بخش اول
نیکوکاری در طول تاریخ به عنوان یک ارزش در میان عموم مردم و عاملی برای ایجاد مشارکت، تعامل و تعادل‌بخشی در جامعه پذیرفته شده است. فعالیت‌های نیکوکاری زمانی که بر اساس شفافیت و بر پایه زیرساخت‌های توسعه شکل بگیرند، توان بیشتری برای حل مسائل و بهبود زندگی انسان‌ها خواهند داشت. آن‌چه که می‌تواند ضرورت اعتماد و شفافیت در موسسات نیکوکاری و سازمان‌های غیردولتی را محقق کند، توجه به مقوله استانداردسازی و آشنایی با مفاهیم کاربردی آن در سطح موسسات است. برای این‌که بتوانیم فرآیند استانداردسازی در سطح موسسات نیکوکاری را پیادهسازی کنیم، لازم است که با تعریف مناسب سطوح استاندارد در موسسات نیکوکاری و گام‌های حرکت رو به توسعه سازمان‌های غیردولتی و موسسات نیکوکاری برای رسیدن به نقطه مطلوب، آشنا شویم. سطوح توسعه‌یافتگی افرا بر اساس استاندارد به چهار سطح تقسیم شده است، که در ادامه به دو سطح آن می‌پردازیم.
در استاندارد افرا که به عنوان مبنایی برای ارزیابی زیرساخت‌های مدیریتی موسسات نیکوکاری و در راستای کمک به توسعه زیرساخت نیکوکاری در کشور توسعه یافته است، برای تبیین بهتر و روشن‌تر جایگاه سازمان‌ها و موسسات در مسیر توسعه، چهار سطح توسعه تعریف شده است (شکل 1). این سطوح توسعه بر مبنای دانش توسعه سازمانی در کنار تجربیات عملی موجود تعریف شده‌اند. هرچند مسیر توسعه یک مسیر پیوسته است که گام به گام و به‌تدریج طی می‌شود، اما این سطوح به‌نحوی تعریف شده‌اند که خطوط اصلی تمایز میان سازمان‌های نیکوکاری و موسسات غیردولتی در این مسیر پیوسته را مشخص و شفاف کنند. از این طریق موسسات قادر خواهند بود گام‌های کلیدی که لازمه ارتقاء در مسیر توسعه است را شناسایی کرده و برای پیادهسازی این گام‌ها منابع لازم را تخصیص دهند؛ ضمن این‌که می‌توانند در کنار اتکا به نقاط قوت خود، از خدمات آموزشی و مشاوره‌ای خارج از سازمان نیز در راستای بهبود در حوزه‌هایی که نیازمند اصلاح و تقویت است، استفاده کنند.
شکل 1. چهار سطح توسعه در استاندارد افرا
چنان‌چه اشاره شد، بلوغ سازمانی سطوح مختلفی دارد و سازمان‌ها برای ارائه خدمات موثرتر و به شکل کارآتر باید تلاش کنند در طول عمر خود از ابتدای شکل‌گیری تا استقرار و سپس توسعه، مسیر رشد و بلوغ را از سطوح پایین‌تر به سمت سطوح بالاتر طی کنند. نخستین سطح از سطوح چهارگانه توسعه سازمانی بر اساس استاندارد افرا، سطح سازمان عملیاتی است. این سطح بیانگر شکل‌گیری سازمان در راستای ماموریت و اهداف کلان آن است.
سازمان عملیاتی، معرف سازمانی است که با هدف مشخص و برای تحقق آن و با ماموریت روشنی تشکیل شده و شاکله داخلی آن برای انجام فعالیت‌های مرتبط تدارک دیده شده است. چنین سازمانی فعالیت خود را با تعریف بخش‌های متعدد با کارکردهای[1] اصلی و اختصاص نفرات مرتبط (کارمند یا داوطلب) و نیز شکل‌دهی حداقلی ارکان قانونی حکمرانی از قبیل هیات امنا، هیات مدیره و مدیر عامل آغاز کرده است. در سازمان، دغدغه توسعه انسانی و برنامه در کنار انسجام‌بخشی به زیرساخت‌های اولیه و لازم وجود دارد؛ بدین معنا که سازمان در حال تدوین و تکمیل فرآیندها، سیستم‌های اداره، ساختار سازمانی، روش‌ها و آئین‌نامه‌ها و تهیه و تدوین مستندات اولیه است. سازمان از فعالیت خود در راستای اهداف خیرخواهانه نتیجه گرفته و جامعه هر چند کم آن را لمس کرده است اما از نگاه آنها به عنوان مهمترین ذی نفعان و بهره برندگان، نتیجه فعالیت‌ها قابل قبول است. این سازمان شفافیت مالی دارد و مدارک و شواهد این شفافیت را در سطح کلان‌تری (به جز اعضای هیات امنا و هیات مدیره) به مخاطبان و ذی‌نفعانش ارائه می‌کند. به علاوه، هرچند سازمان هنوز به اهمیت سنجش اثربخشی این گونه زیرساخت‌ها در کلیه بخش‌ها و سطوح سازمانی واقف نشده است، اما به پیشبرد فعالیت‌ها بر اساس مشاهد نتایج طرح‌ها و مستندات آن و نیز بهبود و توسعه برنامه‌ها و پروژههای خود توجه دارد.
دومین سطح از سطوح چهارگانه توسعه سازمانی بر اساس استاندارد افرا، سطح هوشمندی عملیاتی است. این سطح بیانگر ظرفیت‌ها و قابلیت سازمان در توسعه برنامه‌ها و پروژه‌ها در راستای ماموریت و اهداف کلان است.
در چنین سازمانی فعالیت‌ها به نحوی شکل گرفته که قابلیت تکرار دارد. یعنی فعالیت، خدمت یا پروژه‌ای به عنوان مهمترین فعالیت سازمان شناخته می‌شود که طی سال‌ها موسسه نیکوکاری یا سازمان غیردولتی به آن مشغول است و بر اساس آن شناخته می‌شود. چنین سازمانی همه الزامات سطح یک توسعه را دارد و کار آن در مرحله زیرساخت تکمیل شده است و اکنون در بخش‌های مختلف سازمان به این فکر می‌کند که آیا زیرساخت‌های شکل‌گرفته به‌خوبی و به‌طور موثر کار می‌کنند یا نیازمند اصلاح هستند. سازمانی که در سطح دو توسعه قرار دارد، از طریق تقسیم کار در قالب واحدهای تخصصی مرتبط اداره می‌شود. فعالیت جمعی و گروهی در سازمان مشهود است و داوطلبان در کنار نیروهای متخصص و موظف به درستی ایفای نقش می‌کنند. برای ارائه خدمت اصلی، تسهیل فعالیت‌ها و برنامه‌های اجرایی، و ارائه خدمات بهتر و کارآتر در راستای توسعه فعالیت‌ها، مستندات مرتبط با حوزه‌های کلیدی تدوین شده‌اند. به علاوه، تدوین و شکل‌گیری فرآیندهای اصلی، چرخش و انتقال کار به افراد جدید (داوطلبان یا کارکنان) را تسهیل کرده و منجر به پایداری فعالیت‌ها شده است. سازمان طی چند دوره مالی نشان داده که توان اجرای سازوکارهای مرتبط با اداره فعالیت و به نتیجه رساندن خدمات را دارد. این شرط به نوعی همان اصل تداوم فعالیت و پایداری در سازمان‌هاست. خدمات سازمان در جامعه هدف جا افتاده، و نتیجه خدمات به جامعه هدف و توانمندی سازمان در ارائه این خدمات نزد جامعه نیکوکاران و حامیان مالی نیز مشخص است. به این ترتیب، چنین سازمانی توانایی اجرای فعالیت‌های خود در راستای ماموریت به صورت مقیاس‌پذیر را دارد؛ با این حال، هنوز رویکرد و نگاه استراتژیک به شکل کامل در سازمان جاری نیست.
- حال که به پایان بخش اول مطلب سطوح توسعه‌یافتگی از نگاه استاندارد افرا رسیده‌اید موسسه نیکوکاری و سازمان غیردولتی که در آن به فعالیت مشغولید را در کدام یک از سطوح توسعه‌یافتگی بالا می‌بینید؟
آیا سازمان شما دارای ماموریت مشخص و چارت سازمانی همراه با شرح وظایف است؟ آیا ارکان حاکمیتی در سازمان شکل گرفته، هدف‌گذاری کلان و تدوین بودجه برای سازمان انجام شده و بر تحقق آن نظارت می‌شود؟ وب‌سایتی دارید که به شکل منظم به‌روز می‌شود؟ موسسه شما دارای سیستم جذب کمک‌های مردمی است؟ آیا گزارش مالی رسمی سازمان به صورت منظم منتشر می‌شود؟ مستندسازی در سازمان شما وجود دارد؟
در کنار به‌کارگیری این سازوکارهای کلیدی، آیا به اثربخشی آنها و تداوم فعالیت‌ها هم توجه دارید؟ آیا در سطوح مختلف سازمان شما ارزیابی عملکرد وجود دارد؟ آیا موسسه شما پذیرای انتقادات و پیشنهادات اعضای سازمان است؟ به بازخوردها پاسخ داده می‌شود؟ به چه میزان به آموزش کارکنان توجه دارید؟ آیا در سطح مدیریت از گزارش‌های تحلیلی استفاده می‌شود؟ آیا برای پروژههای موسسه برنامه‌ریزی بر مبنای مستندات قبلی، تعریف پروژه و پایش وجود دارد؟ داده‌های ذی‌نفعان کلیدی به شکل نگهداری می‌شود؟
خودارزیابی نخستین گام مثبت و موثر در تعیین جایگاه فعلی سازمان شما و تشخیص نقاط قابل بهبود برای ارتقاء است. سازمان خود را در این دو سطح، ارزیابی کنید و تا هفته آینده و پرداختن به ادامه سطوح توسعه‌یافتگی منتظر بمانید.
[1] functions