بخش دوم
در بخش اول این مطلب اشاره شد آن‌چه که می‌تواند ضرورت اعتماد و شفافیت در موسسات نیکوکاری و سازمان‌های غیردولتی را محقق کند، توجه به مقوله استانداردسازی و آشنایی با مفاهیم کاربردی آن در سطح موسسات است. در مطلب اول به دو سطح توسعه «سازمان عملیاتی» و «هوشمندی عملیاتی» در استاندارد افرا پرداختیم. اگر پاسخ شما در مقام یک موسسه نیکوکاری یا سازمان مردم‌نهاد بعد از مطالعه بخش اول این یادداشت فراتر از دو سطح اول توسعه است، یا اگر آینده سازمان داوطلبانه خود را در سطوح بالاتر می‌بینید و علاقه‌مندید که این مسیر را برای موسسه نیکوکاری و سازمان مردم‌نهاد خود طی کنید، با ما در بخش دوم این یادداشت همراه شوید تا مسیر توسعه گام‌به‌گام سازمان خود را در افق افرا ببینید.
همان‌طور که در بخش اول توضیح داده شد، در استاندارد افرا چهار سطح توسعه (شکل 1) به نحوی تعریف شده‌اند که خطوط اصلی تمایز میان سازمان‌های مردم‌نهاد در مسیر پیوسته توسعه را مشخص و شفاف کنند، آنان را قادر سازند گام‌های کلیدی که لازمه ارتقاء در مسیر توسعه است را شناسایی و پیاده‌سازی کنند و در این راه از همراهی شرکا، خدمات مشاوره‌ای و آموزشی خارج از سازمان نیز در راستای بهبود، استفاده کنند.
شکل 1. چهار سطح توسعه در استاندارد افرا
در رابطه با سطوح اول و دوم در بخش اول توضیح داده شد. آن‌چه سطوح سوم و چهارم توسعه را از دو سطح قبلی متمایز می‌سازد، جاری شدن نگاه استراتژیک در سازمان و پررنگ شدن نقش رهبری در کنار نقش مدیریت است.
سومین سطح از سطوح چهارگانه توسعه سازمانی بر اساس استاندارد افرا، سطح هوشمندی تحول است. این سطح بیانگر قابلیت اعمال تغییرات مورد نظر سازمان در زمان مناسب و با کیفیت قابل قبول، و آغاز حضور جدی‌تر نقش رهبری به معنای «هدایت سازمان به سمت وضعیت مطلوب» است.
در چنین موسسات نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهادی، جدا از اداره پایدار سازمان و انجام فعالیت‌های نیکوکاری و عام‌المنفعه، برنامه‌های تحول تدارک دیده شده و مقدمات پیش‌برد پروژه‌های بهبود فراهم شده است. در واقع، در چنینی سازمان دغدغه بهبود در لایه‌های مختلف سازمانی و کارکردی (از سطح مدیریت تا داوطلبان، از سطح برنامه تا پروژه، از ارتباط با حامیان تا ارتباط با گروه هدف، از سطح اهداف تا سطح خدمات و…) وجود دارد؛ سازمان در مسیر ارتقاء از دو سطح توسعه قبلی، زیرساخت‌های موثری برای خود تعریف و اجرا کرده است، و پرسش حاکم بر سازمان در سطح فعلی این است که آیا فعالیت‌هایی که در سازمان انجام می‌شود، می‌تواند به روش بهینه‌تری انجام شود. به این ترتیب، سازمانی که در سطح هوشمندی تحول قرار دارد، توان اصلاح امور جاری و تغییرات تدریجی در چارچوب ساختار موجود به سمت سیستم امکان برقراری تعادل متوازن درونی را دارد. در چنین موسسات مردم‌نهادی به خواست ذی‌نفعان و ذی‌ربطان (از خدمات‌گیرندگان تا ذی‌ربطان بیرونی اثرگذار در قالب فردی و گروهی) به شکل استراتژیک توجه، و تحولات محیطی رصد می‌شود و بهبود بر اساس ضرورت‌های اجتماعی و توسعه فعالیت‌ها با محوریت تغییرات کمی محقق می‌شود. در سازمان تلاش منسجم برای رشد و بهبود در مقایسه با سازمان‌های مشابه شکل گرفته است و فعالیت موسسات دیگر مورد توجه قرار دارد و سازمان در پی آن است که خود را به جایگاه مطلوبی برساند. تغییر ساختار و فرآیندها و بهبود عملکردها نیز برای اطمینان از پایداری در عین پیاده‌سازی تغییرات در جریان است.
اگر سازمان نیکوکاری شما در این سطح از سطوح توسعه‌یافتگی قرار دارد، مسیر شفاف و روشنی را ترسیم کرده و قدم در راه پایداری برنامه‌ای و بهبود فراگیر سازمانی برای تحقق چشم‌انداز آینده در اکوسیستم نیکوکاری گذاشته است.
سازمان خود را در این سطح می‌بینید یا تصور می‌کنید در برخی ابعاد از این هم فراتر رفته‌اید؟
چهارمین و آخرین سطح از سطوح چهارگانه توسعه سازمانی بر اساس استاندارد افرا، سطح هوشمندی استراتژیک است. این سطح بیانگر توان تشخیص موضوعات اساسی از غیر‌اساسی و درک به‌هنگام فرصت‌ها و تهدیدها و خلق راهکارهای استفاده از این فرصت‌ها و مصونیت از تهدیدها در سازمان است.
سازمانی که در سطح چهارم توسعه قرار دارد این توانایی را دارد که با تغییر مدل ذهنی و فکری، و بر اساس ارائه تفسیرهای تازه از واقعیت، تغییراتی را در سطح سازمان پیاده، و پاسخ‌های تازه و مناسب‌تری را خلق کند. در این سطح، سازمان برای مسئله مورد توجه خود در جامعه هدف، راه‌حل مناسب را پیدا و اجرایی‌کرده است و اکنون دغدغه نوآوری دارد. از این‌رو، در کنار طرح این پرسش که آیا زیرساخت، سیستم، فرآیندها، و نیروی انسانی (داوطلب و موظف) فعلی می‌توانند سازمان را به سرمنزل مطلوب برسانند یا نیاز به تغییر وجود دارد، مدام منابع و امکانات درونی و بیرونی خود را در راستای رسیدن به چشم‌انداز ارزیابی می‌کند.یعنی پایش و ارزشیابی درون سازمان جزء تفکیک‌ناپذیر برنامه‌ها، پروژه‌ها و عملیات سازمان است. فرهنگ تحول بر سازمان نیکوکاری حاکم است و دغدغه سازمان این است که چه‌طور می‌تواند از طریق شناخت رویکردها و تجربیات موسسات نیکوکاری موثر در سطح جهان و موسسات موفق دیگر در سطح بومی، جایگاه استراتژیک خود را در فضای نیکوکاری ارتقا دهد. ارکان حاکمیت سازمانی در جهت تغییر رویکرد و فرهنگ سازمانی برنامه‌ریزی می‌کنند و با توجه به بالا بودن ظرفیت تفکر استراتژیک در سطح سازمان، این قابلیت در افراد وجود دارد که در صورت مواجهه با پدیده‌ها یا بحران‌های اجتماعی و محیطی خارج از انتظار و غیرقابل پیش‌بینی و تغییرات ناگهانی محیط، از خود سرعت عمل و انعطاف نشان دهند (کرونا را به یاد آورید و موسسه نیکوکاری و سازمان مردم‌نهاد خود را در این شرایط ببینید).
تعریف استاندارد افرا از چهار سطح توسعه سازمانی به نحوی ارائه شده که منعکس‌کننده محدودیت موسسات نیکوکاری در یک فضای خاص نباشد، بلکه آینه‌ای برای سنجش وضعیت سازمان‌ها در مقیاس جهانی باشد. به این ترتیب، سازمانی که طبق استاندارد افرا در سطح چهار توسعه‌یافتگی قرار دارد، قابل قیاس با برترین موسسات نیکوکاری و سازمان‌های مردم‌نهاد در سطح جهان از لحاظ اثربخشی و کارآیی خواهد بود.
– حال که تصویر کاملی از چهار سطح توسعه در استاندارد افرا دارید، سازمان خود را در کدام سطح ارزیابی می‌کنید؟
آیا سازمان شما دارای اهداف عملیاتی در سطوح مختلف سازمانی و همسو با استراتژی‌های سازمان است و در رابطه با اجرای این برنامه‌ها به هیات‌مدیره گزارش فصلی داده می‌شود؟ آیا تقویم برنامه مصوب در موسسه وجود دارد و بازنگری در برنامه‌ها بر اساس نتایج به دست آمده، انجام می‌شود؟ برای برنامه‌ها و پروژه‌ها شاخص کلیدی عملکرد تعیین شده است؟ آیا در سازمان سیستم CRM وجود دارد؟ ارزیابی ارکان حاکمیتی به چه شکل انجام می‌شود؟ آیا سازمان برای تحقق اهدافش همکاری‌های استراتژیک شکل می‌دهد؟ آیا ساز‌و‌کارهای منابع انسانی در سازمان با هم یکپارچه هستند؟ شناسایی و تحلیل میزان اثرگذاری یا اثرپذیری ذی‌ربطان در سازمان انجام می‌شود؟ آیا برنامه مالی شما شامل تحلیل توان جذب، به‌کارگیری منابع و برنامه‌ریزی توسعه است؟ برای مواجهه با بحران چه سازوکاری دارید؟ در سازمان مدیریت ریسک انجام می‌شود؟ آیا برای ارائه خدمات به شکل بهتر و اجرای فرآیندها به شکل کارآتر مجهز به فناوری مناسب هستید و برای توسعه این فناوری‌ها برنامه دارید؟
و در نهایت آیا علاوه بر توسعه زیرساخت‌ها و توجه به اثربخشی و تلاش برای بهبود، محیط و نمونه‌های جهانی را برای توسعه استراتژی‌های سازمان به طور دائمی پایش می‌کنید؟ آیا توان مدیریت تغییر برای پیاده‌سازی این استراتژی‌ها را دارید؟ آیا با موسسات بین‌المللی مشابه خود تعامل دارید؟ چند وقت یک بار، گزارش ریسک تهیه و تحلیل می‌شود؟ گزارش مالی ماهانه دارید؟ آیا در سازمان شما رویکرد حل مسئله و نوآوری جاری است؟ فرهنگ سازمانی شما چه ویژگی برجسته‌ای دارد که الگوی موسسات دیگر باشد؟ آیا مجهز به سیستم ERP هستید و فناوری‌های جدید مرتبط را رصد می‌کنید؟
آیا سازمان شما در بعضی بخش‌ها در یک سطح و در بعضی دیگر در سطحی متفاوت است؟ تصور می‌کنید موسسه شما رشد نامتوازن داشته و برای توسعه نیازمند بهبود در یک یا چند بخش خاص است؟
خودارزیابی گام نخست توسعه است. گام نخست را دقیق و جدی بردارید.