پایداری با برنامه‌ریزی قبلی امکانپذیر می‌شود که فضایی را برای کار خلاقانه در زمانی که به آن نیاز باشد نیز در نظر می‌گیرد. استفاده بیشتر از فناوری دیجیتال می‌تواند با ساده‌سازی فرایندها، این روند را تسهیل کند. اما منظور از پایداری یا ماندگاری در یک محتوای مالی دقیقا چیست؟ هرچند یک تعریف مشخص در این رابطه وجود ندارد، اما شاید بتوان پایداری را به بهترین شکل به عنوان ثابت قدم ماندن تعریف کرد: وقتی کار اصلی یک سازمان می‌تواند ادامه یابد، حتی اگر بخشی از سرمایه کلیدی آن برداشت شود. در اینجا به 10 حیطه کلیدی می‌پردازیم که باید برای به حداکثر رساندن پایداری موسسه خیریه شما، در نظر گرفته شود. به عبارت ساده‌تر، ماندگاری یا پایداری به این معنی است که آیا می‌توانید از حمایت ذینفعان خود در بلندمدت اطمینان داشته باشید یا خیر.
به گزارش چریتی دیجیتال (Charity Digital)، شاخص‌های پایداری مالی شامل روابط قوی با سهامداران، تامین سرمایه از روش‌های متنوع، پول نقدی کافی، سطوح واقع‌گرایانه و توجیه‌پذیر ذخایر نامحدود، مدیریت دقیق ریسک، و آگاهی از مخارج کلی است.
پایداری برای بسیاری از موسسات خیریه کوچک ممکن است فقط مربوط به ظرفیت آنها باشد، به‌ویژه برای موسساتی که متخصص مالی اختصاصی در آنها حضور ندارد. تحقیقات ما نشان می‌دهد 38 درصد کارکنان شاغل در بخش مالی موسسات غیرانتفاعی انگلیس، فاقد اطمینان درباره همه حوزه‌های مالی هستند که همین موضوع، در سواد مالی سازمانی نیز نقش دارد.
سوابق مالی که جزییات کمی در آنها ذکر می‌شود، گزارش‌دهی ضعیف درباره تاثیرگذاری یا عدم گزارش این موضوع، و فقدان برنامه‌ریزی مالی، بر شفافیت و ذیحسابی موسسات مالی و توانایی آنها در کاربرد سرمایه و رقابت برای جذب سرمایه به‌ویژه در شرایط مالی دوران کووید- 19 تاثیر می‌گذارد. در نهایت همه این موارد می‌تواند بر پایداری یک موسسه خیریه و ظرفیت آن در خدمت‌رسانی به ذینفعانش، تاثیر منفی داشته باشد. هرچند فناوری می‌تواند تغییراتی اساسی در نقایص دستورالعمل‌های موسسات خیریه به وجود آورد و تحلیل و درک معنادار کارهای این موسسات را تسهیل کند، اما آگاهی از محتوایی که فناوری در آن استفاده می‌شود، همچنان موضوعی حیاتی است.
برای کمک به سازمان‌ها در توسعه درک بیشتر از پایداری، حوزه‌های کلیدی که باید بر آن تمرکز شود را نام می‌بریم:
1.تولید درآمد
ممکن است این نکته در ابتدا بدیهی به نظر برسد اما دلیل خوبی دارد که از این مورد شروع کرده‌ایم. یک موسسه خیریه برای پایدار نگه داشتن کار خود باید قادر به تولید درآمد کافی باشد تا هزینه‌های خود را پوشش دهد. حتی سازمان‌های کوچکی که به صورت داوطلبانه کار می‌کنند نیز نیازمند سرمایه کافی هستند تا مخارج کلی به جز کارکنان و فعالیت‌های کلی آنها را پوشش دهد. درآمد می‌تواند از منابع مختلفی تهیه شود از جمله ودیعه‌هایی به شکل بورس و اهدای کمک، جمع‌آوری کمک مالی عمومی، کارمزد قراردادهای مقامات قانون‌گذار، سرمایه‌گذاری‌ها و تجارت. روش‌های تولید درآمد از منابع مختلف و مناسب باید با فعالیت‌های بازاریابی به منظور ارتباط با حامیان، بخشندگان و تامین‌کنندگان سرمایه، همراه باشد.
2.تاثیر
درآمد امری ضروری است اما به خودی خود یک هدف محسوب نمی‌شود. هیچگاه فراموش نکنید چرا سرمایه تولید می‌کنند. درعوض، بر پرسش‌های اساسی‌تر تمرکز کنید. سعی می‌کنید به چه چیز دست یابید؟ به دنبال چه نتایجی هستید؟ تاثیر مطلوب شما چیست؟
بررسی کنید آیا کاری که انجام می‌دهید، در مقایسه با آنچه که بدون فعالیت سازمان شما اتفاق افتاده، تفاوت کافی ایجاد کرده است یا خیر. آیا کاری که انجام می‌دهید مکمل و ترفیع‌دهنده آنچه سایر سازمان‌ها انجام می‌دهند هست؟
بدون تاثیرگذاری کافی، بعید است بتوانید تولید درآمدی که برای تامین سرمایه فعالیت‌های خیریه لازم است را حفظ کنید. بنابراین امکان نمایش این تاثیرگذاری از طریق اندازه‌گیری و گزارش‌دهی، اهمیت زیادی دارد، هرچند معیارهای انجام این کار، محسوس‌تر و آسان‌تر از کار کردن در سایر روش‌هاست، از جمله اندازه‌گیری بازگشت سرمایه اجتماعی در سرمایه‌گذاری که خیریه شما انجام می‌دهد.
3.استراتژی
درآمد و تاثیرگذاری، امری ضروری هستند. این دو مورد، اولین حوزه‌هایی هستند که یک سازمان خیریه جدید بر آن تمرکز خواهد کرد. اما بعید است به تنهایی بتوانند سازمان را در بلندمدت حفظ کنند. آنها باید در محتوای یک استراتژی مشخص به کار روند. می‌توان گفت استراتژی باید نقطه شروع هر چیز دیگری باشد، به‌ویژه به این دلیل که پایداری به خودی خود یک عنصر کلیدی در هر برنامه استراتژیک است.
انگیزه شروع بسیاری از سازمان‌های بخش داوطلب، اشتیاقی است که بنا به علت خاصی وجود دارد. این اشتیاق اهمیت فوق‌العادهای دارد: این اشتیاق همان چیزی است که سبب می‌شود یک خیریه، چشم‌اندازی منحصر به فرد درباره جهانی که در آن زندگی می‌کنیم به دست آورد. اما اشتیاق به تنهایی موجب پایداری سازمان نمی‌شود، به‌ویژه اگر منجر به بزرگتر شدن و پرهزینه‌تر شدن سازمان شود. اشتیاق باید تحت کنترل یک استراتژی کلی باشد که با توجه به تاثیری که می‌خواهید خیریه شما بر جای بگذارد، طراحی شده باشد.
موسسه خیریه باید درباره اینکه قرار است به چه چیز دست یابد، و چطور به آن دست خواهد یافت، شفاف باشد. آگاهی از کارهایی که انتخاب می‌کنید انجام ندهید به اندازه درک کارهایی که انجام می‌دهید مهم است. این روند کمک می‌کند سازمان بر هدف خود تمرکز کند و از هدف خود منحرف نشود. شما نمی‌توانید همه کار انجام دهید. بهترین حالت این است که بر آنچه می‌توانید انجام دهید تمرکز کنید و با همه توان خود آن کار را انجام دهید. استراتژی را با ماموریت خیریه خود هماهنگ کنید و در مقابل هر نوع ترغیبی به منحرف شدن از این استراتژی مقاومت کنید.
4.برنامه‌ریزی درباره کسب‌وکار
برنامه‌ریزی کسب‌وکار عموما از یک برنامه‌ریزی استراتژیک شروع می‌شود و برای استراتژی شما و دستیابی به ماموریت‌تان، حیاتی است. برنامه‌ریزی کسب‌وکار برای خیریه‌ها نیز امکانپذیر است همانطور که در سازمان‌های تجاری نیز انجام می‌شود.
برنامه‌های کسب‌وکار فقط مربوط به پول نیست. یک برنامه جامع، اهداف و فعالیت‌های کلیدی آینده را مشخص می‌کند و اقدامات لازم برای دستیابی به آنها و منابع و تسهیلات مورد نیاز (به‌ویژه افراد مورد نیاز) را قابل کاربرد می‌سازد. این برنامه باید با برنامه مالی پشتیبانی شود که هزینه‌های فعالیت‌ها و درآمد مورد نیاز در آنها را طرح خواهد کرد. این نوع بودجه‌بندی به جز کمک به شما برای برنامه‌ریزی هزینه‌های مهم آینده (بازسازی، وسایل نقلیه جدید و غیره)، سبب می‌شود کنترل هزینه‌های کلی با ارائه چارچوبی برای اندازه‌گیری آنها، آسان‌تر شود.
5.کنترل هزینه
بعضی از افراد، کنترل هزینه را خسته‌کننده می‌دانند اما این موضوع اهمیت بسزایی دارد – خسته‌کننده اما ارزشمند. در ابتدایی‌ترین حالت، می‌توان گفت لازم است پولی کمتر از آنچه به دست می‌آید را خرج کنیم. با رشد خیریه‌ها، ساختارهای هزینه‌ها نیز پیچیده‌تر می‌شود و ممکن است مدیریت آن، چالش‌های بیشتری ایجاد کند.
هرچند ممکن است یک سازمان کوچک در ابتدای کار مجبور باشد دست به دهان زندگی کند – درآمدی به دست آورده و همان را خرج کند – وقتی شرایط به گونه‌ای شود کارمندان و مخارج کلی ثابت باید در نظر گرفته شود، لازم است برای این هزینه‌های همیشگی، برنامه‌ریزی شود. اگر درآمد کاهش یابد، لازم است هزینه‌ها را نیز کاهش دهید.
داشتن یک برنامه موثر کسب‌وکار به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند، اما لازم است دائما حواسمان به شناسایی موارد زائد و حذف آنها باشد. اطمینان از ارزش موجود در تدارکات نیز مهم است. لازم است به سادگی فقط به دنبال کاهش همه هزینه‌ها نباشید. کنترل‌های بیش از حد سختگیرانه ممکن است ضرورتا منجر به خرج شدن پول در حوزه‌های کلیدی نشود و تحویل خدمات را به خطر انداخته و تلاش برای جمع‌آوری سرمایه را تحلیل برد.
6.جریان پول نقد
مباحث جریان پول نقد از جمله بزرگترین دلایلی هستند که موجب شکست بسیاری از کسب‌وکارها می‌شوند و ریسک این موضوع برای سازمان‌های خیریه نیز وجود دارد. هرچند متعادل‌سازی هزینه و درآمد به صورت سالانه اهمیت دارد، اما برای تضمین جریان پول نقد و پرداخت دیون کافی نیست. نکته کلیدی، زمان‌بندی است.
مثلا مخارج سرمایه می‌تواند پول نقد را تحلیل ببرد – حتی وقتی تاثیرگذاری و اختصاص سرمایه در «صورت وضعیت فعالیت‌های مالی» در چندین سال در نظر گرفته می‌شود. ممکن است کمک‌های مالی صرف پرداخت بدهی معوق شود و ممکن است پرداخت فاکتورها با تاخیر انجام شود. این روند می‌تواند تاثیری اساسی بر جریان پول نقد داشته باشد و منجر به تمام شدن پول خیریه و بنابراین از بین رفتن آن شود. اگر یک برنامه مالی داشته باشید که به خوبی درباره آن فکر شده باشد و به طور منظم بر آن نظارت شود، مدیریت جریان پول نقد، آسان‌تر می‌شود.
7.متنوع‌سازی
درحالیکه پرورش روابط برای تامین سرمایه سبب می‌شود موسسه خیریه، تاثیرگذاری خود را تا حد زیادی افزایش دهد، اما تکیه بیش از حد بر یک تامین‌کننده سرمایه یا یک مسیر جمع‌آوری سرمایه، ممکن است آسیب بسیار زیادی به همراه داشته باشد. استعاره قرار دادن تخم مرغ‌ها در یک سبد در دوره همه‌گیری ویروس بسیار مشهود شد زیرا عملا ظرف یک شب، جمع‌آوری پول در یک رویداد فیزیکی متوقف شد. درحالیکه این واقعیت جدید، ابتکاری چشمگیر و شیوه‌های جدید فکر کردن را به وجود آورده است، تغییر رویه و تطبیق یافتن با شرایط جدید نیز سبب شده است مشخصا، تامین سرمایه از پایگاه گسترده‌تر، آسان‌تر شود.
هرچند قانون سفت و سختی در این باره وجود ندارد اما می‌توان گفت در حداکثر حالت ممکن، 20 درصد سرمایه یک خیریه باید از یک منبع به دست آید. اگر به شدت بر یک سرمایه‌گذار متکی باشید، بررسی و برنامه‌ریزی کنید که چطور می‌توانید در صورت از بین رفتن ناگهانی این منبع سرمایه، هزینه‌ها را مجددا و به سرعت تنظیم کنید یا منبع سرمایه جدیدی بیابید.
8.فرهنگ
همراه با در نظر گرفتن وجوه مالی و روندی مدیریت مالی و حسابداری، لازم است عناصر «ملایم‌تر» نیز در نظر گرفته شوند که برای موفقیت هر سازمانی ضروری هستند. در اینجا پای فرهنگ به میان می‌آید. فرهنگ به باورها و ارزش‌های یک سازمان اشاره دارد و با رفتاری که در سازمان دیده می‌شود، مشخص می‌شود. این موضوع به ویژه برای سازمان‌های خیریه مهم است – درحالیکه کسب‌وکارهای مالی ممکن است وفاداری را با انگیزه‌های مالی ایجاد کنند، اما یک خیریه به ندرت می‌تواند چنین روشی در پیش بگیرد.
داشتن فرهنگ مثبت، برای ساخت وفاداری و تعهد از سوی حامیان و اطمینان از تاثیرگذاری سازمان، ضروری است. اما وجود فرهنگ منفی برای سازمانی که انصاف، برابری و تنوع در آن امری الزامی است، می‌تواند بسیار آسیب‌زا باشد. خطر آسیبی که قصورهای سازمانی در خیریه‌ها می‌تواند برای حمایت و اعتماد عمومی ایجاد کند، بسیار زیاد است. به خاطر داشته باشید که فرهنگ فقط مربوط به این نیست که سازمان از بیرون چطور دیده می‌شود، بلکه مربوط به این است که چطور با کارکنان و داوطلبان رفتار می‌شود، که همین امر تعیین می‌کند آیا آنها انعکاسی از ارزش‌های سازمان شما هستند و تاثیری بر این ارزش‌ها دارند یا خیر.
9.رهبری
درحالیکه باید بهترین اقدامات و فرایندهایی که پیشتر ذکر شد در سازمان به کار گرفته شود تا کار سازمان خوب پیش برود، اما رهبری سازمان در کسب هدف آن، اهمیتی اساسی دارد. «قوانین اداره خیریه» می‌گوید رهبری قوی و موثر به خیریه کمک می‌کند استراتژی مناسبی برای تحویل موثر اهداف خود به کار گیرد. همچنین روند کار سازمان را تنظیم می‌کند از جمله دیدگاه، ارزش‌ها، و اعتبار آن. رهبری در تهیه راهنمایی روزمره، اطمینان از حفظ مسیر، و جلوگیری از انحراف از مسیر نیز اهمیت بسزایی دارد.
ارتباطات، بخش ضروری رهبری است. ارتباط با متولیان برای تنظیم استراتژی یا ارتباط مدیران ارشد با کارمندان یا داوطلبان به صورت منظم برقرار می‌شود. همه باید اطلاعات به‌روز داشته باشند و کاملا از روند انجام کارها مطلع باشند. ارتباطات و رهبری قوی برای پیشگیری از انبار کردن داده‌ها و اطمینان از شفافیت و کارآمدی فرایندهای مالی نیز ضرورت دارد.
10.ابزاربندی و زیرساخت
9 نکته قبلی همگی مربوط به حوزه‌هایی بود که یک خیریه موفق باید بر آن تمرکز کند تا از بهره‌وری پایدار آن اطمینان حاصل شود. همه این موارد از استفاده از راه‌حل‌ها و زیرساخت‌های مناسب فناوری بهره خواهند برد. مثلا تولید درآمد سودمند با CRM صحیح و نرم‌افزار مناسب جمع‌آوری سرمایه، افزایش خواهد یافت.
استفاده از اپلیکیشن‌هایی مانند زوم و تیمز برای حفظ ارتباطات روزمره و بسیاری از کارهایی که سازمان از راه دور یا با مدل ترکیبی انجام می‌دهد ضروری خواهد بود. ابزار اولیه برای پیشرفت به سوی پایداری یک خیریه، نرم‌افزار مالی است. هرچند می‌توان از یک برنامه ساده تجاری در یک صفحه گسترده استفاده کرد، اما نظارت بر عملکرد مطابق با برنامه، بدون داشتن ابزارهای صحیح کار دشواری است. کنترل هزینه و تحلیل جریان پول نقد، بخش‌های کلیدی نرم‌افزار مالی است و تحلیل متنوع‌سازی جریان سرمایه و انعطافپذیری اهمیت زیادی دارد.
سواد مالی سازمانی بیشتر و درک مواردی که در بالا مطرح شد می‌تواند منفعت ارزشمندی به همراه داشته باشد، همانطور که استفاده از فناوری دیجیتال نیز می‌تواند بهره‌وری فرایندها را به حداکثر برساند. اما باید استراتژی برای حفظ پایداری سازمان نیز در نظر گرفته شود – به جای آتشنشانی، نگاه رو به جلو داشته باشید.
کووید-19 شرایطی را به وجود آورد که سازمان‌های خیریه مجبور شده‌اند درباره جای پای خود فکر کنند و به شرایطی که خارج از کنترل آنهاست و برنامه‌ریزی برای آن نیز ممکن نیست، واکنش درست نشان دهند. اما فرصتی برای نگرش مجدد به پایداری و در نظر گرفتن شیوه‌های دیجیتالی انجام کارها نیز هست.