ارزش قائل‌ شدن برای نقش داوطلبان (بخش‌ سوم)

| مقاله‌ها | 0 دیدگاه
زمان تقریبی مطالعه : 6 دقیقه
نسخه مناسب چاپ

آیا شما معتقدید هیات مدیره از اهمیت داوطلبان در دستیابی به ماموریت سازمان قدردانی می‌کند؟ آیا هیات مدیره حمایت خود را از داوطلبان به صورت مکتوب (مثلا در بیانیه ماموریت و ارزش‌ها، اهداف گروه یا برنامه استراتژیک) خود قرار داده است؟ آیا گروه شما هنگام تصمیم‌گیری یا تدوین برنامه‌های جدید (به عنوان مثال برنامه‌های استراتژیک) به طور مکرر داوطلبان را مشارکت می‌دهد؟ آیا شما معتقدید که با توجه به شرایط سازمان، منابع، فضا، تجهیزات و بیمه در سطحی مناسب برای داوطلبان فراهم شده است؟

بسیاری از گروه‌­ها می­‌دانند که داوطلبان ستون فقرات سازمان آنها را تشکیل می‌­دهند. اما آیا گروه شما دقیقا این موضوع را در جایی بیان کرده است؟ بررسي بهترين شيوه‌هاي مديريت داوطلبان محور سلسله گزارش‌هاي هفتگي است كه قرار است با هدف كمك به افراد در سازمان‌هاي كوچك غيرانتفاعي در جهت تقويت مديريت داوطلبان منتشر شود. در این بخش اولین مورد از موارد ۱۰گانه بهترین شیوه‌های مدیریت داوطلبان را توضیح می‌دهیم؛ یعنی ارزش قائل شدن برای نقش داوطلبان.

اولین سوال این است که داوطلبان چقدر برای گروه شما مهم هستند؟ هیات مدیره شما می­‌تواند به صورت مکتوب تعهد خود نسبت به داوطلبان را اظهار کند و با این کار سیگنالی قوی به داوطلبان، کارکنان و مردم ارسال کند. اعلام کنید که شما مرهون کمک‌­های فکری و مهارت­‌های داوطلبان در تمامی سطوح سازمان هستید. این موضوعات را در بیانیه ماموریت خود بگنجانید و آنها را در فرم استخدامی داوطلب بیان کنید.

با درگیر کردن داوطلبان در مراحل برنامه‌­ریزی و تصمیم‌­گیری گروه خود، این تعهد را به آنها نشان دهید. اگر به مقدار کافی پول و وقت در اختیار دارید برنامه‌­ای برای مراقبت از داوطلبان تهیه کنید. هزینه‌­ای که در این زمینه انجام می‌­دهید چند برابر بازمی­‌گردد! کارکنان را در مورد نحوه کار با داوطلبان آموزش دهید. تعهد را نشان دهید و تعهد پس خواهید گرفت.

عملکرد برنامه داوطلبان خود را ارزیابی کنید

آیا شما معتقدید هیات مدیره از اهمیت داوطلبان در دستیابی به ماموریت سازمان قدردانی می‌­کند؟ آیا هیات مدیره حمایت خود را از داوطلبان به صورت مکتوب (مثلا در بیانیه ماموریت و ارزش‌ها، اهداف گروه یا برنامه استراتژیک) خود قرار داده است؟ آیا گروه شما هنگام تصمیم‌­گیری یا تدوین برنامه­‌های جدید (به عنوان مثال برنامه‌­های استراتژیک) به طور مکرر داوطلبان را مشارکت می­‌دهد؟آیا شما معتقدید که با توجه به شرایط سازمان، منابع، فضا، تجهیزات و بیمه در سطحی مناسب برای داوطلبان فراهم شده است؟ آیا گروه شما به این موضوع که چقدر داوطلبان را درگیر می‌­کند و چگونه قادر است این کار را بهتر انجام دهد، فکر می‌­کند؟

اگر به همه پرسش‌­ها پاسخ مثبت داده‌­اید، یعنی اینکه هیات مدیره شما از داوطلبان و برنامه‌­های داوطلبانه حمایت می‌کند. یک نقطه شروع بسیار مهم برای مدیریت موثر داوطلبان این است که اطمینان حاصل کنید همه در گروه شما به درستی برای انواع منافعی که همه داوطلبان به گروه وارد می‌­کنند، ارزش قائل هستند. نخستین کاری که گروه شما می‌­تواند انجام دهد تا نشان دهد برای نقش داوطلبان ارزش قائل است، خیلی ساده است. بیانیه‌­ای را باید تنظیم کنید که نشان دهد شما متعهد هستید داوطلبان چشم‌­اندازها، دانش و مهارت‌­های خود را در همه سطوح سازمان به مشارکت می­‌گذارند. شما همچنین می­‌­توانید اهدافی را برای برنامه داوطلبان خود تنظیم کنید. چه چیزی را در سال آینده می‌­خواهید بهبود ببخشید؟ آیا می­‌خواهید تنوع نیروی داوطلب خود را افزایش دهید؟ آیا می­‌خواهید داوطلبان در حوزه‌­های جدید سازمان‌تان مشارکت داشته باشند؟ اهداف سالانه‌­ای را تعیین کنید و سپس در پایان سال ارزیابی کنید که چقدر آنها را خوب انجام داده‌­اید. به مانند هر برنامه‌­ای که سازمان شما آن را به اجرا می‌گذارد، برنامه‌­های داوطلبان هم مستلزم زمان و معمولا پول است. مهم است که تلاش کنید بخشی از بودجه­‌تان را به تامین منابع برای برنامه داوطلبان خود اختصاص دهید. شما همچنین باید اطمینان حاصل کنید که فضا و تجهیزات برای کار با داوطلبان و بیمه لازم برای حمایت از داوطلبان‌تان و سازمان‌تان در اختیار دارید. همه این تلاش‌­ها موجب تقویت مشارکت داوطلبان در گروه شما خواهد شد.

برنامه­‌ریزی برای اقدام

هدف ۱: یک بیاینه مربوط به داوطلبان تنظیم کنید که نشان‌­دهنده قدردانی شما از نقش داوطلبان باشد. به عنوان مثال: گروه ما مشوق مشارکت داوطلبان در همه سطوح گروه در برنامه‌­ها و فعالیت­‌های مناسب است.

هدف ۲: داوطلبان را در فرآیند برنامه‌­ریزی بگنجانید. روش‌­های مختلفی وجود دارد برای اینکه آورده‌­های داوطلبان را به فعالیت‌­های برنامه­‌ریزی خود بیافزایید. یک یا دو بار در سال میزبان یک جلسه باشید تا بازخوردهای داوطلبان در مورد فعالیت‌­های گروه­‌تان را جمع‌­آوری کنید؛ همچنین می­‌توانید یک نظرسنجی انجام دهید تا تجربیات هر داوطلب و ایده‌­های وی درباره کل سازمان را جویا شوید.

هدف ۳: منابع کافی (پول، زمان، فضا، تجهیزات و بیمه) برای برنامه داوطلبان خود تامین کنید. این موضوع اهمیت دارد که شما چه منابعی را می‌­توانید تامین کنید (به عنوان مثال از طریق دریافت کمک). اگر واقع‌­گرایانه به موضوع نگاه کنیم انجام یک کار موثر در مدیریت داوطلبان نیازمند دستکم مقداری پول است. بودجه برنامه داوطلبان لزوما نباید خیلی بزرگ باشد. تخصیص زمان و دستکم مقداری پول اهمیت دارد. اقلامی همچون تلفن، فکس، دستگاه پرینت و کپی، هزینه‌­های ارسال نامه، هزینه آموزش داوطلبان، اجاره اتاق، هزینه برگزاری کار گروه، بیمه، تهیه لباس‌­های یکدست از جمله مواردی هستند که در برنامه داوطلبان شما نیازمند بودجه خواهند بود.

هدف ۴: اهدافی را برای مشارکت داوطلبان در گروه تنظیم و به طور مرتب آن­ها را ارزیابی کنید. طیف وسیعی از اهداف وجود دارند که ممکن است گروه شما بخواهد در تعیین سطح و نوع مشارکت داوطلبان در گروه‌تان آنها را لحاظ کند. به عنوان مثال ممکن است یک هدف این باشد که برای سال آینده خود در حوزه داوطلبان سیاست­‌ها و دستورالعمل­‌هایی را تعیین کنید. ممکن است تصمیم بگیرید یک هدف برای طراحی یک برنامه آموزش جدید، مناسب یک گروه خاص از داوطلبان تعیین کنید. اهداف دیگرتان ممکن است بر ارزیابی برنامه موجود شما متمرکز باشد. حالت دیگر آن است که شما اهدافی را تعیین کنید که تمرکز آنها بر ایجاد ارتباط و به اشتراک­‌گذاری اطلاعات با دیگر گرو‌ه‌­ها باشد. این موضوع همچنین بسیار مهم است که اهداف را به صورت هوشمندانه طر‌‌ح‌­ریزی کنید، به نحوی که بتوانید دقیقا ارزیابی کنید آیا به آنها دست یافته‌اید یا خیر. هدف از این ارزیابی تعیین قبول شدن یا رد شدن شما نیست، بلکه مقصود اصلی این است که بفهمید چه چیزی موثر بوده است و چه چیزی موثر نبوده است. یکی از بهترین راه‌­ها برای تعیین اینکه برنامه داوطلبان شما چقدر درست کار می‌­کند و تشخیص اینکه چه حوزه‌­هایی از آن ممکن است نیاز به کار بیشتر داشته باشد، این است که از خود داوطلبان‌تان بپرسید. اهداف خود را بر پایه بازخوردی که از داوطلبان فعلی و گذشته دریافت می‌­کنید، مرور کنید. آیا اهداف جدیدی وجود دارند که ممکن است نیازمند اولویتی بالاتر از اهداف فعلی‌­تان باشند؟ آیا شما در مسیر درست در حال حرکت هستید؟

جمع­‌بندی

تبریک! وقتی این اهداف را کامل کنید در مسیر درست پایه‌­ریزی یک بنیان قوی برای برنامه داوطلبان خود خواهید بود. به نمایش گذاردن تعهد گروه‌­تان به داوطلبان به شما کمک خواهد کرد تا برنامه‌­ای داوطلبانه خلق کنید که افراد  نسبت به مشارکت در آن اشتیاق نشان می­‌دهند. متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده كنيد.

این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.

 

آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
در حال ثبت ...
نظر شما ثبت شد. از مشارکت شما سپاسگزاریم.
این مطلب را به اشتراک بگذارید:


دیدگاه خود را بنویسید:

با استفاده‌ی کم‌تر از کاغذ؛ در مراقبت از محیط‌زیست سهیم باشیم.

تمامی حقوق معنوی مالكیت این مطلب برای موسسه افرا محفوظ است.
https://afraway.org