چه چیزی باعث می‌شود که یک پروژه جمع‌آوری کمک‌های جمعی خوب از آب در بیاید؟ چگونه می‌توانید تیم‌های خود را برای دستیابی به اهدافشان سازماندهی کنید؟
گام نخست در برنامه‌ریزی یک پروژه جدید چیست؟
به گزارش وبلاگ هاب‌باب (hubbub)، وقتی که یک پروژه جدید پذیرفته می‌شود، نخستین گام تعیین انتظارات واقع‌گرایانه برای اهداف است. تقریبا هر تیمی که می‌خواهد اقدام به جمع‌آوری کمک‌های جمعی کند تصور میکند می‌تواند بیشتر از سطحی که واقع‌گرایانه است، پول جمع‌آوری کند. به همین دلیل بهتر است که بیش از 100درصد تلاش کنیم تا در کمپین‌ها به موفقیت برسیم. در صورتی که پروژه شما موفقیت‌آمیز باشد، کمک‌کنندگانی که از قبل با شما همکاری می‌کردند با احتمال بیشتری کمپین شما را به اشتراک می‌گذارند. اما مهمترین نکته این است که اگر گروه به اهداف خود برسد، این احتمال افزایش می‌یابد که اهداکنندگان کمک‌ها حتی در آینده نیز کمک اهدا کنند. این به خاطر آن است که افراد ترجیح می‌دهند بخشی از یک تیم موفق باشند.
چگونه برنامه‌ریزی یک پروژه بر نتیجه تاثیر می‌گذارد؟
برنامه‌ریزی نقشی کلیدی را ایفا میکند. اگر یک تیم پروژه درباره نتیجه تلاش‌هایشان پیش از آغاز فکر نکند، دسترسی به اهدافشان دشوار خواهد بود. جمع‌آوری کمک‌های جمعی زمانی بهتر نتیجه می‌دهد که چارچوب زمانی آن کوتاه باشد، چون نشان‌دهنده اضطرار است و اهداکنندگان را تشویق میکند که هرچه سریعتر کمک‌های خود را اهدا کنند. توصیه می‌شود تیم‌ها یک تقویم ساده تهیه کنند که نشان دهد چه نوع پیشرفتی در چه روزهایی حاصل می‌شود. این روشی فوق‌العاده برای تقسیم کارها بین تیم‌ها است و به تیم‌ها کمک میکند که خود را به درستی سازماندهی کنند و پاسخگو باشند.
مفیدترین درس در پروژه برنامه‌ریزی یک تحقیق دانشگاهی (دانشگاه برکلی) در زمینه مدیریت جمع‌آوری کمک‌های جمعی نشان داد:
افراد تمایل دارند که تصور کنند اگر یک صفحه جمع‌آوری کمک‌های مالی ایجاد کنند، مردم به طور معجزه‌آسایی آن را پیدا می‌کنند و کمک‌های خود را از آن طریق اهدا می‌کنند؛ این موضوع درست نیست. افراد زیادی باید به آن دسترسی پیدا کنند تا پروژه تبلیغ شود. اگر تیم‌ها این موضوع را از همان ابتدا به درستی بفهمند، احتمال موفقیت آنها بیشتر خواهد بود.
استراتژی مناسب برای دسترسی بیشتر افراد در یک کمپین کمک‌های جمعی چیست؟
مسئولان پروژه در برنامه‌ریزی برای کمپین‌هایشان نقش حائز اهمیتی دارند. یکی از بزرگترین دلایلی که یک تیم با شکست مواجه می‌شود، این است که به اندازه کافی تعامل انجام نمی‌دهند. این موضوع چیزی بیش از ارسال یک ایمیل و اشتراک‌گذاری یک پست در شبکه‌های اجتماعی برای دریافت کمک‌های مردمی است.
کدام ابزار بیشترین تاثیرگذاری را برای دریافت کمک‌ها دارد؟
بهترین روش برای دریافت کمک‌ها، ایمیل شخصی است. برای اهداکنندگان باز کردن، خواندن و پاسخگویی در ایمیل‌ها راحت‌تر است، زیرا که در اوقات مناسب می‌توانند به آنها رجوع کنند؛ نه اینکه شبکه‌های اجتماعی مهم نباشند، اما به دلیل اشتراک‌گذاری پست‌های بسیار در این شبکه‌ها ممکن است چنین موضوعاتی دیده نشوند و به چشم نیایند. ممکن است یک ایمیل 3-5 بار در طول یک کمپین برای یک فرد ارسال شود تا اینکه آن شخص متقاعد شود کمک کند.
بهترین راه مشارکت دادن سفیران در یک پروژه چیست؟
سفیران روشی فوق‌العاده هستند برای اینکه به آسانترین وضع ممکن یک تیم بتواند برای خود حمایت جلب کند. توصیه می‌شود از افراد دعوت به عملی آید که به عنوان سفیران به تیم ملحق شوند و سپس هدف کلی مورد تقسیم قرار گیرد. به عنوان مثال یک هدف 5 هزار دلاری که بین 10 نفر تقسیم می‌شود به آن معنا است که هر نفر باید 500 دلار جذب کند. این اهداف به مراتب دست‌یافتنی‌تر هستند تا برخی اهداف بزرگتری که تیم‌ها با آنها درگیری می‌شوند. همچنین برنامه‌های سفیران به ایجاد انگیزه در تیم کمک میکند. اگر مشاهده شود که سفیر دیگری پول بیشتری جمع کرده است، یک رقابت دوستانه شکل می‌گیرد و این احتمال قوی‌تر می‌شود که کمک‌رسانی بیشتری انجام دهند.
نکته مورد تاکید برای برنامه‌ریزی پروژه چیست؟
لازمه جمع‌آوری کمک‌های جمعی تعامل بسیار زیاد – با افراد ثابت، چندین مرتبه – در طول کمپین یک ماهه است. یافتن زمان مناسب برای کمک‌کنندگان بالقوه بسیار اهمیت دارد، بنابراین توصیه می‌شود نسبت به زمان تعامل با افراد دقت شود. اگر شما یک ایمیلی را در روز نخست هفته ساعت 8 صبح ارسال کنید، و آن فرد در حال رانندگی به محل کار خود یا در حال سوار شدن به یک وسیله حمل و نقل عمومی باشد، کمتر احتمال دارد که کمکی را اهدا کند. وقتی سرانجام آن ایمیل گشوده می‌شود، صدها ایمیل دیگر نیز توجه آن فرد به خود جلب می‌کنند. بنابراین، دفعه بعد که ایمیل ارسال می‌کنید، روز و زمان دیگری را امتحان کنید تا ببینید آیا نتیجه مناسب‌تری می‌گیرد و افراد به سازمان شما کمک می‌کنند. آنچه که ممکن است برای یک فرد نتیجه دهد احتمال دارد برای دیگر افراد نتیجه ندهد. این نکته را نیز نباید فراموش کرد که افرادی با بهترین نیت‌ها، به دلیل اینکه آنها هم انسان هستند تمایل دارند کارها را به تعویق بیاندازند.