داوطلبان بخش جدانشدنی بیش‌تر سازمان‌ها و نهادهای غیرانتفاعی و نیکوکاری هستند. حمایت آنها از کارهای اجرایی و وظایف مدیریتی و اداری در بسیاری از سازمان‌های خیریه بسیار مهم و ضروری است و حتی در بعضی سازمان‌های کوچک‌تر، داوطلبان به عنوان کارمند حضور دارند. صرفنظر از اینکه بسیاری از سازمان‌ها و نهادهای خیریه، داوطلبان را سرمایه‌های ارزشمندی به‌شمار می‌آورند، بعضی از داوطلبان هم نقش حامی مالی و سرمایه‌گذار را برای این سازمان‌ها بازی می‌کنند. با این تفاسیر آموزش داوطلبان و افزایش میزان تاثیرگذاری آنها در سازمان‌های خیریه، مراکز مذهبی یا آموزشی، اهمیت زیادی پیدا می‌کند.
هر چند آموزش داوطلبان جنبه درآمدزایی ندارد، اما این آموزش باعث می‌شود که توانایی داوطلبان اصلی برای متمرکز و دقیق صحبت کردن و به دنبال آن ترویج بهترفعالیت‌های خیریه سازمان‌ها، افزایش پیدا کرده و همین موضوع هزینه به‌کارگیری پرسنل را پایین می‌آورد. این روند در نهایت به کاهش بودجه مصرفی سازمان‌های خیریه و کمتر شدن میزان هزینه مورد نیاز آنها برای رسیدن به اهداف سالانه‌شان منجر می‌شود.
همه داوطلبان به آموزش نیاز دارند
قبل از هر چیز نباید فراموش کرد که داوطلبان زیادی با تخصص‌ها و توانایی‌های مختلف وجود دارند. بعضی از این داوطلبان می‌توانند به‌شکل پاره‌وقت در اختیار سازمان خیریه متبوع‌شان باشند و بعضی دیگر به شکل تمام‌وقت. بعضی از آنها توانایی خوبی برای پاسخ‌گویی به تلفن‌ها و ایمیل‌ها دارند و بعضی دیگر می‌توانند سرمایه‌گذاران را جذب کرده، نمایندگان عرضه‌کننده خدمات به مشتریان را آموزش بدهند یا رهبران خوبی برای جریان‌های طرفداری و ترویج اقدامات نیکوکارانه باشند.
نوع و توانایی داوطلبان شما اهمیتی ندارد، همه‌ی آنان به آموزش و حمایت سازمان غیرانتفاعی و خیریه شما نیاز دارد. حتی اگر داوطلب مورد نظر برای کاری که به عهده‌اش گذاشته شده به خوبی آمادگی داشته باشد، باید مدتی درباره اهداف و فعالیت‌های آن سازمان نیکوکاری آموزش ببیند تا به خوبی با ماموریت، برنامه‌ها و دیدگاه سازمان آشنا شده و خودش را برای خدمت‌رسانی بهتر آماده کند. همان‌طور که تمام اعضا و کارمندان سازمان باید در مدت زمانی مشخصی آموزش ببینند، هر داوطلب که وارد یک سازمان نیکوکاری می‌شود هم باید آموزش‌های لازم را دیده و به این ترتیب انگیزه کافی برای ادامه فعالیت‌های خیریه و داوطلبانه‌اش داشته باشد.
آموزش پایه فعالیت‌های نیکوکارانه
اولین آموزشی که باید به داوطلبان‌تان پیشنهاد کنید، آموزش اقدامات پایه فعالیت‌های نیکوکارانه است. در حالی که این بخش برای داوطلبان باتجربه چندان ضروری نیست، اما برای داوطلبان تازه‌کار و کم‌تجربه آموزش این مفاهیم اولیه، می‌تواند مزایای خوبی برای ادامه فعالیت‌های سازمان‌های خیریه داشته باشد. حالا شاید برای بسیاری از ما این سوال مطرح شود که کدام مفاهیم اولیه و آموزش‌های پایه‌ای باید به داوطلبان ارایه شود؟ قبل از هر چیز لازم است زمانی به آموزش اقدامات اصلی و اولیه یک سازمان خیریه اختصاص داده شود و اینکه اصولا یک سازمان غیرانتفاعی چیست و چطور کار می‌کند؟ چرا این سازمان‌ها شکل می‌گیرند؟ یک سازمان خیریه چطور راه‌اندازی و مدیریت می‌شود؟ اهمیت جذب سرمایه‌گذاری در یک سازمان خیریه چقدر است؟ ملاحظات اخلاقی که در کار خیریه باید رعایت شود، چه هستند؟ در نهایت اما باید این سوال را از خودتان بپرسید که آیا داوطلبان توانسته‌اند به خوبی مفاهیم اولیه فعالیت‌های خیریه و جذب سرمایه به شیوه درست را درک کنند؟
آموزش ویژه سازمانی
قدم بعدی حرکت به سمت اطلاعات ویژه هر سازمان خیریه است. هر داوطلب یا کارمند صرفنظر از سطح مهارتی‌اش، به این آموزش نیاز دارد. باید زمان بگذارید و به کارمندان و داوطلبان‌تان سابقه کاملی از فعالیت‌های سازمان‌تان را توضیح بدهید. باید به آنها بگویید ماموریت‌تان چیست؟ چطور سرمایه لازم برای فعالیت‌هایتان را بدست آورده‌اید؟ دلیل شکل‌گیری سازمان شما چیست؟ چطور در سال‌های گذشته رشد کرده‌اید؟ درباره چشم‌انداز کلی سازمان خیریه‌تان صحبت کنید و بگویید که چطور می‌خواهید جهان بهتری درست کنید و می‌خواهید شرکای اصلی‌تان چه ویژگی داشته باشند؟
باید چشم‌انداز مختصری از برنامه رشد سازمان‌تان را ارایه کنید و توضیح بدهید که الگوی تجاری‌تان چیست؟ چه برنامه‌هایی برای آینده دارید؟ مطمئن باشید که سلسله مراتب مدیریتی سازمان‌تان را معرفی کرده‌اید، توضیح داده‌اید که هر کسی چه وظایفی دارد و داوطلبان باید چطور پاسخ پرسش‌ها و شکایات خودشان را بگیرند.
آموزش ویژه شغلی
زمانی که داوطلبان شما مفاهیم اولیه و عمومی درباره فعالیت‌های خیریه و مرکز آموزشی، مذهبی یا سازمان خیریه شما را به خوبی درک کردند، زمان آن می‌رسد که آموزش‌های خاص و ویژه درباره فعالیت و مشاغل‌شان را ببینند. در این نقطه باید بخش‌هایی را که هر داوطلب باید در آن فعالیت کند، تعیین کنید. برای نمونه، شاید ندانید که چند وقت به چند وقت باید پاکت‌ها و سربرگ‌ها را کپی بگیرید، اما احتمالا می‌دانید که به دو داوطلب برای مدیریت امور اداری و دفتری نیاز دارید. همچنین احتمالا به طور دقیق نمی‌دانید که برای هر شیفت شب به چند کارمند آشپز یا خدمتکار نیاز دارید، اما به این نتیجه می‌رسید که ده داوطلب برای انجام امور آشپزخانه در هر هفته لازم دارید. زمانی که داوطلبان ثبت نام و اعلام آمادگی می‌کنند، آنها را تقسیم‌بندی کرده و به هر کدام‌شان کارهای خاصی را پیشنهاد می‌کنید.
شما بسته به نیازهای‌تان، تصمیم می‌گیرید که به کارمندان بخش آشپزخانه موارد لازم برای حفظ سلامت غذا، بهداشت محیط و شیوه درست تمیز کردن تجهیزات را آموزش داده و حتی چگونگی پخت فهرست غذای اصلی را یاد بدهید. بعضی از این آموزش‌های کاری خاص ممکن است در همان ابتدای پیوستن یک داوطلب به ساختار یک سازمان خیریه اتفاق بیفتند و بخش‌های دیگر در حین کار و فعالیت داوطلب در بخش مشخص شده‌اش، آموزش داده شوند.
حمایت، انگیزش و فرصت‌های رشد
شیوه آموزشی که انتخاب می‌کنید اهمیت چندانی ندارد؛ یکی از مهم‌ترین راه‌هایی که بتوانید داوطلبان را باانگیزه و هدفمند نگه دارید، حمایت مداوم، انگیزه و دیگر فرصت‌های رشد به آن‌هاست. حمایت از داوطلبان به معنای آن است که هرگز اجازه ندهید که تیم کاری‌تان متلاطم و بی‌هدف بمانند. داوطلبان‌تان باید همیشه کاری برای انجام دادن داشته باشند، بدانند که پرسش‌ها و دغدغه‌هایشان را کجا و چطور مطرح کنند و این حس را داشته باشند که نگرانی‌ها و ابهامات‌شان، در اولویت سازمان قرار دارند.
به این ترتیب وقتی داوطبان واکنش‌های مثبتی را نسبت به کاری که انجام می‌دهند ببینند، انگیزه بیش‌تر و بیش‌تری برای انجام آن کار خواهند داشت. به این ترتیب می‌توانید به راحتی با کارهایی مانند دادن کارت ورود به رویدادهای سازمان به داوطلبان، دعوت از آنها به شام، دادن کارت هدیه و حتی یک تشکر ساده، انگیزه آنها را برای یک همکاری طولانی مدت بالا ببرید. با این اقدامات باعث می‌شوید که آنها احساس قدرشناسی و عضوی از یک تیم بودن را داشته باشند.
در نهایت، هر زمان که امکان دارد فرصت‌های رشد را در اختیار داوطلبان‌تان بگذارید. بعضی از سازمان‌های غیرانتفاعی و خیریه بزرگ، سلسله مراتب مدیریتی برای داوطلبان‌شان ایجاد می‌کنند و این کار باعث می‌شود که داوطلبان مهم و تاثیرگذار به موقعیت‌های کلیدی هم دست پیدا کنند و حتی مدیریت داوطلبان دیگر را هم به عهده بگیرند.
منبع: thefundraisingauthotity