اهمیت داشتن نظام مالی مناسب در توسعه موسسات نیکوکاری

| استاندارد افرا, مالی
زمان تقریبی مطالعه : 8 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

برنامه‌ریزی برای توسعه منابع مالی به شکل پایدار و نظارت بر مدیریت بهینه منابع از اهمیت ویژه‌ای برای همه موسسات نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهاد برخوردار است. موسسه‌­ای که بتواند با اطمینان خاطر به حامی مالی خود بگوید منابعی را که این حامی در اختیارش قرار داده چگونه مصرف کرده، می‌تواند ادعا کند که به حدی مناسب از شفافیت و پاسخگویی دست یافته است.

مدیریت تأمین مالی و متاثر از آن، روش‌­های گزارش‌­دهی و کنترل‌های مالی در موسسات نیکوکاری، راه را برای شفافیت و پاسخگویی این موسسات هموار می­‌سازد. برنامه‌ریزی برای توسعه منابع مالی به شکل پایدار و نظارت بر مدیریت بهینه منابع از اهمیت ویژه‌ای برای همه موسسات نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهاد برخوردار است. در این راستا، موسسه‌­ای که بتواند با اطمینان خاطر به حامی مالی خود بگوید منابعی را که این حامی در اختیارش قرار داده چگونه مصرف کرده، و با استفاده از آن­ها چه ارزشی برای مخاطب خود خلق کرده است، می‌تواند ادعا کند که به حدی مناسب از شفافیت و پاسخگویی دست یافته است. چنین موسسه‌­ای قادر خواهد بود منابع نیکوکاری موجود را جذب کند و به بازیگری مهم و قابل اتکا در اقتصاد نیکوکاری کشور تبدیل شود. به این ترتیب، در ارتباط و تعامل میان موسسات نیکوکاری و حامیان در راستای تحقق ماموریت موسسه و خدمت‌رسانی به گروه هدف، دغدغه موسسات توسعه منابع و مدیریت بهینه مصارف، و دغدغه نیکوکاران وجود مکانیزم‌های شفاف در رابطه با شیوه مصرف کمک‌ها است. لذا، استاندارد افرا از یک سو شیوه‌های تامین منابع مالی، تنوع و پایداری منابع و از سوی دیگر شیوه‌های گزارش‌دهی موسسه نیکوکاری را با دقت مورد ارزیابی قرار می‌­دهد.

هدف از نظام مالي در یک موسسه نیکوکاری این است که سازمان پايدار، در مسير توسعه، شفاف و پاسخگو باشد. منظور از نظام مالی، نظامی است که برای پول، اعتبارات، بدهی‌ها، سرمایه‌گذاری‌ها و دارایی‌های سازمان شکل گرفته است و کمک می‌کند نظارت مشخصی بر این امور انجام گیرد. این نظام شامل نگهداشت حساب‌ها بر اساس دفاتر و اصول حسابداری، موضوعات قانونی و ابزار و سیستم‌هایی که تمام فرایند مالی را نگهداری و مراقبت می‌کنند، گزارش‌دهی استاندارد در دوره‌های مشخص، و برآورد درآمد و هزینه است. چنین نظامی سه جزء اصلی دارد:

  1. تامين منابع مالي به شکل مناسب که در آن هم تنوع منابع و هم تعدد منابع حائز اهمیت است.
  2. سازوكارهاي گزارش‌دهي شامل ارائه گزارش‌هاي تعريف‌شده، حسابرسي‌شده، و در زمان معين. این گزارش‌ها هم برای سطوح حاكميتي سازمان، و هم برای ذی‌ربطان خارجی شامل نیکوکاران، بنگاه‌های اقتصادی، و دولت تهیه می‌شوند.
  3. سازوكارهاي كنترل مالي شامل رديابي مرحله‌به‌مرحله، ثبت فعاليت‌هاي مالي، گزارش‌هاي فصلي با محوريت بودجه، و كنترل هزينه‌كرد مراكز هزينه

در حوزه تامین مالی، باید یک سیستم جذب منابع مالی در سازمان مستقر شود. این سیستم به پایداری مالی سازمان توجه دارد و گزارش درآمد و هزینه‌های مربوطه به صورت سالانه ارائه می‌شود. سازمان باید دارای برنامه جذب و توسعه منابع مالی مدون باشد و این برنامه در عمل اجرا شود. مناسب است که برنامه به تفکیک انواع گروه‌های حامی مدون شود و شامل تحلیل توان جذب، به‌کارگیری منابع خارجی و برنامه‌ریزی توسعه فعالیت‌های آینده باشد به این صورت که بر اساس دسته‌بندی حامیان و بودجه معینی که هر گروه دارد برنامه توسعه ظرفیت برای هر گروه داشته باشد و انحراف از بودجه توسعه‌ای را گزارش کند و درس‌آموزی داشته باشد. در این برنامه باید افزايش تعداد و تنوع منابع، تنوع شيوه‌هاي جذب، و پايداري منابع مورد توجه قرار بگیرد. در سطح کلان، برنامه جذب و توسعه منابع مالی سازمان باید در راستای برنامه راهبردی سازمان باشد، به این معنی که اهداف برنامه در راستاي اهداف راهبردي، زمان‌بندي برنامه منطبق با زمان‌بندي برنامه راهبردي، و به اشتراك‌گذاشته شده با بخش‌هاي مرتبط در داخل سازمان باشد.

به علاوه، سازمان باید برای پوشش هزینه‌های جاری خود در شرایط بحرانی ساز‌و‌کار مشخص داشته باشد؛ به عنوان مثال برای حداقل سه ماه دارایی‌هایی داشته باشد که قابلیت نقد شدن دارند و یا حامیانی داشته باشد که در شرایط سخت بتواند از آن‌ها استفاده کند.

از سوی دیگر، لازمه شفافیت مالی برای یک موسسه توسعه‌یافته در سطوح بلوغ بالای سازمانی این است که نه تنها گزارش‌های مالی برای ذی‌نفعان تولید ‌شود، بلکه این گزارشات توسط کارشناسان مستقل و بیرونی هم رسیدگی و تایید شوند و گزارش مالی حسابرسی‌شده سالانه روی وب‌سایت قرار ‌گیرد. همچنین، قوانین و مقررات قانونی مانند بیمه و مالیات از طرف سازمان رعایت می‌شود و حقوق و گزارش‌های مربوط به ذی‌نفعان قانونی در موعد پیش‌بینی شده در قانون ارائه شود. مناسب است که میزان کمک‌های مردمی و نحوه مصرف منابع سازمان به صورت طبقه‌بندی شده به جامعه گزارش ‌شود و مدیریت به جامعه در مقابل سوالات و ابهامات – مثلا در حد اعلام طرف قرارداد – پاسخگو باشد.

در راستای استقرار چنین نظامی لازم است سیستم مالی نرم‌افزاری – ترجیحا یکپارچه – در سازمان مستقر شود؛ به نحوی که قابلیت اتصال و استخراج و انتشار گزارش‌ها را داشته باشد و شامل همه تراکنش‌ها، انبار، پرداخت حقوق، کمک‌های مالی، و بهای تمام شده بودجه باشد و برای فعالیت‌ها در سطح سال بودجه در راستای برنامه سالانه تهیه ‌شود و به ‌صورت دوره‌ای تطابق فعالیت‌ها با این بودجه نظارت و ارزیابی ‌شود. بودجه جمع‌آوری کمک‌های مردمی، و فاصله عملکردی با بودجه نیز مورد توجه مدیریت سازمان قرار داشته باشد. سازوكاری برای محاسبه قیمت تمام‌شده و هزینه سربار پروژه‌ها نیز مدون شده باشد.

مورد حائز اهمیت دیگر این است که در سازمان انضباط مالی وجود داشته باشد و گزارش‌‌ نارسایی‌ها اعلام ‌شود و در جهت بهبود نارسایی‌ها اقدام سریع انجام شود. به عنوان مثال، یک سیستم خرید بر اساس یک مدل فرایندی در شرایط قابل قبول بازار (بر مبنای استعلام، تخواه و موارد مشابه) وجود داشته باشد، آیین‌نامه‌های مالی شامل دستورالعمل‌های خرید و تامین خدمات در سازمان مستقر باشد و بنا به نیاز داخلی به‌روزرسانی ‌شود. آیین‌نامه‌های مالی به یکپارچه کردن فرایندهای مالی و قاعده‌مند كردن رویه‌ها کمک می‌کنند. به علاوه، موارد سوء استفاده مالی اعلام شود و سازمان برای عدم ورود به مراودات مالی با افراد كلیدی خود سازوكاری داشته باشد. در شرایطی که حسابرس گزارش قابل قبول ارائه کند سازمان در این حوزه مسئله‌ای ندارد. همچنین، ساز‌و‌کاری برای ردیابی و پیگیری مرحله‌به‌مرحله مبالغ تا زمان مصرف آن‌ها در برنامه‌ها، پروژه‌ها، و خدمات وجود داشته باشد. تمام فعالیت‌های مالی واحدهای سازمان نیز باید در واحد مالی ثبت و ضبط شود و برای سطوح و فعالیت‌های مختلف، دوره‌ زمانی كنترل، موارد تحت كنترل، و راه‌های برخورد با موارد تخلف مشخص شده باشد.

مسئله مهم دیگر این است که گزارش‌های مالی دستکم به صورت فصلی در هیئت مدیره بررسی شود و گزارش‌های تحلیلی مالی برای برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری‌های آتی مورد استفاده مدیریت قرار بگیرد. لازمه آن هم این است که گزارش‌های استخراج‌شده از بخش مالی قابل اتکا باشد. مهم است که سازمان صرفا به ثبت و ضبط اکتفا نکند و در قالب حسابرسی عملیاتی، سطح استفاده از منابع و فرصت‌ها و اثربخشی توزیع منابع و کارایی را به نحوی بسنجد.

با توجه به موارد ذکر شده، سازمان خود را از لحاظ تامین پایدار منابع و نیز شفافیت و پاسخگویی داخلی و خارجی در چه سطحی ارزیابی می‌کنید؟

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org