سنجش میزان موفقیت در جمع‌آوری کمک‌های مالی بر اساس یک معیار – میزان درآمد پس از کسر هزینه‌ها – کار ساده‌ای است. متاسفانه، بسیاری از مدیران هم تنها از این معیار برای سنجش موفقیت سازمان‌های خود استفاده می‌کنند. در واقع با این نحوه سنجش، ارزش کار خود را پایین می‌آورند. قبل از آنکه تلاش‌های خود در این زمینه را مورد ارزیابی قرار دهید، برای درک موضوع جمع‌آوری کمک‌های مالی وقت بگذارید تا بتوانید کارکنان و برنامه‌ها را بهتر ارزیابی کنید. بر اساس گزارش وب‌سایت nonprofitworld، هفت مرحله برای ارزیابی جمع‌آوری کمک‌های مالی وجود دارند که از اهمیت به‌سزایی برخوردار هستند. این مراحل در ادامه شرح داده می‌شوند:
1- مقایسه نتایج حاصله با برنامه
نخستین مرحله، مقایسه دستاوردهای خود با برنامه‌های جمع‌آوری کمک‌هایی است که آنها را مکتوب کرده‌اید. شما باید یک برنامه جمع‌آوری کمک‌های مالی سالانه داشته باشید که با جزییات، اهداف و آرمان‌های شما را شرح دهد. چنین برنامه‌ای برای فرآیند ارزیابی شما حیاتی است، اما این موضوع وحی منزل نیست. به عنوان مثال، اگر شما در برنامه خود برای سال آینده، پیش‌بینی کرده‌اید 500 هزار دلار جمع‌آوری کنید اما فقط موفق می‌شوید نیمی از آن مبلغ را محقق کنید، آیا به معنای آن است که تلاش‌های شما با شکست مواجه شده است؟ نه الزاما. اما به چه دلیل؟ جمع‌آوری کمک مالی بر این اصل استوار است که اگر برای افراد توضیح دهید و از آنها بخواهید در نهایت به شما کمک خواهند کرد. به هر حال ممکن است که نیت خیر یک نیکوکار به دلیل وقوع یک بیماری در خانواده‌اش یا بروز مشکلات مالی بی‌نتیجه بماند، در این شرایط موسسه جمع‌آوری‌کننده کمک مالی برای دریافت هدیه کمی درنگ می‌کند و آن را به زمان دیگری موکول می‌کند. این ماهیت جمع‌آوری کمک‌های مالی است. همچنین به خاطر داشته باشید که هدایای غیرنقدی و تعهدات، دارایی‌های ارزشمندی هستند. آنها را در صورت‌های مالی خود لحاظ کنید.
2- بکارگیری معیارهایی برای موفقیت
برای هر یک از انواع برنامه‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی، پرسش‌هایی مطرح کنید که به اثربخشی آنها اشاره داشته باشد. در ادامه به برخی از پرسش‌هایی که به شما کمک می‌کند سه نوع از متداول‌ترین برنامه‌های کمک‌های مالی را ارزیابی کنید، اشاره می‌شود:
رویدادهای خاص:
- آیا مقدار پول برنامه‌ریزی شده از طریق آن رویداد جمع‌آوری شد؟
- آیا به دیده شدن بیشتر سازمان کمک شد؟
- آیا نیکوکاران و منابع مالی جدید شناسایی شدند؟
- آیا این رویداد موجب افزایش مشارکت کارکنان و داوطلبان شد؟
- آیا این رویداد سرگرم‌کننده بود؟
برنامه‌های پستی:
- آیا مقدار پول برنامه‌ریزی شده از طریق پست جمع‌آوری شد؟
- چه تعداد نیکوکار از طریق پست جذب شدند؟
- آیا برنامه پستی از نظر اقتصادی مقرون به صرفه بود؟
اهداهای از پیش برنامه‌ریزی شده:
- آیا هیات مدیره را با اهمیت اهداهای از پیش برنامه‌ریزی شده تحت تاثیر قرار داده‌اید؟
- آیا کمیته داوطلبانه اهداهای از پیش برنامه‌ریزی شده برای ارائه مشاوره و کمک حرفه‌ای تشکیل شده است؟
- چشم‌اندازها چگونه شناسایی و درخواست‌ها انجام می‌شوند؟
- چه روش‌هایی برای پیگیری چشم‌اندازها به کار گرفته می‌شوند؟
3- امتیازدهی به ابتکار عمل‌ها
کارکنان جمع‌آوری کمک‌های مالی شما تا چه اندازه ابتکار عمل دارند؟ آیا آنها همیشه به دنبال فرصت‌هایی هستند تا بتوانند به سازمان شما نفع برسانند؟ برای مثال:
- آیا آنها هیات مدیره را برای جمع‌آوری پول ترغیب می‌کنند؟
- آیا آنها در سمینارها و کلاس‌ها برای کسب مهارت‌های جدید شرکت می‌کنند؟
- آیا آنها با دیگر سازمان‌های جمع‌آوری کمک‌های مالی کار می‌کنند و برای بدست آوردن گواهینامه حرفه‌ای تلاش می‌کنند؟
- آیا آنها داوطلبان را برای کمک به پروژه‌ها جذب می‌کنند؟
- آیا آنها زمانیکه با مفاهیم دشوار یا برنامه‌های جدید مواجه می‌شوند از خود اشتیاق نشان می‌دهند؟
4- شناسایی مهارت‌های سازمانی
مهارت‌های سازمانی اغلب در فرآیند ارزیابی نادیده گرفته می‌شوند. اما نباید اینطور باشد. کارکنان بخش توسعه باید فرآیندهای رسمی برای دریافت کمک‌های خیریه و شناسایی هدایا ایجاد کنند. آنها باید یک برنامه‌ای تدوین کنند که طی سال‌های آینده به سازمان خدمت‌رسانی کند. چنین فعالیت‌هایی نیازمند آن است که روش‌های منظم، استعداد سازماندهی و توانایی مشاهده چشم‌اندازی وسیع بدون غفلت از جزئیات داشته باشند.
5- ارزیابی مهارت‌های ارتباطی
یک برنامه ارتباطی، مواردی بیش از بروشورها و عناصر بازاریابی را در بر می‌گیرد. کارکنان بخش توسعه باید به بخش آموزش و دیگر کارکنان در خصوص جمع‌آوری کمک‌های مالی و اینکه چگونه در حال حاضر و در آینده به نفع سازمان خواهد بود، کمک کنند. این موضوع ممکن است دربرگیرنده برنامه‌های اطلاعاتی برای جلسات هیات مدیره، ارائه توضیحات به کارکنان و شاید خبرنامه جمع‌آوری کمک‌های مالی باشد. کارکنان بخش توسعه باید در مهارت‌های کلامی و نوشتاری تبحر داشته باشند. نیاز است در فرآیند ارزیابی نگاه دقیقی به سطح مهارت‌های ارتباطی داشته باشید.
6- سنجش خوشرویی جمع‌آوری‌کنندگان کمک‌های مالی
شوخ‌طبعی نه تنها ارزشمند، بلکه ضروری است. شوخ‌طبعی می‌تواند اکثر مشکلات را برطرف کند و بر سرخوردگی غلبه کند. جمع‌آوری‌کنندگان کمک‌های مالی باید الگو باشند، زیرا در خط مقدم ارتباط با نیکوکاران و مقامات سازمان هستند. آنها باید تصویری از یک شخص خوشبین و اجتماعی را به نمایش بگذارند که اهمیت شوخ‌طبعی را در یک دنیای پراسترس درک می‌کند.
7- اشاره به دلایل عملکرد ضعیف
برخی از دلایل عملکرد ضعیف جمع‌آوری کمک‌های مالی عبارتند از:
- قرار گرفتن فردی اشتباه در یک منصب
ممکن است شخصی در مصاحبه شغلی عالی به نظر برسد اما مهارت‌های فنی و حرفه‌ای لازم برای انجام آن کار را نداشته باشد. به طور کلی شرح وظایف دقیق برای یک شغل به انتخاب فرد مناسب برای آن سمت کمک می‌کند. تدوین شرح وظایف جامع به عهده مدیرعامل و هیات مدیره است.
- تدوین ضعیف برنامه
اگر برنامه جمع‌آوری کمک مالی به خوبی تدوین نشده باشد یا توسط کسی که تجربه کافی در زمینه جمع‌آوری کمک‌های مالی ندارد تهیه شده باشد، یکی از این دو اتفاق رخ خواهد داد. یا افراد آنرا نادیده می‌گیرند یا اگر بخواهند آنرا به کار بندند به بیراهه می‌روند زیرا آن برنامه مناسب و کارآمد نیست.
- بودجه ناکافی
بودجه به معنای آینده برنامه‌ها در غالب مفاهیم مالی است. هنگامی که اهداف جمع‌آوری کمک‌های مالی مشخص شد، جمع‌آوری‌کنندگان کمک‌های مالی باید اهداف عملیاتی برای طول سال را تدوین کنند و مشخص کنند چه کارهایی را باید انجام دهند و چه هزینه‌هایی در انتظار آنها است. این برنامه‌ریزی پایه و اساس بودجه عملیاتی را تشکیل می‌دهد.
- اعضای هیات مدیره
شما باید از حمایت هیات مدیره برخوردار باشید. نباید این حمایت فقط کلامی باشد بلکه باید مشارکت عملی در شناسایی نیکوکاران، راهگشایی و اجابت درخواست‌های احتمالی را در برگیرد. همچنین باید حمایت‌های مالی آنها را به همراه داشته باشد. اگر یکی از اعضای هیات مدیره از مشارکت مالی خودداری می‌کند، آن عضو باید تعویض شود.
- مدیرعامل
اگر شما علاقمند به جذب پول نیستید، نباید در جایگاه مدیرعامل قرار بگیرید. غالبا مدیرعامل بهترین شخص برای مطرح کردن تقاضا، ملاقات با نیکوکار اصلی یا تقدیر از شخصی برای یک هدیه است. مدیرعامل همچنین می‌تواند دیگر کارکنان ارشد را در این فرآیند به مشارکت گیرد و به آنها انگیزه دهد. بدون حمایت مدیرعامل، سازمان شما هرگز به اهداف جمع‌آوری کمک‌های مالی خود نائل نخواهد شد.