چنان مدیریت کند که در مسیر خود باقی بمانند و وقت و مهارت‌شان را به اشتراک گذارند؟ چگونه یک گروه با خطرات بالقوه‌­ای که داوطلبان و دریافت‌­کنندگان کمک­‌هایشان را تهدید می­‌کند، مقابله کند؟

اگر شما با یک سازمان غیرانتفاعی همکاری می‌­کنید، نخستین کاری که باید انجام دهید طراحی کارهایی است که می­‌-خواهید داوطلبان انجام دهند. سپس گام‌هایی را برای مسئولیت‌­سپاری، انتخاب، نظارت و اعطای پاداش بردارید و این موضوع را بررسی کنید که داوطلبان توانسته‌­اند در جایگاه خود چقدر خوب عمل کنند. این فعالیت‌­های مختلف برخی از اقدامات اصلی مدیریت داوطلبانه را شامل می‌­شود که در سلسله گزارش‌های هر هفته به آنها اشاره می‌شود.

سازمان‌­های غیرانتفاعی بزرگ معمولا یک نیروی حقوق‌­بگیر برای مدیریت داوطلبان دارد. در گروه‌­های کوچک و روستایی اما آن افرادی که مسئولیت مدیریت داوطلبان را بر عهده دارند معمولا این مسئولیت را به عنوان یک شغل جانبی یا پاره وقت (با حقوق یا بدون حقوق) انجام می‌­دهند. در گروه­‌هایی که منابع یا افراد محدود دارند ممکن است که اغلب توجه به نیازهای داوطلبان زیر خروارها اولویت دیگر به فراموشی سپرده شود.

اگر این شرایط شبیه شرایط گروه شما است، پس باید بگوییم که این گزارش راهنما برای شما نوشته شده است. متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کرد. این دستورالعمل‌­ها برای هیات مدیره سازمان‌های غیرانتفاعی در مورد نقشی که داوطلبان در این سازمان‌­ها ایفا می‌­کنند و نحوه مشارکت و حمایت‌­هایشان تدوین شده‌­اند.

در واقع این راهنمای برنامه‌­ریزی گام به گام با هدف کمک به افراد در سازمان‌­های کوچک تدوین شده است تا به آنها کمک کند اقداماتی در جهت تقویت مدیریت داوطلبان گروه خود بردارند. این راهنما بر کمک به گروه‌­هایی تمرکز دارد که ساختارهای لازم برای یک برنامه جامع و موثر داوطلبان را به کار می­‌بندند.

این کتابچه راهنما به عنوان بخشی از یک پروژه تدوین شده است که برای ابتکار عملی موسوم به «اقدامات داوطلبانه» در کانادا برای مرکز کامیونیتی ساپورت ارائه شده است. هدف این پروژه تعیین این موضوع است که چقدر می­‌توان دستورالعمل‌­های کانادایی مشارکت داوطلبان را در مناطق دیگر به اجرا گذاشت.

۱۰ عملکرد برتری که در این کتابچه راهنما مورد بحث قرار می‌­گیرد با کمی اصلاحات برگرفته از ۱۰ استاندارد سازمانی بودند که در «دستورالعمل کانادایی مشارکت داوطلبان» به آنها اشاره شده است. این اصلاحات به این منظور انجام شد که بهترین عملکردها برای کاربران آسان، در دسترس و قابل استفاده در سازمان‌­های غیرانتفاعی کوچک که کارکنان کمی دارند یا اصلا کارکنانی ندارند، مورد استفاده قرار بگیرند. اصلاحات انجام شده روی استانداردهای سازمانی «دستورالعمل کانادایی مشارکت داوطلبان» براساس تجربیات «دفتر داوطلبان یوکان» و ۶ گروه داوطلب «یوکان» که در این پروژه مشارکت داشته­‌اند، انجام شده است. این اصلاحات همچنین بر پایه تخصص مربوط به متون اطلاعات عمومی انجام شده است.

۱۰ عملکرد برتر

در این کتابچه راهنما ۱۰ مورد از بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان تشریح شده است. این ۱۰ عملکرد برتر بر عناصر مرتبط با گروه‌­هایی در همه اندازه‌­ها بر موضوع مدیریت داوطلبان تمرکز دارد. این ۱۰ فعالیت برتر از یک توالی طبیعی پیروی می‌­کند. سه مورد نخست بر پایه یک برنامه موثر استوار است. سه مورد بعدی در رابطه با مشاغل ایمن و مناسب داوطلبان و استفاده از افراد مناسب برای آن سمت‌­ها است. چهار مورد آخر در رابطه با ایجاد یک محیطی است که مشارکت داوطلبان مناسب دارای مهارت، حمایت و علاقمند به ماندن را همچنان تداوم بخشد.

پی­‌ریزی ساختار

۱-ارزش­گذاری بر نقش داوطلبان

۲-تعریف قوانین و انتظارات

۳-توسعه مهارت‌­های مدیریت داوطلبان

ایجاد مشاغل داوطلبان و استفاده از افراد مناسب

۴-کاهش خطر برای دریافت­‌کنندگان کمک و کل گروه

۵-ایجاد وظایف شفاف

۶-دستیابی به ورای محدوده

ایجاد محیطی که در آن داوطلبان احساس کنند به آن تعلق دارند و می‌­خواهند در آنجا بمانند

۷-توجیه و آموزش داوطلبان

۸-انجام نظارت

۹-ایجاد حس تعلق برای داوطلبان

۱۰-تشخیص مشارکت داوطلبان

هدف کتابچه راهنما

هدف این کتابچه راهنما کمک به شما در تنظیم چارچوبی برای همکاری با داوطلبان است. این راهنما قصد ندارد که به شما در مورد موضوعات ناگهانی و فوری، مانند یافتن عضو جدید هیات مدیره، آموزش نیروی جدید یا تشکر از یک داوطلب قدیمی که گروه را ترک می­‌کند، کمک کند. بلکه به این منظور تدوین شده است که در خصوص تنظیم چارچوبی برای اقدامات عمل‌گرایی و جلوگیری از بحران مدیریت داوطلبان به شما کمک کند.

این کتابچه راهنما براساس فرضیات زیر استوار است:

  • اقدامات پیشنهادی باید ساده، شفاف و قابل انجام باشند. گروه‌­های کوچک و شلوغ معمولا از منابع کمی برای برنامه داوطلبانه خود برخوردارند. این راهنما کار را به بخش­‌های قابل مدیریت تقسیم می­‌کند.
  • اکثر گروه­‌ها برخی از روش‌­های مدیریت داوطلبان را به کار می‌­گیرند. این راهنما برای کمک به ارزیابی گروه‌­ها تدوین شده است که عملکرد خود را مورد بررسی قرار دهند و مشخص کنند که کدام روش‌­ها را ممکن است بخواهند بیشتر به کار بندند.
  • بهترین افراد برای تعیین اینکه کدام اقدامات برای تغییر روش‌­های داوطلبانه باید انجام شوند، افراد درون گروه هستند. گروه‌­ها با یکدیگر تفاوت دارند. این راهنما پیش‌­نویس برنامه­‌های عملیاتی برای شروع تغییر شیوه‌­های مدیریت داوطلبان را در اختیار افراد قرار می‌­دهد، اما هر گروه باید این موارد را متناسب با نیازها و واقعیت­‌های خود اصلاح کند.
  • ایجاد یک چارچوب اساسی، زمینه­‌ساز پیشرفت بیشتر طی زمان است. این راهنما برای کمک به گروه­‌ها در ایجاد ساختارهای اساسی مدیریت داوطلبان تدوین شده است و در درجه نخست به عنوان یک نقطه شروع برای گروه­‌هایی که روش­‌های کمی برای مدیریت داوطلبان دارند یا گروه‌­هایی که قصد دارند در حوزه‌­های خاصی پیشرفت کنند، در نظر گرفته شده است.

هر هفته با ما همراه شوید تا ۱۰ مورد از بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org