جذب داوطلبان ورای افراد حاضر (بخش هشتم)

اگر فقط به این اکتفا شود که بگوییم «ما به کمک نیاز داریم!» مطمئنا روش موثری برای جذب داوطلبان نخواهد بود. قبل از اینکه موسسه شما افراد داوطلب را بکار گیرد، ­‌باید این موضوع را بررسی کنید که چه کارهایی از افراد می‌­خواهید انجام دهند و در ضمن افراد داوطلب دوست دارند چه کارهایی را انجام دهند. پس بسیار مهم است که قبل از هر اقدامی شرح وظایف شغلی را تهیه کنید که منعکس‌کننده آن وظایف باشد و سپس به افراد اطلاع دهید که چه مشاغلی مورد نیاز موسسه شما است و به دنبال چه مهارت‌­هایی هستید. در این گزارش، ششمین مورد از ۱۰مورد از بهترین فعالیت‌های مدیریت داوطلبان بررسی شده است؛ یعنی جذب داوطلبان ورای افراد حاضر.

هدف اصلی یافتن تعداد محدودی از داوطلبان دارای مهارت­‌های مناسب جهت انجام ماموریت‌­های موسسه است. در بسیاری از جوامع کوچک و روستایی، یافتن داوطلبان مناسب به تعداد کافی برای انجام کارها یک چالش واقعی است. بنابراین آنها به سمت فعالیت‌­های داوطلبانه­‌ا‌ی گرایش پیدا می‌­کنند که پاداش‌­هایی در پی داشته باشد. چنانچه ماموریت موسسه شما یک موضوع جنجالی در جامعه باشد، ممکن است افراد علاقمند باشند که به صورت غیرعلنی کمک‌­های خود را انجام دهند.

به جای اینکه برای انجام کارها به دنبال یافتن داوطلبان باشید، نخست کارهای مختلفی که ­باید انجام شوند را تعریف کنید، سپس افراد مناسب را برای آن کارها استخدام کنید. این مشاغل باید در راستای کمک به محقق کردن اهداف گروه باشند، در ضمن ­باید به دلایل داوطلب شدن افراد نیز اهمیت داده شود.

پیام­‌های استخدامی را تهیه کنید که در آنها به طور شفاف در مورد کارهایی که از داوطلبان خواسته می‌­شود انجام دهند و مهارت­‌های مورد نیاز برای انجام آن وظایف شرح داده شده باشد. گروه شما می­‌تواند پیام‌­های استخدامی خود را از طرق مختلف مانند نصب پوستر، پخش بروشور، تبلیغات، اعلام در مکان‌­های عمومی، به نمایش گذاشتن در مراکز خرید، جلسات اطلاع­‌رسانی عمومی و تبلیغات شفاهی به سمع ونظر مخاطبان برساند. به خاطر داشته باشید این تبلیغات زمانی موثر واقع می‌­شوند که در مکان‌­های مناسبی که داوطلبان ایده‌­آل ممکن است در آنجا حضور داشته باشند، انجام شود.

اگر افراد درصدد بدست آوردن موقعیت باشند، پروسه ارزیابی و انتخاب را برای بدست آوردن آن جایگاه شغلی را طی می­‌کنند تا هم مطمئن شوند که برای آن شغل مناسب هستند و هم اینکه آن شغل برای آنها مناسب است. با در نظر گرفتن علائق و نگرانی‌­های آنها، اطمینان حاصل کنید افرادی را که جذب می­‌کنید، می‌­توانند شما را برای نیل به مقصود گروه کمک کنند. در مباحثه‌­های خود با داوطلبان بالقوه، این نکته را متذکر شوید که شما از آنها نمی‌­خواهید به شما لطف کنند، بلکه فرصتی است که در اختیار آنها می‌­گذارید و امیدوار هستید با کمال میل بپذیرند.

طرح اقدام

هدف شماره 1: تدوین استراتژی استخدام

هنگامی که یک یا چند شغلی که می­‌خواهید توسط داوطلبان انجام شود را مشخص کردید، بکارگیری یک استراتژی استخدام به شما کمک می­‌کند تا فرد مناسب برای آن شغل را پیدا کنید. حال باید مدتی را صرف ایجاد فرم‌­ها و الگوهایی کنید که به شما در انجام این امر کمک کند زیرا که می­‌توانید برای هر یک از داوطلبان از آنها استفاده کنید. نخست، برای هر شغل و مهارت­‌های مورد نیاز و اینکه چه افرادی مناسب برای انجام آن هستند مجموعه‌­ای از پرسش‌­ها تهیه کنید:

  • چه مهارت­‌هایی باید داشته باشند؟
  • آیا نیاز به آموزش و تجربه دارند؟
  • آیا باید دارای خصوصیات فردی خاصی باشند (به عنوان مثال، دارای روابط عمومی خوبی باشند و راحت با دیگران ارتباط برقرار کنند یا مثلا شنونده خوبی باشند)؟

وقتی که فهمیدید داوطلبان مناسب هر شغل، چگونه افرادی باشند، حال زمان آن است که از خودتان بپرسید درباره این افراد چه چیزهایی می­‌دانید:

  • احتمالا چه علایقی دارند؟
  • در چه زمینه‌­های دیگری ممکن است فعالیت داشته باشند؟
  • چه نوع شغلی ممکن است داشته باشند؟
  • انگیزه­‌های آنها برای داوطلب شدن چیست؟
  • چه نیازهایی ممکن است داشته باشند (مثلا حمل و نقل، مراقبت از کودک، کمک در زمینه زبان)؟

وقتی تصویر بهتری از اینکه داوطلبان بالقوه شما چه کسانی هستند، پیدا کردید، راحت‌­تر می‌­توانید آنها را جذب کنید! بهترین منابع برای مشارکت­‌های جدید و جذب داوطلبان، افرادی هستند که قبلا نیز با سازمان کار کرده‌­اند، اما می‌­توانید از داوطلبان جدید نیز استفاده کنید. بهتر است بانک اطلاعاتی خوبی در مورد داوطلبانی که با آنها کار می‌­کنید تهیه و آن را به‌روزرسانی کنید تا در صورت لزوم بتوانید به آن بازگردید.

هدف شماره 2: ایجاد یک فرآیند ثابت ارزیابی و انتخاب:

قبل از شروع جذب افراد جدید، اطمینان حاصل کنید که با توجه به علائق داوطلبان، فرآیندی مناسبی برای ارزیابی و انتخاب آنها بهره می‌­برید. به عبارت دیگر، اگر می‌خواهید از کمک داوطلبان استفاده کنید، سریع به درخواست همکاری آنها رسیدگی کنید و آنها را بکار گیرید، زیرا در غیر این­صورت علاقه داوطلبان به کمک کاهش می­‌یابد.

همانطور که در سلسله گزارش‌های شیوه­‌های مدیریت داوطلبان در مورد کاهش ریسک توضیح داده شد، انجام یک فرآیند غربالگری برای همه داوطلبان جدید بسیار مهم است. این کار برای محافظت از گروه شما و ارباب‌رجوع‌­ها و دریافت‌­کنندگان خدمات در برابر آسیب‌­ها طراحی شده است. هر فردی که برای داوطلب شدن اظهار علاقه‌­مندی کرد را بدون اطمینان از مناسب بودن، به کار نگمارید.

هنگامی که داوطلبان فرم درخواست را پر کردند، بهتر است با آنها مصاحبه کنید. اگر آنها در خصوص کاری که به تازگی تبلیغ کرده‌­اید ابراز علاقه کرده‌­اند، پس از مصاحبه شما تصمیم بگیرید که آیا آنها قادر به انجام آن کار هستند.

مصاحبه، بازجویی و تفتیش عقاید نیست، بلکه فرصتی است تا دلایل افراد داوطلب برای همکاری با گروه خود را تشخیص دهید و در واقع به طور موثر داوطلبان را در جای مناسب به کار گیرید. بهتر است در مورد تجربه آنها در وظایف داوطلبانه قبلی سوال کنید. آنچه در مصاحبه می­فهمید به شما کمک می­‌کند ببینید چگونه آنها را برای طولانی مدت علاقمند و همراه گروه خود کنید.

با توجه به ریسک­ مشاغلی که می‌­خواهید داوطلبان را به آنها بگمارید، قبل انتخاب افراد مراحل غربالگری بیشتری انجام دهید. مهم است که شما با همه داوطلبان خود به طور عادلانه رفتار کنید. درصورتیکه دو داوطلب بخواهند در گروه شما یک موقعیت را بدست آورند، باید هر دو فرد مراحل مشابهی را طی کنند.

تکنیک­‌های مصاحبه

در جلسه مصاحبه بهتر است موارد زیر را مد نظر قرار دهید:

  • پرسش‌­هایی را مطرح کنید که پاسخ آنها بله یا خیر نباشد.
  • برداشت خود از صحبت­‌های داوطلب را با وی در میان بگذارید تا مطمئن شوید که درست فهمیده­‌اید.
  • از تماس چشمی و تکان دادن‌­های سر استفاده کنید تا نشان دهید که به وی گوش می‌­کنید.
  • پرسش­‌هایی را مطرح کنید که از قبل آماده کرده‌­اید. به این ترتیب شما فرصت یکسانی در اختیار هر داوطلب قرار می‌­دهید و قادر خواهید بود تا مقایسه منصفانه‌­ای انجام دهید.
  • در سوالات خود فرد را در موقعیت فرضی قرار دهید، مثلا بپرسید «اگر … چه کار می‌­کردی؟»
  • در مورد: سن، جنسیت، نژاد، مذهب، وضعیت تأهل، گرایش­‌های جنسی، ناتوانی‌­های جسمی سوال نکنید.
  • هیچ قولی ندهید که نتوانید به آن عمل کنید.
  • در مورد صحبت­‌هایی که تردید دارید، آنچه که او گفته است را تایید بگیرید، مثلا با این جمله شروع کنید «آیا می‌­گویید …؟»
  • عجله نکنید و وقت کافی برای پاسخ به سوالات در اختیار مصاحبه‌­شونده بگذارید.
  • برداشت‌­های خود را نادیده نگیرید، اما با سوالات دقیق آن را بررسی کنید.
  • با صحبت در مورد نظرات و تجربیات خود از موضوع مصاحبه منحرف نشوید.
  • شما زیاد صحبت نکنید. زیرا که شما فردی نیستید که مصاحبه می‌­شوید.

متن کامل این دستورالعمل‌ها را می‌­توانید در سایت www.volunteer.ca مشاهده کنید. این گزارش ادامه دارد. هر هفته با ما همراه شوید تا بهترین فعالیت­‌های مدیریت داوطلبان را با شما در میان گذاریم.